月 会议管理制度

月会议管理制度第一章总则

为确保月会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，明确会议的目的与责任，特制定以下“月会议管理制度”。

一、会议目标

1.月会议是公司内部沟通、决策、协调、解决问题的核心机制，旨在促进团队协作，提高工作效率，推动公司战略目标的实现。

2.通过月会议，各部门负责人应充分了解公司整体运营情况，分析存在的问题，制定改进措施，确保公司持续发展。

二、会议原则

1.会议应遵循高效、务实、民主、创新的原则，注重会议质量，避免形式主义。

2.会议主持人和参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，认真履行职责。

三、会议类别

1.月度例会：公司级、部门级月度例会，由公司领导或部门负责人主持。

2.专项会议：针对特定问题或项目召开的会议，由相关部门或项目负责人主持。

四、参会人员

1.公司级月度例会：公司领导、各部门负责人及相关人员。

2.部门级月度例会：部门负责人、所属团队负责人及相关人员。

3.专项会议：根据会议议题，邀请相关部门或项目人员参加。

五、会议时间

1.公司级月度例会：每月的第一个工作日。

2.部门级月度例会：每月的第二个工作日。

3.专项会议：根据实际需要，由主持人确定。

六、会议通知

1.会议通知应由会议主持人或秘书提前至少三个工作日发出，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

2.会议通知应通过电子邮件、短信或电话等方式发送至参会人员。

七、会议保密

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

2.会议纪要等资料应妥善保管，防止丢失或泄露。

八、会议管理制度修订

1.本管理制度根据公司业务发展及实际需要，适时进行修订。

2.修订后的管理制度应经公司领导审批后发布实施。

第二章会议流程

为确保月会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.会议主持人根据会议目标、议题和参会人员，提前制定详细的会议议程。

2.会议议程应包括各议题的讨论时间、汇报人、参与讨论的部门或人员等。

3.会议秘书负责预定会议室、准备会议材料、通知参会人员等会务工作。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，会议秘书应组织参会人员进行签到。

2.签到表需记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议秘书应确保参会人员按时到场，对迟到或未到的参会人员进行记录。

三、会议议程执行

1.会议主持人按照议程安排，逐项组织讨论。

2.讨论过程中，主持人应确保各参会人员充分发表意见，保持会议秩序。

3.会议主持人根据实际情况，可对议程进行调整，确保会议高效进行。

四、会议记录

1.会议秘书应对会议内容进行详细记录，包括议题、讨论过程、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，方便后续跟踪落实。

3.会议结束后，会议记录需经会议主持人审核后，形成会议纪要。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主、集中的原则，充分听取各参会人员的意见。

2.会议主持人对议题进行总结，引导参会人员达成共识。

3.重大决策需进行投票表决，投票结果作为会议决策依据。

六、会议总结

1.会议主持人应在会议尾声对本次会议进行简要总结，强调决策结果和后续工作要求。

2.会议秘书将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和落实工作。

七、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.会议结束后，会议秘书负责整理会议室，确保会场整洁。

3.会议纪要作为重要文件，由相关部门进行存档。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的管理和跟踪，提高公司执行力，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要由会议秘书根据会议记录编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

2.会议纪要需经会议主持人审核批准后，于会议结束后两个工作日内发布。

3.会议纪要应通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式发送给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议纪要的阅读确认

1.接收到会议纪要的参会人员和相关执行部门需在两个工作日内进行阅读确认。

2.确认方式可通过回复邮件、在企业内部通讯平台上进行确认等。

3.未在规定时间内进行确认的，视为已阅读并同意会议纪要内容。

三、任务分配与执行

1.会议纪要中明确的任务和决策，应由会议主持人或相关部门负责人分配至具体责任人。

2.责任人需根据任务要求和完成时限，制定详细的执行计划，并报上级领导审批。

3.任务执行过程中，责任人应主动向会议主持人或相关部门汇报进展情况。

四、跟踪与监督

1.会议主持人或指定专人负责对会议纪要中的任务执行情况进行跟踪与监督。

2.跟踪方式包括但不限于现场检查、电话询问、会议汇报等。

3.对执行不力或未按期完成的任务，应及时采取措施，督促责任人尽快整改。

五、反馈与评估

1.任务完成后，责任人需向会议主持人或相关部门提交书面完成报告。

2.会议主持人或相关部门应对任务完成情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

3.对于典型问题和优秀经验，可在公司内部进行分享，以提高整体执行力和管理水平。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要作为公司重要文件，应由行政部门进行归档，保存期限不低于三年。

2.公司员工可根据工作需要，向行政部门申请查阅会议纪要。

3.查阅会议纪要时，应遵循公司保密规定，不得泄露相关信息。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，创造良好的会议环境，维护会议设施，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.需要使用会议室的部门或个人，应提前向会议秘书或行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、会议主题、预计参会人数等信息。

3.会议秘书或行政部门根据预订申请，合理安排会议室，并通知预订人。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循预定优先原则，未经预订不得擅自使用。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护会议设施，严禁吸烟和乱丢杂物。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

三、会议室设施管理

1.会议秘书或行政部门负责会议室设施的管理和维护，确保设施正常运行。

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

3.使用会议室的部门或个人，如需额外设备或服务，应提前向会议秘书或行政部门提出申请。

四、会议室清洁与维护

1.会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，恢复原状。

2.会议秘书或行政部门定期对会议室进行清洁和检查，确保设施完好。

3.发现会议室设施损坏或故障，应及时报告并联系维修人员进行修复。

五、会议室使用时间

1.会议室使用时间原则上为工作时间内，特殊情况下需在非工作时间使用的，需提前申请并获批准。

2.使用会议室的部门或个人应按时开始和结束会议，不得拖延占用。

六、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.会议期间，禁止在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议秘书或行政部门定期进行安全检查，排除安全隐患。

七、违反规定的处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.因违反规定造成会议设施损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。

3.会议室管理规定应作为公司员工培训内容，提高员工的遵守意识。

第五章附则

为确保月会议管