《会议记录、会议纪要管理制度》

《会议记录、会议纪要管理制度》第一章总则

《会议记录、会议纪要管理制度》旨在规范公司会议的组织、召开、记录及跟踪流程，确保会议的高效有序进行，提高决策质量和执行力度。以下为总则内容：

一、本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

二、会议管理制度的核心目标是确保会议的必要性、高效性、规范性和落实性。

三、会议分为定期会议和临时会议。定期会议应按照公司规定的时间、频率和议程召开；临时会议根据实际工作需要，由相关责任人提出并报批。

四、会议的组织和召开应遵循以下原则：

1.确保会议议程明确、针对性强，与会人员充分准备；

2.控制会议规模，邀请与会议议题直接相关的人员参加；

3.合理安排会议时间，避免影响正常工作；

4.提高会议效率，减少无效、重复会议。

五、会议记录和会议纪要是会议决策的重要依据，应真实、准确、完整地反映会议内容。会议记录人由会议主持人指定，会议纪要由会议记录人整理。

六、会议纪要的审批流程：

1.会议纪要完成后，需提交给会议主持人审批；

2.会议主持人审批通过后，抄送相关部门和人员；

3.相关部门和人员按照会议纪要要求，落实会议决策。

七、本制度解释权归公司管理层，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

八、本制度自发布之日起实施，公司全体员工应严格遵守。如有违反，将按照公司相关规定予以处理。

第二章会议流程

会议筹备

1.会议议题征集与确定：会议召开前，由会议主持人或指定专人负责收集会议议题。议题应具有针对性和紧迫性，与会人员需提前准备相关材料。议题征集完成后，由会议主持人确定最终会议议程。

2.会议通知：会议议程确定后，由会议组织者负责发送会议通知。会议通知应包括会议时间、地点、议程、与会人员、会议目的等内容，并要求与会人员提前做好准备工作。

会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责与会人员的签到工作，确保与会人员准时到场。

2.会议议程宣读与确认：会议主持人宣读会议议程，与会人员对议程进行确认。

3.会议发言与讨论：按照会议议程，与会人员就相关议题进行发言和讨论。会议主持人应确保讨论有序进行，避免偏离主题。

4.会议决策：针对讨论的议题，会议主持人组织与会人员进行表决或决策。会议决策应明确、具体，便于会后落实。

会议记录与整理

1.会议记录：会议过程中，由指定的会议记录人实时记录会议内容，包括发言要点、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应在规定时间内整理出会议纪要。会议纪要应包括以下内容：

-会议基本信息（时间、地点、与会人员等）；

-会议议程；

-各议题的讨论情况及决策结果；

-后续工作安排及责任分解；

-其他需要记录的事项。

会议纪要审批与发布

1.会议纪要审批：会议纪要整理完成后，由会议主持人进行审批。审批通过后，按照公司规定进行发布。

2.会议纪要发布：会议纪要发布范围应涵盖与会人员及相关责任人，确保相关人员了解会议决策和后续工作要求。

第三章会议纪要的跟踪落实

跟踪落实机制

1.责任分解：会议纪要中应明确各项决策的执行责任人，将任务分解到个人或团队，确保每项工作都有明确的负责人。

2.执行计划：会议决策确定后，相关责任人需制定具体的执行计划，包括时间节点、工作步骤、所需资源等，并提交给会议主持人审批。

3.进度报告：责任人应根据执行计划，定期向会议主持人报告工作进展情况。会议主持人应跟踪监督整体执行情况。

监督与评估

1.定期检查：会议纪要中列出的关键任务和决策应定期接受检查，以确保按计划推进。

2.问题反馈与处理：在执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈，会议主持人或相关部门协调解决。

3.效果评估：任务完成后，应进行效果评估，分析执行结果与预期目标的差距，总结经验教训。

沟通协调

1.跨部门协调：涉及多部门协作的任务，责任人应主动与相关部门沟通协调，确保工作顺利进行。

2.信息共享：会议纪要和相关执行情况应共享给所有与会人员，保持信息透明，便于团队协作。

变更管理

1.决策变更流程：如因特殊情况需变更会议决策，责任人需提出变更申请，经会议主持人审批后，通知相关人员和部门。

2.纪要更新：会议纪要应随决策变更及时更新，确保所有人获取的信息都是最新、最准确的。

跟踪记录

1.执行记录：责任人在执行过程中应详细记录工作情况，包括已完成的任务、遇到的困难和解决方案等。

2.档案管理：会议纪要及其跟踪落实的相关记录应归档保存，便于日后查询和审计。

第四章会议室管理规定

会议室预订

1.预订流程：员工需提前向行政部门或指定人员提交会议室预订申请，填写会议主题、时间、参会人数等信息。预订经批准后，方可使用会议室。

2.优先级原则：在会议室资源紧张时，按照会议的重要性和紧急程度进行优先级排序，确保关键会议的顺利进行。

会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议纪律，不迟到、早退，不在会议室内进食。

2.设备使用：会议室内设备使用前，应确保设备正常运行。如遇到问题，应及时联系技术人员解决。

会议室设施与维护

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.定期检查与维护：行政部门应定期对会议室设施进行检查和维护，确保设施正常运行。

会议室清洁与安全

1.清洁卫生：会议结束后，与会人员应整理会议室，确保垃圾带走，桌椅归位。行政部门负责定期对会议室进行清洁。

2.消防安全：会议室应配置必要的消防设施，并定期进行消防安全检查。与会人员应熟悉消防设施的使用和疏散路线。

会议室管理责任

1.管理员职责：指定会议室管理员负责会议室的日常管理、预订协调、设施维护等工作。

2.使用部门责任：使用会议室的部门应爱惜会议室设施，遵守会议室管理规定，如有损坏，应承担相应责任。

第五章附则

制度修订

本制度如有需要修订，由公司管理层负责组