高校会议规范化管理制度

高校会议规范化管理制度第一章总则

一、为了加强高校会议管理的规范性和有效性，提高会议质量，确保会议决策的及时性和正确性，根据国家有关法律法规和高校实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于高校各类会议，包括但不限于校务会议、学术会议、部门会议、专题会议等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，公正公平；

2.精简高效，注重实效；

3.集思广益，民主决策；

4.保密守信，遵守纪律。

四、会议的组织与管理应遵循以下要求：

1.明确会议目的和议题，确保会议的必要性和针对性；

2.合理安排会议时间、地点和议程，提高会议效率；

3.做好会前准备，确保会议资料、设备的齐全和正常运行；

4.严格会议纪律，保持会议秩序，确保会议目标的实现；

5.做好会议纪要的记录和整理，确保会议决策的落实。

五、本制度自颁布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

六、本制度的解释权归高校会议管理部门。各部门应按照本制度要求，制定具体的实施细则，并报会议管理部门备案。

七、全体教职工应认真遵守本制度，共同维护高校会议的规范性和严肃性，为高校的发展贡献力量。

第二章会议流程

一、会议的筹备

1.确定会议主题和目的：明确会议需要解决的问题和预期的目标，确保会议的必要性和实效性。

2.拟定会议议程：根据会议主题，列出会议讨论的各个议题，合理安排议题顺序，预估每个议题的讨论时间。

3.确定参会人员：根据会议性质和议题需要，邀请相关人员参会，包括主持人、主讲人、记录人以及其他参会人员。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、预准备工作等，确保参会人员做好准备。

5.准备会议资料：收集和整理会议所需的各类资料，包括议题背景资料、相关政策文件、统计数据等，并于会前分发给参会人员。

6.会议场地和设备准备：根据参会人数和会议需求，选择合适的会议室，并检查投影仪、音响、话筒等设备是否正常运行。

二、会议的召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：主持人简要介绍会议主题、目的和议程，明确会议纪律和讨论规则。

3.议题讨论：按照议程安排，逐个进行议题讨论。主讲人针对议题进行详细阐述，参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见和建议。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，主持人组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

5.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作安排。

三、会议的记录与整理

1.会议记录：记录人应详细记录会议讨论的内容、参会人员的观点和决策结果。

2.会议纪要的编写：会议结束后，记录人根据会议记录编写会议纪要，明确会议主题、议程、讨论情况、决策结果等内容。

3.会议纪要的审核与分发：会议纪要经主持人审核后，及时分发给参会人员和相关单位，以便落实会议决策。

四、会议的跟踪与落实

1.跟踪会议决策：各部门和相关人员应按照会议纪要的要求，及时跟进会议决策的执行情况。

2.反馈执行结果：在规定时间内，各部门和相关人员需向会议管理部门反馈会议决策的执行结果。

3.会议效果评估：会议管理部门定期对会议决策的执行情况进行评估，以提高会议质量和决策效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后及时编写，并在最短时间内完成审核流程。

2.审核通过的会议纪要应由会议管理部门通过适当的方式发布，如内部邮件系统、公告栏等。

3.会议纪要发布后，应通知所有参会人员及相关单位，确保相关人员能够及时了解会议内容和决策。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确每项决策的责任人、执行期限和预期成果。

2.各责任部门和个人应根据会议纪要的要求，制定具体的执行计划和时间表。

3.执行过程中，责任人应主动向会议管理部门报告进度，确保决策任务的顺利进行。

三、会议决策的监督与检查

1.会议管理部门应建立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时协调相关部门予以解决。

3.对于未能按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并督促责任人尽快完成。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.责任部门在完成决策任务后，应及时向会议管理部门提供执行结果报告。

2.会议管理部门应组织相关人员对执行结果进行评估，判断决策效果是否达到预期目标。

3.根据评估结果，对会议决策进行总结，为今后的决策提供参考和改进方向。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，便于日后查询和审计。

2.会议管理部门应建立健全会议纪要的管理制度，确保会议纪要的完整性和安全性。

3.对于涉及敏感信息或重要决策的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

六、持续改进与优化

1.通过对会议纪要的跟踪落实，发现管理流程中的不足，不断优化会议管理制度。

2.定期收集参会人员对会议纪要跟踪落实的意见和建议，持续改进工作方法，提高会议决策的执行效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向会议管理部门提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议管理部门根据预订需求，合理安排会议室，确保会议顺利进行。

3.会议室使用：会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室管理规定，保持会议室整洁。

二、会议室设施与设备管理

1.定期检查：会议管理部门应定期检查会议室设施和设备，确保设备正常运行。

2.报修与维护：发现会议室设施和设备损坏时，应及时报修，确保会议不受影响。

3.更新与升级：根据实际需要，适时更新会议室设备，提升会议效果。

三、会议室环境卫生与安全

1.环境卫生：会议前，会务人员应确保会议室环境卫生，包括桌面、地面、空气质量等。

2.安全检查：会议前，检查会议室内的消防设施、安全通道等，确保会议安全。

3.会议期间，禁止在会议室吸烟、乱丢杂物，保持环境卫生。

四、会议室纪律与秩序

1.会议开始前，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，保持会议秩序。

2.会议期间，禁止随意进出会议室，如有紧急情况，应轻声离开。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，带走个人物品，保持会议室整洁。

五、会议室资源优化与调配

1.会议管理部门应根据各部门会议需求，合理调配会议室资源，提高会议室利用率。

2.鼓励跨部门协作，共享会议室资源，减少资源浪费。

3.定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理和使用。

六、会议室应急预案

1.会议管理部门应制定会议室应急预案，包括突发情况处理、设备故障应对等。

2.遇到突发情况时，会务人员应立即启动应急预案，确保会议顺利进行。

3.定期组织应急演练，提高会务人员应对突发情况的能力。

第五章附则

一、本制度的解释