企业如何组织一次高效的沟通会议

如何组织一次高效的沟通会议HAVEANEFFICIENTMEETINGLOGO培训师：xxxPPT模板网-PPT网-网-免费PPT模板下载网-PPT模板网-PPT网-PPT模板下载网-PPT模板免费下载网-PPT教程网-PPT素材网-PPT课件职场人必备技能之一当今社会越来越追求高效，每个人都恨不得自己每天48个小时，然而我们却观察到绝大多数职场人在花时间在一些旷日持久、却毫无成效的会议上，如何组织一个高效会议应该成为每一个有追求的职场人必备的技能有效的会议是中国企业和组织中的一个最大的难题，是职场人都需要去掌握的技能之一会议经常出现问题时间太浪费没有专门的会议议程或者议程很差，大家都是想到哪说到哪浪费时间信息不对称会议前没有做好充分的沟通，就导致会议开始后大家的信息存在差异主持能力差主持能力差或者没有人主导，无法通过高效行动推动会议的顺畅沟通高效会议标准EFFICIENTSTANDARD会议成效评估EFFICIENTRESULTS会议准备工作EFFICIENTPREPARATION高效会议技巧EFFICIENTSKILLS目录CONTENTS高效会议标准01高效会议标准角色主持人作为主持人，有流程管理的会议功能，需要作开场白、把控会议节奏、推进会议高效进行记录人作为记录人，有着信息管理的会议功能，需要全程记录会议中产出的行动、负责人及时间决策者作为决策者，对会议最终能否达成指导后续工作的共识起着至关重要的作用，负责明确决策与会者作为与会者/引导者，其会议中的功能就是参加会议，会议过程中需要发表意见以及建议明确会议目标，使讨论的内容更有针对性，令会议高度系统化进行作为会议的组织方，主持讨论，让讨论或会议按照理想的方向推进任何没有结果输出的会议都在浪费时间，推动行动节奏以交付成果高效会议标准流程明确目标主持举行落地实施气氛活跃高效的会议参与度很高，讨论气氛很活跃，大家依序表达自己的观点，但不产生冲突高效会议标准特征相互尊重高效会议的参与者们会包容他人的观点，先反思自己再表达不同意见，不会一味反对表述具体高效的会议不存在大概、可能、也许、几乎、基本、似乎…这些含糊不清的表达词汇反馈及时高效会议中讲述者总能得到及时的反馈，或肯定性语言称赞，或不同意见观点表述会议准备工作02不开无准备的会议会议成功的80%在于准备即便是细小的事情也需要毫无遗漏地进行准备，需要正视会议的提前准备充分的会议准备给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标会议准备的流程明确主题根据会议议题详细规划会议流程，为每个阶段分配时间确定人员确定参加会议的相关人员，事先分发会议资料给参会人搜集资料搜集主题相关的文字、图片、数据等，如必要提前打印通知确认谨慎起见，会议开始前可通过邮件方式确保所有人明确会议全面的筹划运用5W1H框架分析会议主题，为什么要开，议题是什么，什么地点什么时间开，怎样的方式开会议筹划的5W1HwhywherewhatwhenwhoHow会议成效评估03原因未查明项目中出现的问题未查明原因时不放过会议四不放过原则利用此四大原则，开会时绘制一张表格，用电脑在表格中直接填写每一个部门发生的问题、原因、结果、责任人，有没有横向展开教育给其他群众，改善措施是什么，每次开例会时就将几个问题一一列出01020304责任未明确项目分工未明确责任人是哪些时不放过宣贯不彻底会议中产生的结论未彻底宣贯时不放过方案未落地会议中未达成一致的项目方案时不放过通过跟踪项目延误次数评估行动项目预计完成日期实际完成日期延误天数1.增加一线数量XXX/05/01XXX/05/01//2.提高生产效率XXX/05/02XXX/05/01//3.提升销售额XXX/05/15XXX/05/2712D4.优化接线工具XXX/06/01XXX/06/076D5.启动新线路XXX/06/05XXX/06/01//6.设计新清单XXX/07/01XXX/07/1110D7.制定接线标准XXX/07/01仍未完成≥15D在本例中，多个行动项目被延误了，如果行动被延误，即使已列入会议纪要，很可能会议没有对这些项目进行评估，或者会议没有提及解决行动延误问题等候，15min本例中只是把整个会议简单拆分成了四个阶段，为尽可能准确地量化评估会议，实际执行可以拆分出更多细分阶段，通过会议阶段的时间量化拆分能够很直观地发现会议中存在的问题通过量化会议时间评估开始结束关联度低的议题，25min冗长的汇报及讨论，50min确认落地方案，25min会议总时间高效会议技巧04高效技巧关键词自信热情请教工具高效进行小贴士以上只是基于过往大量参与会议的经历及总结，给出了一些组织高效会议的最佳做法，相信在座的各位也都有适合自己的高效会议小贴士，也仍有一部分未列出来的小贴士需要大家自我探索准时开始准点开始是对准时参会人的基本尊重