SMART分析下的高校会计核算业务外包绩效应用

引言随着新形势下教育体制改革的不断深入，建设中国特色社会主义高等教育逐步转型为以迈向支撑创新驱动发展战略，服务经济社会发展为导向的内涵式高质量发展，高校财务工作在外部监管力度持续加强，内部可持续发展需求持续高涨的新格局下，剥离基础性的、对财务管理技术水平要求相对较低的业务是高校战略发展的必然选择。会计核算业务外包应运而生。探索核算业务外包的绩效管理应用，对于提升高校整体财务管理水平是一项有益的尝试。一、高校会计核算业务及外包的现状（一）高校会计核算业务总体现状高校会计核算业务一直以来有业务类型繁杂、工作量重且不均衡的特点。虽然目前大部分高校已经实行不等候网上预约报销制度，大大减轻了会计核算中心的临柜压力，很大程度缓解了广大师生“排队长报销繁”的问题，但是随着政府会计制度实施后，预算会计和财务会计双重建账的会计记账模式，对会计核算在经济科目、收支类型、资金来源等各方面的精准规范程度的要求越来越高，高校财务核算人员审核制单难度和复杂程度也与之俱增。以A高校为例，该高校计划财务处会计核算中心月平均凭证量常年保持在上万份，遇到财政国库资金序时进度考核的节点以及学生缴费、师资培训、批量科研项目下达等业务高峰期，月制单量激增到3-4万份，预约报销凭证量短时间呈现巨幅增加，甚至出现滚动某一时间段的可预约量一号难求的状况。高校财务会计核算中心以师生服务为先，不得不长期处于超负荷加班的工作状态，高峰期人均日凭证制单在200份以上。另一方面，会计核算中心员工队伍不够稳定。受高校事业编制额员有限的影响，为满足事业发展，A高校会计核算中心早在2007年就采用事业编制正式员工为主，劳务派遣员工为辅的用人模式。经过多年应用，劳务派遣制已经成了会计核算中心用工的重要补充，为会计核算中心保质保量完成高校核算任务作出了重要贡献。但是，由于劳务派遣员工的编制问题受体制影响很难解决，审核制单工作又相对枯燥繁琐，年轻员工可学习的业务内容有限，导致会计核算中心劳务派遣员工队伍不够稳定，尤其是培养出来的优秀青年员工很容易流失跳槽，单位又要面临重新从零基础培训教育新招录的派遣员工，这对于单位整体业务能力增长、团队文化凝聚力建设都极为不利。（二）高校会计核算业务外包开展情况为妥善解决高校会计核算中心所面临的困境，财务核算业务外包应运而生。由于高校会计核算中心尚无特别丰富的财务外包经验可以借鉴，试水高校基本都借鉴企业中相对成熟的财务外包做法，比如先制定核算业务外包的实施方案，经审核批准后，委托校内采购部门，按照规范的招投标流程来选择承包方，签订外包业务，组织实施核算业务外包活动，并依据合同约定对合同期内外包活动进行监督管理、业务指导、绩效考核等。目前高校财务业务外包通常是将预约单审核制单、凭证退单反馈等基础性事务性业务环节进行外包。由于外包合同通常约定工作量为合同计量标的，不受外包员工人数的约束，履行合同的外包财务公司可以视业务量大小来灵活分配外包员工数量，因此显著缓解了高校会计核算中心高峰期业务量压力，以及年度内工作量和员工数量不均衡不适配的尴尬困境。（三）高校会计核算业务外包的部分实际困境虽然高校会计核算业务外包模式从分担核算工作量、减轻高校用工成本压力等方面均取得了良好的成效，是高校财务工作发展中的有益尝试，但在实践过程中因经验不足也暴露出了不少问题。首先是工作质量问题。在外包合同中大多对于工作数量做了具体约定，例如完成年凭证制单量10万份等，但对于凭证质量的要求相对宏观，约束力不够，缺乏有力的事前监督。在凭证质量考核时无具体清晰的考核标准参考，质量等级的界定也各有争议。其次是人员教育培训问题。高校通常对于外包人员的培训也相对松散，一般指定某位经验稍丰富的审核人员带班学习，外包人员跟班一段时间后就上手独立工作，等遇到问题再学习业务和解决疑问，外包公司并没有完整规范化的培训机制，同时人员流动交接新人再次培训也造成一定程度的工作压力。另一方面高校作为用人主体，对于外包人员在临柜发生的师生矛盾、意见投诉等事件，缺乏应急处突能力培训教育，没有充分预估建立应急管理机制。再次是内部团队文化建设问题。高校会计核算中心内部用工的多元化，势必存在员工思想认识的差异，不同立场的员工共处在一项要求高度团队协作的任务中，能否良好磨合，在工作的各个流程环节中良好配合，对高校财务部门的管理能力提出了更高的要求。二、SMART分析法的绩效管理剖析“SMART”理论是著名管理大师彼得·德鲁克于1954年在其《管理的实践》一书中提出的关于实施目标管理中建议遵循的五个方面原则。“SMART”分别对应的是如下五大原则，S代表英文单词Specific，表示在目标管理中的具体性要求，明确工作任务的责任主体和范围，尤其是指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；M代表英文单词Measurable，表示在目标管理中需要提出可准确衡量的要求，在绩效指标应用上就是建议多设置定量指标或者可以相对公允衡量、并且容易获取的定性指标；A代表英文单词Attainable，表示在目标管理中的可实现要求，在绩效考核应用上就要求目标设置是在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标，过高的目标容易丧失信心，过低的目标则实际意义不大；R代表英文单词Relevant，表示在目标管理中的相关性要求，在绩效考核应用中要求考量设置的目标对于事业发展主体的重要性和价值性，同时在实现目标的过程中，是否有相关性的正向边际效益；T代表英文单词Time-bound，表示在目标管理中要求明确具体的完成时间，在绩效考核应用中提示时效性的重要地位。“SMART”原则一经提出，就在全球范围内取得巨大反响，很多走在绩效管理前沿的公司企业纷纷效法，科学规范绩效管理模式。有效绩效管理的理想模式是：经收集整理被管理目标的工作资料，识别出可用于衡量考核的工作指标，传达显示出被管理目标的工作绩效水平，并加以反馈运用，良性循环到下一阶段的绩效管理工作中去，进而使得组织整体目标得以稳步上升实现。SMART理论分析的五大原则有利于被管理目标的高效工作，有利于管理者客观公允、科学规范地实施绩效考核，因此是绩效管理中十分重要的分析手段和黄金准则。三、高校会计核算业务外包绩效管理存在的主要问题在目前的实践应用中，核算业务外包模式已经体现了一定的优势，如何将外包作用更好发挥，又不被日益壮大的外包工作体量反噬高校财务自身的核心能力，强化绩效管理就成了日益重要的财务管理内容。目前，高校会计核算业务外包绩效管理主要存在以下问题：（一）绩效管理过于笼统绩效管理笼统首先体现在与高校财务的战略发展目标脱节。战略发展目标是高校财务部门在一段时期内生存、发展的基本遵循，主体工作和分支机构的具体工作都应该围绕战略发展目标紧密制定计划并且组织实施。在对于核算业务外包的绩效管理开展中，主要存在前端疏于对外包公司资信状况、员工业务能力和服务意识的考核，缺乏战略高度思路；中端疏于对业务质量的及时、事前、细致监督；后端绩效考核方案仍停留高校财务核算基本职能的考核思路上，没有将外包工作的主观能用充分挖掘。（二）绩效管理与业务实绩联系不够紧密绩效管理与业务实绩不够紧密主要体现在：一是绩效管理的时效性。在对核算业务外包业务的绩效管理中，绩效目标没有及时调整成目标链，没有及时根据政策变动和高校财务的战略发展目标而及时动态调整，没有形成完整的绩效管理生命周期，没有将绩效考核结果及时反馈运用。二是绩效考核中业务实绩体现不够。目前对于高校核算业务的外包工作的绩效考核主要停留在考核整体工作量凭证制单量为主，而对于核算质量如退单率、差错率等考虑体现较少。另一方面绩效目标制定有时存在脱离实际或者目标较高难以实现的情况，如要求外包员工的师生服务满意率达到100%、师生零投诉等。（三）绩效管理中考核指标体系不够科学绩效管理中的考核指标是落实高校财务战略发展目标的基础，指标体系的建立、各指标权重分配是高校财务乃至高校办学战略方向和重点的具体体现。因此绩效考核指标的科学完整确立是绩效管理的重点环节。目前，高校核算业务外包绩效考核的指标存在指标模糊，不易量化的问题，指标值难以准确获取；存在不能合理配置关键指标的问题，有的指标考量面面俱到，造成重点不突出，有的指标考量过分倾斜，考核成本过高；存在指标过于泛化，有的指标使用过多的定性指标值，将工作业绩衡量内容泛泛而谈，没有具体业务实绩支撑，与实际业务脱节。四、高校会计核算业务外包的绩效管理应用针对高校财务部门在会计核算业务外包工作中遇到的绩效管理问题，应用“SMART”理论，建议从以下几个方面进行改善。（一）绩效管理全流程细化具象高校财务部门应从更高的站位和更长远的视角，审慎考量核算业务外包承包方资质，事前对承包方业内资信状况、专业能力和服务质量等多方面做出综合评估。在合同中详尽约定核算业务外包的履行时效、工作质量要求和约束、合同付款方式以及违约责任的清晰界定，同时建议将外包员工的职业资质，需要履行的义务和财务岗位保密责任等予以具体约定，固化具象核算外包岗位的胜任条件。通过明确的合作方案，并据此制定出明确的年度工作计划和工作目标，让用人方和提供劳务方充分了解对方的需求和能力边界，为具体工作和劳务服务的提供减少不必要的摩擦和沟通成本。（二）保持绩效管理与业务实绩的紧密相关相关性是“SMART”分析中的重要组成部分，因此绩效管理不能为了考核绩效而去管理绩效，必须要紧紧围绕业务实绩落实开展。比如充分发挥高校财务部门的稽核岗位职能，实时监督纠正核算外包业务中的差错，回顾总结某一阶段性任务之后的工作完成程度和存在的问题，及时与财务外包公司负责人进行一对一对接反馈，以稽核工作为抓手对承包方进行服务费考评测算等。同时还可以有效利用财务管理平台系统，根据工作环节和内容需要，专门设置外包人员口令和登录模块，明晰人员操作权限和数据导入导出权限，个性化设置系统统计、校对、监督功能，助力强化绩效管理和业务实绩的关联。（三）建立有价值的绩效管理闭环高校财务部门应提高核算外包业务的绩效管理监督，强化绩效反馈和考核结果运用，建立有价值的绩效管理闭环。在绩效管理流程设计上，将外包业务环节放在整个流程的中间，前段财务会计原始资料的审核和面向师生的沟通，和后段会计凭证的复核、资金支付结算均由高校会计核算中心自有人员完成。这样的流程设计有利于核算业务的质量监督和风险防范。将上一个周期的工作绩效考核结果予以准确反馈，反馈有正向反馈和负向反馈之分。负向反馈是将暴露的问题进行复盘，沟通存在的问题和解决措施，并限定整改期限，一定时间后再次抽查反馈，分析未解决的困难和新问题产生的原因等。正向反馈是总结经验，肯定先进做法，表彰显著绩效员工等，用积极的正负反馈将绩效管理工作螺旋闭环式稳步推进。（四）制定科学可衡量的指标体系一套能可靠计量的科学的绩效指标体系，是绩效考核工作的关键要素。高校财务部门应依据部门职责和高校事业发展需求，充分体现预期达到的产出和效果以及相应的成本控制要求，合理设立绩效指标。绩效指标设置时要体现重点突出，量化可行和高度关联的特点。1.重点突出是指绩效指标应涵盖核算中心整体目标、任务方向等主体内容，应选取能体现核算业务主要产出和核心效果的指标，比如制单凭证工作量、差错率和师生满意度等，突出重点。同时注意指标重要性等级间的衔接，确保主要任务和次要任务之间的相互匹配，互相支撑。2.量化可行是指绩效指标应该尽可能地细化、量化，具有明确的评价标准。指标值的设定要在考虑可实现性的基础上，尽量从严、从高设定，以充分发挥绩效目标对核算外包业务高质量开展的引导约束和控制作用。避免选用难以确定具体指标值、标准不明确或缺乏约束力的指标绩效指标值，一般可以采用便于获取的或者已有统计数据，比如纵向对比历年制单凭证工作量和质量数据，横向对比同一年度不同时间的制单凭证工作量和质量数据等。确实难以量化的，应该采用科学可衡量的定性表述，比如可使用分析评级（好、一般、差）的评价方式或者是师生匿名问卷调查满意度的评价方式等评判。3.高度关联是指绩效指标应指向明确，与高校中国特色社会主义办学方向、财经政策依据相关联，与财务部门职责及其事业发展规划相关，与会计核算中心总体绩效目标的内容直接关联。摒弃一些与产出效能无显著