会议室接待管理制度

会议室接待管理制度第一章总则

为确保会议室接待工作的顺利进行，提高会议效率，规范会议室使用及管理，特制定本管理制度。

一、本管理制度适用于公司内部各类会议室的接待、使用及管理工作。

二、会议室接待管理工作应遵循高效、有序、安全、环保的原则。

三、各部门应严格遵守本管理制度，积极配合会议室管理工作，共同维护会议秩序。

四、会议室接待管理人员应具备良好的服务意识、高度的责任心和专业的业务能力。

五、会议接待管理工作包括但不限于以下方面：

1.会议预约与安排；

2.会议场地及设备准备；

3.会议期间的服务与保障；

4.会议纪要的整理与归档；

5.会议室设备维护与管理；

6.会议室环境卫生与安全。

六、本管理制度的解释权归公司行政管理部门，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和调整。

七、本管理制度自发布之日起实施，如有抵触，以本管理制度为准。各部门应认真组织学习，确保全体员工了解并遵守本管理制度。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下会议流程规定：

一、会议预约

1.会议发起人应提前至少两个工作日向行政管理部门提交会议预约申请，填写会议预约表，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议设备等需求。

2.行政管理部门收到会议预约申请后，应在两个工作小时内完成审核，如有冲突或特殊情况，需与会议发起人协商调整。

3.会议预约成功后，行政管理部门负责在会议前将会议通知发送至参会人员，并通知相关部门做好会议准备工作。

二、会议准备

1.会议室布置：根据会议类型及参会人数，提前布置会议室，确保座位、投影仪、音响、白板等设备齐全并正常使用。

2.会议资料准备：会议发起人应提前准备会议所需的资料，并于会议前送达会议室。

3.会议签到：会议开始前，由行政管理部门负责组织参会人员签到，确保会议人员准确无误。

三、会议进行

1.会议主持人负责宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.各部门负责人或代表按照会议议程发言，汇报工作、讨论议题。

3.会议期间，参会人员应保持会场秩序，如有意见或建议，应在得到主持人允许后发言。

4.会议主持人负责把控会议节奏，确保会议内容充分讨论，并按照预定时间结束。

四、会议纪要

1.会议纪要由行政管理部门指定专人负责记录，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决议等。

2.会议纪要应在会议结束后两个工作日内完成初稿，并提交会议主持人审核。

3.会议主持人审核通过后，行政管理部门将会议纪要发送至参会人员，并按照规定存档。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会，并对参会人员表示感谢。

2.行政管理部门负责检查会议室设备使用情况，确保设备完好，关闭会议室门窗，做好会场清理工作。

六、会议变更与取消

1.如需变更或取消会议，会议发起人应提前通知行政管理部门，由行政管理部门负责通知参会人员。

2.会议变更或取消应提前至少两个工作日通知，以减少对参会人员工作的影响。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保会议成果的落实，特制定以下会议纪要跟踪落实规定：

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经主持人审核通过后，由行政管理部门在两个工作日内向所有参会人员及相关部门发布。

2.行政管理部门应通过邮件、公司内部通讯平台等方式，确保会议纪要被相关人员接收并阅读。

二、会议决议的责任分配

1.会议纪要中应明确每项决议的责任部门及责任人，并规定完成的具体期限。

2.责任部门及责任人应在收到会议纪要后，立即着手开展相关工作，确保决议按期完成。

三、会议决议的执行与监督

1.行政管理部门应建立会议决议跟踪表，对每项决议的执行情况进行定期跟进。

2.责任部门及责任人在执行过程中，应及时向行政管理部门反馈工作进展，确保沟通畅通。

3.行政管理部门应定期向公司领导层汇报会议决议的执行情况，以便领导层对决议落实情况进行监督。

四、会议决议的评估与反馈

1.在规定期限内，责任部门及责任人应完成会议决议的相关工作，并向行政管理部门提交工作总结报告。

2.行政管理部门负责组织对会议决议的执行效果进行评估，并将评估结果反馈给相关责任部门和公司领导层。

3.对于未按期完成的决议，行政管理部门应与责任部门及责任人沟通，了解原因，制定整改措施，并重新设定完成期限。

五、会议纪要的归档与管理

1.行政管理部门应按照公司档案管理规定，对会议纪要进行分类、整理和归档，确保会议纪要的可追溯性。

2.会议纪要的归档资料应包括会议纪要原文、会议决议跟踪表、工作总结报告等。

3.会议纪要及相关资料应保密，严格按照公司信息安全管理规定进行使用和传递。

六、会议决议的持续改进

1.行政管理部门应定期收集会议决议执行过程中的问题和建议，为改进会议管理制度提供参考。

2.各部门应积极参与会议管理制度的优化，不断提高会议效率和决策执行力。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和维护良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订和使用

1.会议室预订应遵循“先到先得”的原则，各部门在使用前需提前提交预约申请。

2.预订会议室时，需根据会议类型和参会人数合理选择会议室，避免资源浪费。

3.如遇紧急会议，行政管理部门有权对会议室进行临时调配。

4.会议室内禁止吸烟、进食，参会人员应保持会议室整洁，不得乱丢垃圾。

二、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责统一管理，定期检查和维护，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循设备操作规范，不得私自拆卸、改装或带出会议室。

3.如发现设备故障，应及时向行政管理部门报修，不得擅自处理。

三、会议室环境与安全

1.会议室应保持安静、整洁，室内温度、湿度适中，确保良好的会议环境。

2.会议室应定期进行清洁，包括地面、桌面、椅子和设备表面。

3.会议室内的消防设施、安全通道应保持畅通，参会人员应熟悉应急疏散路线。

四、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据公司工作安排和实际需求设定，由行政管理部门负责通知。

2.特殊情况下，行政管理部门可根据实际情况调整会议室开放时间，并及时通知相关部门。

五、会议室使用费用

1.公司内部会议免收会议室使用费。

2.如涉及外部租赁会议室，相关费用由申请部门承担，并按照公司财务规定报销。

六、会议室管理违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部门有权进行提醒、警告，直至暂停其会议室使用权限。

2.因违规行为导致会议室设备损坏或丢失的，相关责任人应承担相应责任和赔偿。

七、会议室管理优化

1.行政管理部门应定期收集会议室使用过程中的问题和建议，持续优化会议室管理规定。

2.各部门应积极配合行政管理部门，共同提高会议室使用效率和满意度。

第五章附则

为确保本管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本管理制度