青协会议管理制度汇编

青协会议管理制度汇编第一章总则

第一条目的与依据

为确保青协会议的有序、高效进行，提高决策与执行能力，根据《中华人民共和国协会组织法》及相关法律法规，结合青协实际情况，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于青协（以下简称为“协会”）召开的各类会议，包括但不限于会员大会、理事会、常务理事会、专业委员会会议等。

第三条会议原则

（一）民主集中制原则：会议应充分发扬民主，保证与会人员充分发表意见，实行集中指导下的民主决策。

（二）效率原则：会议应注重效率，议题明确，会前充分准备，会中严格控制时间，会后及时落实。

（三）公开透明原则：除涉及保密事项外，会议内容应公开透明，接受全体会员监督。

第四条会议类型

（一）定期会议：按照协会章程及工作计划定期召开的会议。

（二）临时会议：因特殊情况或紧急事项需要临时召集的会议。

（三）专题会议：针对特定议题召开的会议。

第五条会议组织

（一）会议的组织工作由秘书处负责，包括会议通知、会场布置、会议记录等。

（二）会议主持人由协会领导或指定人员担任，负责维护会议秩序，确保会议顺利进行。

（三）会议参与人员应按时参加会议，因故不能参加的，需提前向秘书处请假。

第六条会议纪律

（一）会议期间，与会人员应保持手机静音，不随意离场，不进行与会议无关的活动。

（二）会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，与会人员应严格保密。

（三）会议结束后，与会人员应按照会议纪要的要求，认真履行职责，确保会议决策的落实。

第七条制度的修订与解释

（一）本制度的修订由秘书处负责，报理事会审议通过。

（二）本制度的解释权归青协理事会所有。

第二章会议流程

第一条会议筹备

（一）议题征集：秘书处提前向各部门、专业委员会等征集会议议题，议题应明确、具体，并附上相关背景资料。

（二）议题筛选与确定：秘书处对征集到的议题进行筛选，报请协会领导审批，确定会议议题。

（三）会议通知：秘书处应在会议召开前至少三个工作日向与会人员发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议题等。

第二条会议签到

会议开始前，与会人员应进行签到，确认出席情况。签到方式可以采用纸质签到、电子签到等形式。

第三条会议议程

（一）主持人宣布会议开始，并介绍会议议程。

（二）按照议程顺序，逐项进行议题讨论。

第四条会议讨论

（一）议题提出人简要介绍议题背景、目的及建议方案。

（二）与会人员就议题展开讨论，充分发表意见。

（三）主持人根据讨论情况，进行归纳总结，形成会议决策。

第五条会议决策

（一）会议决策应充分体现民主集中制原则，尊重多数人意见。

（二）会议决策应以书面形式记录，并由与会人员签字确认。

第六条会议总结

（一）主持人对会议进行简要总结，强调会议决策的重要性和落实要求。

（二）会议结束后，秘书处应及时整理会议纪要，将会议决策通知相关责任人。

第七条会议延期与取消

（一）如遇特殊情况，需要延期或取消会议，由秘书处提前通知与会人员。

（二）延期或取消的会议，应根据实际情况重新安排。

第八条会议记录与归档

（一）会议记录应详细记录会议议程、与会人员发言、会议决策等内容。

（二）会议记录由秘书处负责整理归档，保存期限不少于五年。

第九条会议公开

（一）根据协会规定，会议纪要应在一定范围内公开，接受全体会员监督。

（二）涉及保密事项的会议纪要，按照国家相关法律法规进行保密管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

（一）会议结束后，秘书处应在24小时内完成会议纪要的初稿编制。

（二）会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议决策和责任分配。

（三）会议纪要初稿完成后，应及时发送给与会人员审核，确保内容的准确无误。

（四）经审核无误的会议纪要，由秘书处正式发布，并通知相关责任人。

第二条责任分配与执行

（一）会议纪要中明确的任务和责任，应明确到具体的人员或部门。

（二）责任人在接到会议纪要后，应立即开始执行任务，并在规定的时间内完成。

（三）责任人应定期向秘书处报告任务进展情况，确保会议决策的有效实施。

第三条跟踪监督

（一）秘书处应设立专门的监督机制，对会议决策的执行情况进行跟踪监督。

（二）对于执行过程中出现的问题，责任人应及时向秘书处报告，并寻求解决方案。

（三）秘书处应定期向协会领导汇报会议决策的执行情况，确保领导层对执行进度有全面的了解。

第四条反馈与评估

（一）任务完成后，责任人应向秘书处提交任务完成报告，包括执行结果、存在的问题及改进建议。

（二）秘书处应对任务完成情况进行评估，总结经验教训，为今后的工作提供参考。

（三）对于执行效果良好的决策，应予以表彰；对于执行不力的，应分析原因，并提出整改措施。

第五条信息共享与公开

（一）会议纪要的执行情况，应在协会内部进行信息共享，促进各部门之间的沟通与协作。

（二）根据协会规定，会议纪要的执行情况应在一定范围内向会员公开，接受监督。

第六条持续改进

（一）秘书处应定期收集会议纪要执行过程中的反馈意见，不断完善会议管理制度。

（二）针对会议纪要执行中出现的问题，及时调整管理措施，确保会议决策的落实更加高效。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

（一）协会内部各部门或会员需使用会议室，应提前向秘书处提交会议室预订申请。

（二）预订申请应包括会议时间、参会人数、所需设备等详细信息。

（三）秘书处根据预订申请统筹安排会议室，并在会议前做好相关准备工作。

第二条会议室使用

（一）会议室使用应遵循先预订先使用的原则。

（二）会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢杂物等不文明行为。

（三）会议室内设备使用完毕后，责任人应确保设备归位，关闭电源，避免资源浪费。

第三条会议室设备管理

（一）会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

（二）会议前，责任人应检查设备是否齐全、正常，如有问题及时报修。

（三）会议期间，如遇设备故障，责任人应立即联系技术人员进行处理。

第四条会议室安全保障

（一）会议室应定期进行安全检查，确保消防、用电等安全设施齐全有效。

（二）会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室进行危险操作。

（三）会议结束后，责任人应确保关闭门窗、电源等，防止安全事故发生。

第五条会议室卫生管理

（一）会议室卫生由专人负责，定期进行打扫、保洁。

（二）会议期间，与会人员应保持会议室卫生，不乱丢垃圾。

（三）会议结束后，责任人应组织与会人员共同清理会议室，保持环境整洁。

第六条会议室档案管理

（一）会议室使用记录、设备维护记录等相关档案，应由专人负责整理归档。

（二）会议室档案保存期限不少于五年，以备查阅。

第七条违规处理

（一）违反会议室管理规定的，责任人应承担相应责任。

（二）情节严重的，将按照