会议室空调管理制度

会议室空调管理制度第一章总则

为确保会议室空调使用的合理、高效，提高会议质量，特制定本会议室空调管理制度。本制度适用于公司内部所有会议室的空调使用与管理。

一、目的

1.规范会议室空调使用，保障会议室内温度适宜，为与会人员提供舒适的环境。

2.提高能源利用效率，降低能源消耗，实现绿色环保。

3.延长空调设备使用寿命，降低设备维修成本。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室、接待室等场所的空调设备。

2.适用于公司内部所有使用会议室的人员。

三、权责划分

1.行政部门负责会议室空调设备的日常管理与维护。

2.使用会议室的人员应遵守本制度，合理使用空调，确保设备完好。

四、基本要求

1.会议室空调使用应遵循节能、环保、舒适的原则。

2.空调设备应定期进行清洁、保养，确保设备正常运行。

3.使用会议室的人员应掌握空调基本操作方法，遵守操作规程。

五、违规处理

1.对违反本制度的行为，行政部门有权予以制止，并视情节给予相应处罚。

2.对故意损坏空调设备的行为，将依法追究相关责任。

本制度的解释权归公司行政部门所有。自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。请公司全体员工严格遵守本制度，共同维护会议室空调设备，为提高会议效率创造良好条件。

第二章会议流程

为确保会议流程的顺畅，提高会议效率，以下详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议预约

1.使用会议室前，需提前通过公司指定的会议预约系统进行预约。

2.预约时，需详细填写会议主题、时间、参会人员等信息。

3.会议预约成功后，系统将自动向参会人员发送会议通知。

二、会议前准备

1.会议室负责人应提前检查空调设备，确保设备正常运行。

2.调整空调温度，使其符合会议需求。

3.准备会议所需资料、设备（如投影仪、白板等）。

4.提前15分钟进入会议室，做好座位安排及签到工作。

三、会议进行

1.会议开始前，主持人应简要介绍会议主题、议程及参会人员。

2.会议期间，参会人员应保持安静，手机调至静音或振动状态。

3.主持人应掌握会议节奏，确保会议内容紧凑、高效。

4.会议中如需调整空调温度，由会议室负责人负责操作。

四、会议记录

1.指定专人负责会议记录，记录会议内容、决议等。

2.会议记录应清晰、完整，便于后续跟踪落实。

3.会议结束后，将会议记录整理成电子版，发送给参会人员。

五、会议结束

1.会议结束时，主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划。

2.参会人员应整理个人物品，带走垃圾，保持会议室整洁。

3.会议室负责人负责关闭空调、投影仪等设备，确保设备处于关闭状态。

六、会议反馈

1.会议结束后，行政部门应收集参会人员的意见和建议，以提高会议质量。

2.针对会议中提出的问题和建议，行政部门应及时整改，并在后续会议中进行反馈。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议成果的落实，提高工作执行力，本章详细阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要整理与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理工作。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论内容、决议及下一步行动计划等内容。

3.会议纪要经主持人审核通过后，由行政部门发布给所有参会人员及相关部门。

二、任务分配与责任人

1.会议纪要中明确的行动计划，应明确责任人和完成时限。

2.行政部门负责将行动计划分配给相关责任人和执行部门。

3.责任人应主动承担任务，确保按时完成。

三、进度跟踪与反馈

1.行政部门负责定期跟踪会议纪要中行动计划的执行情况。

2.跟踪方式包括但不限于现场查看、电话询问、邮件提醒等。

3.责任人需定期向行政部门汇报任务进度，如有困难或问题，应及时反馈。

四、协调与支持

1.如行动计划在执行过程中遇到问题，行政部门应协助责任人协调相关部门，寻求解决方案。

2.针对跨部门的行动计划，行政部门应发挥纽带作用，促进协同合作。

3.对进度滞后或执行困难的行动计划，行政部门应及时分析原因，提供支持。

五、考核与评价

1.行政部门定期对会议纪要的执行情况进行总结，评价各部门和责任人的工作表现。

2.会议纪要的执行情况纳入员工绩效考核，作为评价员工工作能力和团队协作精神的依据。

3.对表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对执行不力的部门和个人，给予提醒和督促。

第四章会议室管理规定

为保障会议室的高效使用，维护良好的会议环境，以下对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室使用原则

1.会议室使用应遵循高效、节约、环保的原则。

2.优先保障公司内部重要会议和定期会议的需求。

3.鼓励各部门错峰使用会议室，避免高峰时段的资源紧张。

二、会议室预约与使用

1.使用会议室必须提前预约，并在会议开始前15分钟进入会议室做好准备。

2.如需取消或变更会议，应至少提前1个工作日通知行政部门。

3.会议室使用过程中，未经允许不得私自更改会议室布局和设备设置。

三、会议室设备管理

1.会议室设备（如空调、投影仪、音响等）由行政部门统一管理。

2.使用会议室的人员应爱惜设备，遵循操作规程，确保设备完好。

3.如发现设备故障，应及时报告行政部门进行维修或更换。

四、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理垃圾，保持会议室干净。

3.行政部门定期对会议室进行清洁、消毒，确保会议室环境良好。

五、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全设施，禁止堆放易燃、易爆物品。

2.会议室内禁止泄露公司机密信息，参会人员应遵守保密规定。

3.会议室门禁系统由行政部门管理，确保会议室使用安全。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，行政部门有权予以制止，并视情节给予相应处罚。

2.损坏会议室设备或泄露公司机密者，将依法追究相关责任。

3.各部门应加强对员工的管理，共同维护会议室的秩序与环