人事档案与学历证书管理制度

人事档案与学历证书管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业人事档案和学历证书的管理，确保企业人事信息的准确性和学历证书的真实性，提高企业管理水平和员工素养，依据《中华人民共和国人事档案法》《国家学位证书管理方法》等相关法律法规，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内部全部员工的人事档案和学历证书管理，包含员工的人事档案的建立、更新、保管和使用，以及学历证书的申报、审核、保管等工作。第三条人事档案的定义企业人事档案是指记录和反映企业员工基本资料、工作经过、培训情况、考核评价、奖惩情况等相关信息的文件料子。第四条学历证书的定义学历证书是教育主管部门授权发放的证明个人学历阶段性教育水平的文件，包含学位证书和毕业证书。第二章人事档案管理第五条档案建立新员工入职时，人力资源部门将依据员工供应的个人基本资料，建立和完善人事档案。人事档案包含但不限于以下内容：姓名、性别、降生日期、籍贯、身份证号码、婚姻情形、教育背景、工作经过、培训记录、考核评价、奖惩情况等。人事档案应以电子形式和纸质形式同时保管，确保信息的存储安全和可靠性。第六条档案更新员工的个人信息发生更改时，应及时通知人力资源部门进行档案更新。人力资源部门应定期对人事档案进行审核和更新，确保档案信息的准确性和完整性。档案更新应记录更改时间、更改内容和更改人员。第七条档案保管人事档案应妥当保管，严禁私自带离企业，离职员工的档案应归档存放，并做好密封和保护工作。档案保管室应设专人管理，保证档案的安全性和机密性。电子档案应设置访问权限掌控，只有经授权的人员才略查看和修改档案信息。第八条档案使用人力资源部门应依据需要，合法合规地使用人事档案的信息，如组织评定、人事调配、薪酬福利管理等。除人力资源部门外，其他部门和个人不得查阅或使用他人的人事档案信息，存在需要使用的情况应取得相关人员的书面同意。第三章学历证书管理第九条证书申报入职时，员工应如实向人力资源部门供应相关学历证书的原件和复印件。入职未满1年的员工，如有学历提高或新增学历，应及时向人力资源部门申报并供应相关证明文件。第十条证书审核人力资源部门负责对员工提交的学历证书进行审核，并与有关教育机构核实证书真实性。对于存在疑点或无法核实的学历证书，人力资源部门有权要求员工供应增补料子或再次核实。第十一条证书保管学历证书应妥当保管，人力资源部门应采取措施防止证书遗失或损毁。学历证书应以电子形式和纸质形式同时保管，确保信息的存储安全和可靠性。第十二条证书使用学历证书的使用应遵从国家法律法规和企业规定。学历证书可作为评优评奖、岗位晋升、职称评定等条件的依据，也可用于向合作伙伴或客户呈现员工的专业本领和素养。第四章违规处理第十三条违规行为以伪造、涂改、变造等手段虚假填报或供应人事档案和学历证书信息的行为。未经授权查阅或使用他人的人事档案信息的行为。未如实申报本身的学历证书或有意隐瞒学历信息的行为。存在证书遗失、损毁或私自涂改等不按要求保管学历证书的行为。第十四条处理措施对于违反规定的员工，人力资源部门将视情况进行相应的处理，包含口头警告、书面警告、降低评级、取消晋升资格等。对于涉嫌伪造、涂改、变造等严重违规行为的员工，人力资源部门有权向公安机关报案并追究法律责任。第五章附则第十五条本制度的解释权归企业负责人全部，并由人力资源部门负责执行和监督。第十六条本制度自颁布之日起生效，企业原有的相关规定和制