管理制度征集会议记录

管理制度征集会议记录第一章总则

为确保会议的高效有序进行，规范会议管理，提高决策效能，特制定以下管理制度征集会议记录。本制度适用于公司内各类会议，旨在通过明确流程、规范行为，促进信息沟通，保障决策质量。

一、目的与原则

1.目的：本制度旨在确保会议内容的有效传达、执行与监督，提高工作效率，促进公司战略目标实现。

2.原则：会议应遵循以下原则：

（1）务实高效：会议内容应紧密结合工作实际，注重解决问题，提高工作效率；

（2）充分准备：会议组织者与参与者应提前做好准备工作，确保会议效果；

（3）民主集中：充分发扬民主，确保各抒己见，同时实行集中统一决策；

（4）保密纪律：会议内容应严格遵守保密规定，防止泄露公司机密。

二、适用范围

本制度适用于公司内各类会议，包括但不限于：

1.董事会；

2.总经理办公会；

3.部门例会；

4.专题协调会；

5.项目评审会；

6.其他临时性会议。

三、会议分类

根据会议性质和目的，会议分为以下两类：

1.决策性会议：对公司战略、重大事项进行讨论、决策的会议；

2.协调性会议：对跨部门、跨项目事项进行沟通、协调的会议。

四、会议组织与管理

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、主持和总结工作；

2.会议参与者：按时参加会议，积极参与讨论，认真履行职责；

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，确保记录准确、完整。

五、会议纪律

1.会议组织者和参与者应严格遵守会议时间，按时参加会议；

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，保持会场秩序；

3.会议内容应保密，未经许可，不得泄露会议信息；

4.会议参与者应尊重他人，文明发言，不得攻击他人；

5.会议期间，严禁吸烟、饮酒。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.明确会议目的：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.确定参会人员：根据会议性质和议题，确定参会人员范围，提前通知与会人员，并告知会议主题、时间、地点等信息。

3.准备会议材料：会议组织者应提前准备与会议议题相关的背景资料、报告、数据等，以便与会人员提前了解会议内容。

4.会议通知：通过邮件、电话或其他形式，将会议时间、地点、议题等信息通知与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，确保会议记录的准确性。

2.会议主持人：由会议组织者担任，负责引导会议进程，确保会议议题的充分讨论。

3.会议议程：会议按照预先设定的议程进行，每个议题分配相应的时间，确保会议有序进行。

4.会议讨论：与会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，共同为决策提供参考。

5.会议决策：根据讨论结果，由会议主持人或指定人员对议题进行总结，形成决策。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括讨论过程、主要观点、决策结果等。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，明确记录会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议纪要审批：会议纪要由会议组织者审批，确保记录的准确性和完整性。

4.会议纪要发布：将审批通过的会议纪要发送给与会人员，以便落实会议决策。

四、会议跟进与反馈

1.任务分配：根据会议决策，明确各部门和人员的责任，分配工作任务。

2.执行跟踪：会议组织者应定期跟踪会议决策的执行情况，确保决策落到实处。

3.反馈与改进：对会议决策执行过程中出现的问题，及时进行反馈，为下一轮会议提供改进建议。

五、会议结束

1.会议总结：会议组织者对本次会议进行总结，对与会人员的积极参与表示感谢。

2.会议资料归档：将会议纪要、会议记录等相关资料归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

会议纪要经审批通过后，应迅速通过公司内部通讯系统、邮件或公告等形式发布，确保所有与会人员及相关部门能够及时获知会议决策内容。对于重要会议纪要，会议组织者应采取适当方式，如召开专题会议或部门内部传达，确保每位员工了解并正确理解会议精神和具体要求。

二、任务分解与责任落实

1.明确责任：根据会议纪要中的决策内容，明确各部门和个人的责任，将任务分解为具体的行动项。

2.设定时限：为每项任务设定明确的完成时限，确保各项工作按时推进。

3.资源保障：会议组织者应协调公司资源，为任务执行提供必要的支持。

三、执行过程监控

1.进度跟踪：设立专门的跟踪机制，对会议决策的执行过程进行定期监控，确保各项任务按计划推进。

2.问题反馈：在执行过程中，如遇到问题或困难，相关人员应及时反馈，会议组织者或指定责任人应迅速处理，防止工作延误。

四、定期检查与评估

1.定期检查：会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行检查，包括完成情况、进度和存在的问题等。

2.评估与总结：对会议决策执行结果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

五、反馈机制

1.建立反馈渠道：设立固定的反馈渠道，如意见箱、在线问卷等，鼓励员工对会议决策的执行效果提出意见和建议。

2.处理反馈：对收集到的反馈信息进行整理和分析，针对合理建议及时调整执行策略。

六、问责与激励机制

1.问责制度：对于未按会议决策执行或执行不力的部门和个人，应实施问责制度，确保决策的严肃性和执行力。

2.激励机制：对执行效果良好的部门和个人给予表彰和奖励，激发员工积极性和创造性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订应遵循“先到先得”的原则，确保会议资源的合理分配。

2.预订方式：通过公司内部预订系统或向行政部门提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、地点、参会人数等信息。

3.预订审批：会议室预订需经行政部门审批，确保会议室使用符合公司整体工作安排。

二、会议室布置

1.标准配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会议室座位，确保会场舒适、便于交流。

3.会议物资准备：提前准备会议所需的文具、水杯、茶叶等物资，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议开始前：与会人员应提前进入会场，确保会议按时开始。

2.会议期间：保持会场秩序，遵守会议纪律，严禁吸烟、喧哗等行为。

3.会议结束：与会人员应整理个人物品，关闭会议室设备，确保会场整洁。

四、会议室维护与保养

1.定期检查：行政部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.设备维修：对于损坏的设备，应及时联系维修人员进行修理，避免影响会议使用。

3.环境卫生：保持会议室的清洁卫生，定期进行消毒、通风，为与会人员提供良好的会议环境。

五、会议室安全管理

1.消防设施：确保会议室消防设施齐全、有效，制定应急预案，提高应对突发事件的能力。

2.会场安全：会议期间，注意与会人员的人身安全，防止意外事件发生。

3.保密工作：对于涉及公司机密的会议，应采取措施保护会议内容，防止信息泄露。

六、违规处理

对于违反会议室管理规定的部门和个人，将视情节轻重给予相应处罚，确保会议室管理制度的严肃性和执行力。

第五章附则

一、制度修订

本制度根据公司发展需要