WCH-QP-01-文件控制程序-V2

编制者及日期FORMTEXT审核者及日期批准者及日期修订历史版本修订内容修订日期修订者批准者02文控中心改为质量部08.5.21许毅罗文中02三级文件编审批权限修改，增加会签要求08.5.21许毅罗文中02各类文件控制章的使用范围定义更清楚08.5.21许毅罗文中02流程图修订08.5.21许毅罗文中02增加其它细节性的操作08.5.21许毅罗文中目的为确保质量管理体系运行的各个场所能够使用到有效版本的文件，并使文件处于受控状态，本程序规定了文件的审批、发布、更改、作废等内容。范围本程序适用于质量管理体系有关的文件（包括电子文件）的控制。职责和权限质量部负责公司质量体系文件控制的归口管理；文件编制（更改）、审核、批准权限：文件类型编制/更改审核批准质量手册质量部管理者代表总经理程序文件部门经理管理者代表总经理三级文件部门经理授权人员相关部门经理会签部门经理技术文件技术经理授权人员相关人员会签技术经理表格部门经理授权人员部门经理授权人员部门经理外来文件没有权限技术部顾客受控资料没有权限相关人员不适用文控员（专兼职）负责受控文件的发放/接收和收回至文控中心，包括其登记工作。文件编制/更改部门根据文件的内容，确定参与评审（会签）的部门/人员。文件使用者应确保在工作现场仅使用具有红色鲜章的受控文件。工作程序本公司受控的文件有：内部管理文件：质量手册、程序文件、各类管理规范、过程作业指导书（适用所有产品）等受控文件，详见文控中心的《质量管理体系文件清单》。内部技术文件：技术部设计和开发活动中形成的工装/检具图纸，产品作业指导书（适用特定产品）、产品标准、材料标准等受控文件，详见技术部的《技术文件清单》。以上两类文件均盖“受控文件”，以标识该文件为最新版且被及时有效地更新。外部管理文件：公司/各部门用法律法规、参考手册、设备资料等外来文件和资料，详见文控中心的《受控资料目录》。此类文件盖“受控资料”章，以标识该文件的适用性。外部技术文件：顾客提供的标准、图纸、国际标准、国家标准、行业标准、威斯卡特标准等适用产品的外来文件和资料，详见技术部的《外来文件清单》。此类文件盖“外来文件”章，以标识该文件为外来的受控文件，本公司无权限修改。内外部的技术文件的评审、更改、保密、编号规则等要求按《技术文件管理规范》予以执行。文件控制专用章及相应清单适用范围，见下表：适用范围及含义印章样式（红色鲜章有效）该文件是最新有效的，且因为其分发收到控制所以可以确保得到及时更新。受控文件ControlledDocument已被识别为适用本公司质量/环境/安全等管理活动的外来文件，该文件定期得到评审和更新。受控资料ControlledMaterial经过技术部评审后确认适用，对产品质量有影响的外来材的标准，包括顾客标准。外来文件ExternalDocument已经不适用，但因为某些原因保存以备查的文件作废Obsolete属于威斯卡特资料室所有，但不需要特别受控的文件，威斯卡特资料室WescastDataRoom表格作为特殊的“受控文件”，不需要盖“受控章”。受控的表格可以通过其表格编号可以追溯到公司文控员的相应清单。 文件的获取当需要获取文件时，可先向部门文控员和/或公司文控员查询该文件是否存在。如果有，通过部门文控员将经过本部门经理批准后的“文件管理单”，交文控中心以申请再次派发。如果文控中心没有，则通知相关直接责任人员编写后受控发布。现场作业的文件应该由部门张贴在现场，如果需要多份，可通过部门文控员向文控中心申请再次派发。文件的修改体系运行过程中任何人都可提出文件的修订建议，交给编制部门的经理和/或体系工程师，由原编制部门负责实施文件修改。除非获得特别授权，其他人员不得擅自修改文件并运行。管理者代表根据内审和管理评审的结果，组织评价各层次文件的充分性和适宜性，并确定是否需要实施必要的文件修订；每次修改时，各部门应确保在每份文件的“修订历史”中记录与上一个版本的文件的主要或重要的不同，以确保对文件使用者的提示。文件的发布和补发各部门通过本部门的文控员将需受控发布的纸质文件和电子版连同《文件管理单》一起交公司文控员，公司文控员确认其清晰、完整、有效后，并按规定的发文范围予以复印、受控、发布，领用部门文控员在《文件发放收回记录表》签字予以确认；纸质的第一、二层次受控文件和装订成册的文件须在文件封面规定位置加盖相应的受控文件章（见4.3），三层次文件需每一页盖相应的受控文件章，以防止非法的复制。公司各运行场所应确保使用受控文件；各接收部门所收文件由各部门兼职文控员作好收文登记，建立受控文件档案进行管理、保存，文件使用时应确保其完整性；若需再次派发或有损坏、丢失等情况时，应填写《文件管理单》，经部门经理审批后按程序补发。各部门兼职文控员应作好再次发文登记并签收；外部获得的文件的控制对外部来自顾客的工程规范、标准及其更改文件等，先由技术部文控员做好《外来文件收文登记表》，详细记载来文时间、交接人、图/文名称、编号、版本、数量后，并确保在收文后2个工作日内传递至技术经理指定的评审人员；评审人员应在5个工作日（如有顾客要求按顾客要求的时间）内完成评审，形成《工程更改评审、处置和实施记录》并签署后交还技术部文控员，评审适用后，技术部文控员提交相关外来文件及《文件管理单》至文控中心后受控下发。技术部门人员应按要求及时进行相关文件的转化或更新（如：控制计划等）后，根据需要将更新结果交公司文控员进行文控处理并进行发放至指定公司场所；从收到《文件管理单》及相应文件后，在2个工作日内进行文控处理并及时发出受控文件至指定场所。技术部相关人员应定期对顾客工程规范、产品的版本有效性进行确认。其他如法律/法规、设备说明书、参考手册等“受控资料”由相关责任部门收集并评审确认适用后，交文控中心按“受控资料”办理手续。文控中心每年底组织相关部门/人员对《受控资料目录》进行评审，以识别是否有新版本的外部文件产生，并根据评审的结果通知相关人员进行收集和更新。受控文件的使用质量体系文件经授权人员批准后方可发布，且在文件规定的生效日期开始运作。各运行场所不得持有或使用无“受控文件”鲜章的复印文件。受控文件右下位置“收文部门”栏盖上各自部门的文控号以区别不同的部门。文件保存文件原件由公司文控员建立受控文件档案并管理、保存备案；公司各部门文控员负责本部门质量管理体系文件的归口管理和保存。当文件出现丢失、破损等异常时应及时与公司文控员沟通；作废文件由公司文控员及时收回销毁，保留一份加盖“作废”章的原件以备必要时追溯，并形成《作废文件清单》。对于无须保存纸质版本的作废文件，可以根据需要通过扫描原版文件后保存在公司服务器中指定的作废文件目录。电子文件控制电子文件不适用盖章的方法，只有在公司指定服务器地址（\\wchfs\TS16949）内的，方为“受控文件”。除了空白表格，打印后的纸质版文件均属于不受控的文件。受控的电子版文件只有公司文控员才有权限上传到该服务器地址。文控员应采取与纸质版文件“同步接收，同步审核、同步发放/上传、同步作废/删除”的原则处理文件控制活动。没有获得电子版的文件，可采取扫描后上传的方法。具有保密要求的电子版文件，如内外部技术文件，应设置必要的访问权限。其它电子文件的信息安全方面的要求见《IT管理制度》。质量体系文件格式作业指导类文件及质量记录文件的编制中须包含以下信息内容：文件编号、生效日期、版本号、文件拥有者、页码（PageXofY）。版本用阿拉伯数字表示版本，从01开始。质量体系文件编号规定：质量手册编号： WCH-QM程序文件编号： WCH-QP-文件序号文件序号(阿拉伯数字，从01开始)作业指导书类文件编号：WCH-WI-—文件序号文件序号(阿拉伯数字，从01开始)，2008年6月30日发布的文件，升级为4位数。编制部门的文控代码质量记录类文件编号：WCH-QR-—文件序号文件序号(阿拉伯数字，从01开始)编制部门的文控代码各部门的文控代码部门名称文控中心总经理管理者代表财务部人力资源部制造部采购及物流部质量部销售部技术部持续改进部文控代码0001020304050607080910印章管理所有的文件控制专用章（见4.3）由公司文控员保管，不得借用和挪用。资料的借阅或领用借阅/领用资料时需登记《文件/资料借阅/领用登记表》。孤本的资料，不可领用，只允许借阅。相关文件《技术文件管理规范》 WCH-WI-09-001《IT管理制度》 WCH-WI-03-001相关记录质量管理体系文件清单 W