AF-QP01文件控制程序

文件控制程序文件编号AF-QP01-C0文件版次C/0第~文件控制程序程序文件质量部AF-QP01-C0编制/日期:审核/日期:批准/日期:ANANDA程序文件。规定管理要求请相关工作人员严格遵循。版次:C/0

文件修改页标记变更通知单号修订日期原文现文修订人20080410012008-4-10A/0B/020080827012008-8-27B/0C/0目的对与质量体系有关的文件、资料进行控制，包括适当范围的外来文件，确保各有关场所使用相应文件的有效版本。适用范围适用于对文件、资料的编制、批准、标识、发放、更改、复印、保管、回收和作废处理进行控制。职责质量部负责《质量手册》、《程序文件》、检验文件及其它质量管理文件的组织编制。同时也是公司文件和资料管理的归口责任部门，并对其中需有保密要求的文件负总责。技术中心负责产品的图纸、工艺技术文件、产品标准等技术文件、资料的编制。生产部负责《生产作业指导书》的编制。各有关部门负责本部门有关文件、合同、资料的编制，使用，归档，保管及部门之间的文件交接。作业流程作业流程责权单位作业内容应用表单部门主管文件提出/授号部门主管提出文件需求，指定编制人员，并指导其适当的编制方法，提供必要的支持（如资料、范本等），限期完成。该文件的编号由部门主管或其指定人员编制、给予。编写人员文件的编制《质量手册》和《程序文件》由管理者代表组织有关人员进行编制。技术文件由技术中心负责编制。管理制度等其它文件由文件相关主管部门组织编制。所有文件资料的编制必须清晰、工整、完整、准确、会签手续齐全。编写人员文件的更改文件审核不通过时，编写人员按主管要求进行修改。日常工作中，根据顾客要求、或改进需要，编写人员进行评审后，进行更改。修改时间计算在文件编写计划时间之内。需要更改的文件由更改者填写《更改通知单》经审批后发行；其中产品图样、工程规范等技术文件的更改，在需要时应征得顾客同意后方能更改。质量部收到《更改通知单》后，按《文件发放登记表》记录收回原发放文件，由文件修改人实施更改，文件中心需将原文件留存一份。《更改通知单》的编号依据记录序列编号方法执行。更改方法：在技术文件中划去需要更改的内容,写上更改后的内容,并标上与《更改通知单》中注明的标记符号相一致的标记符号。技术文件中的所有内容不应因更改而消失。文件更改只对受控文件进行更改，非受控文件不作更改要求。文件经大幅度修改或多次修改后，进行换版，使用中的原版文件作废、由质量部收回文件，换发新版本。对有关设计、过程记录进行相应的更改，使之始终为最新的版本状态。文件变更未注事项按《更改管理程序》（AF-QP19）执行。更改通知单AR-QP01-02主管人员文件的审批《质量手册》、《管理评审程序》由管理者代表审核，总经理批准。其它《程序文件》由各职能部门负责人审核，管理者代表批准。产品技术文件由工程师互审，技术中心（副）主任或（副）总工或分管领导批准。管理制度文件由相关部门负责人审核，分管领导批准。文件在送审的同时须填《文件审批发放通知单》以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批《文件审批发放通知单》。文件审批发放通知单AR-QP01-03质量部文件的归档所有与产品特性有关的技术、作业、图纸等文件或要求作为受控的文件，编审批完成后，一律由文件制订部门将原件送质量部归档。质量部负责登记。文件清单AR-QP01-01发行部门文件的发放质量部按《文件审批发放通知单》要求，复印相应份数，加盖“受控文件”章和分发号、发放日期，发至相关部门。并将发放的文件在《文件发放登记表》上造册。领用者在《文件发放登记表》上签收。文件发放登记表AR-QP01-04使用部门文件的使用/保管文件使用部门将本部门内的文件全部登记造册，并规定位置整齐有序摆放。质量部不定期负责核查所使用的受控文件是否为有效版本，发现问题时立即开具《稽核通告单》，并敦促其部门纠正，及有效预防。质量部每年11月份对文件和资料进行一次全面检查。确保文件的清晰、整洁和完好。文件清单AR-QP01-01发行部门文件的回收当文件破损严重影响使用或丢失时，文件领用人应到质量部办理更换手续，交回破损文件，换领新文件，质量部负责将破损文件收回。补发文件时，在《文件发放登记表》中注明丢失及补发日期，必要时通知各部门，防止误用。更改前的原文件和废止的文件，质量部负责收回。文件发放登记表AR-QP01-04质量部文件的处置回收的文件，如需参考，加盖“作废”印，登记发放。作废文件，由质量部收回，粉碎销毁。并以《文件销毁记录》登记，由质量部经理监销。在质量部归档的受控文件作为存档，一直保留。《文件销毁记录》AR-QP01-05补充说明文件、资料的分类和标识公司文件资料按层次分为：第一层次：质量手册。第二层次：程序文件和管理制度文件。第三层次：作业文件。包括各类标准文件、图纸、工艺文件、作业指导书、检验规范、程序源码、机器码、电磁计算书、质量控制点明细表、控制计划及有关资料（包括顾客提供的文件）等。第四层次：记录文件和合同。文件和资料按受控状态分：受控文件：加盖红色“受控文件”印章的适用的有效文件；受控文件需要作为交流或培训资料发放给顾客或相关单位，需加盖“参考文件”印章，以示其已不受理更改控制，经质量部审核发放。非受控文件：不作标记，或复印色“受控文件”印章的文件均为不受理更改控制的文件；文件资料的标识由文件编制部门按本文件5.4条款的规定进行编号标识。文件和资料分受控和非受控两种状态，受控文件加盖“受控文件”印章，非受控文件不加盖印章，分发文件时按部门分发号进行登记。文件和资料编号文件层次文件类别文件编号公司号项目号部门号文件号产品号年月号流水号版本修订1质量手册AF-QS2007-A…0…2程序文件AF-QP01…-A…0…2管理制度AF-JS…01…-A…0…3部门规范AF-JS…-PM01…-A…0…3技术标准AM、C…-STP×××××××××××-A…0…3产品图纸AM、C…-DRW×××××××××××A…3材料清单AM、C…-BOM×××××××××××A…3作业指导书AM、C…-SOP×××××××××××-01…A…3检验指导书AM、C…-SIP×××××××××××-01…A…4合同AF-SC…0000-001…4记录AR-QP01…-01…质量手册编号为AF-QS加年号及“-版本修订号”，如：AF-QS2007-A0；质量体系程序编号为AF-QP加二位流水号及“-版本修订号”，如：AF-QP01-A0；管理制度（与产品有关的）文件编号为AF-加发行部门号，再加二位流水号及“-版本修订号”，发行部门号规定如下：总经办：MC综合管理部：ZG外协管理部：WX市场营销部：SY质量部：ZL生产部：SC技术中心：JS财务部：CW如技术中心发行一份管理制度：AF-JS01-A0；注：公司行政制度文件以红头文件形式管理。过程规范文件编号为AF-加发行部门号，再加“-PM二位流水号”及“-版本修订号”，如质量部发行一份“电力维修工作规范”，编号可为：AF-ZL-PM01-A0；技术标准、产品图纸文件、材料清单文件、作业指导书、检验指导书中，具有通用性的文件在填写产品号时除了前4位区分分类以外，后7位均以“0”替代。如控制器的通用检验指导书，编号可为：AC-SIP21030000000-A0；技术标准文件编号为AM-（电机类）或AC-（控制器类），加“-STP十一位产品号”及“-版本修订号”，如一份“控制器成品技术标准”，编号可为：AC-STP21030064201-A0；产品图纸文件编号为AM-（电机类）或AC-（控制器类），加“-DRW十一位产品号”及“版本号”，如一份“定子冲片图纸”，编号可为：AM-DRW2102材料清单文件编号为AM-（电机类）或AC-（控制器类），加“-BOM十一位产品号”及“版本号”，如一份“控制器产品材料清单”，编号可为：AC-BOM21030064201A；作业指导书文件编号为AM-（电机类）或AC-（控制器类），加“-SOP十一位产品号”、“-二位流水号”及“版本号”，如一份“定子冲片加工指导书”，编号可为：AM-SOP21020390103-01A检验指导书文件编号为AM-（电机类）或AC-（控制器类），加“-SIP十一位产品号”、“-二位流水号”及“版本号”，如一份控制器检验指导书”，编号可为：AC-SIP21030064201-01A；合同文件编号为AF-加发行部门号，再加“四位年月号”及“三位流水号”，如生产部7年3月份签订的第12份“采购单”，编号可为：AF-SC0703-012；记录表格编码采用AR-加相关程序（省略AF-及版本修订号）号加“-二位流水号”的形式。如AF-QP03-A0程序文件中采用的第3份记录,编号可为：AR-QP03-03。注：①文件的版本采用A0、A1、…的方法（A、B、…为版本，0、1、2…修改次数）编制，技术文件（标准除外）版本号仅以A、B、…标示版本，修改次以批准日期为准。②三位流水号从001开始，二位流水号01开始。文件的归档、发放当需使用文件的人员未领到文件时，不得借用他人的文件复印，应提出补领申请，按本程序和条款办理手续领取文件、资料，并在《文件发放登记表》上注明补发日期。确保对所有顾客的图样、工程规范、标准及变更的控制，须10个工作日内适时审查、分发、执行。同时《文件清单》中记载发行有效的版本号和发行日期，且实施该作业时所有相关文件都应是最新版本。发放范围及数量文件的更改、换版、保存与销毁所有文件和资料的原稿及其《文件清单》由各部门主管或指定人员负责保存，文件应有序的加以保存以便存取和查阅。除有特殊说明外，文件和资料的保存期为三年。技术文件的更新及旧件的处理技术文件丢失后，丢失部门须及时向质量部以《文件申请单》AR-QP01-06书面反映，言明丢失时间、原因及地点。根据部门主管签署的处理意见予以补发。文件的借阅借阅文件时，需办理借阅手续，由部门主管审核《文件借阅登记表》AR-QP01-07。文件的复印文件需复印时，由质量部负责登记于《文件复印登记表》AR-QP01-08。外来文件的控制外来技术、工程资料由相关部门交技术中心项目负责人确认后，交由质量部盖章登记于《文件清单》中，归档后借阅处理。法律、法规和管理性文件由科管部收集审定，也由质量部盖章登记。本程序形成的质量记录，按《记录控制程序》执行。相关文件《记录控制程序》……………………AF-QP02《变更控制程序》……………………AF-QP11相关记录《文件清单》……………………AR-QP01-01《更改通知单》…………………AR-QP01-02《文件审批发放通知单》…………………AR-QP01-03《文件发放登记表》…………………………AR-QP01-04《文件销毁记录》