杭州市公务会议管理制度

杭州市公务会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本制度依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政监察法》及有关法律法规，结合杭州市实际情况制定。旨在规范公务会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性。

第二条适用范围

本制度适用于杭州市各级党政机关、人民团体、事业单位召开的各类公务会议。

第三条会议分类

会议按性质分为决策性会议、协调性会议、报告性会议、讨论性会议和临时性会议。

第四条基本原则

（一）务实高效原则。会议应注重实效，减少形式，压缩时间，提高效率。

（二）民主集中制原则。会议决策应充分讨论，集体决策，个人服从组织。

（三）公开透明原则。除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私外，会议内容应公开，接受社会监督。

（四）节约环保原则。合理配置会议资源，提倡无纸化、网络化会议，降低会议成本。

第五条责任追究

会议的组织者、参与者应严格遵守本制度，对违反会议管理制度的行为，依法追究责任。

第六条制度修订

本制度根据会议管理工作的实际需要，定期进行修订和完善。

第二章会议流程

第一条会议的筹备

1.会议筹备组应根据会议目的和内容，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议通知应提前发送给参会人员，内容包括会议主题、时间、地点、议程、准备工作等。

3.会议筹备组负责会议场地预定、布置，以及会议所需资料的准备和发放。

第二条会议的召开

1.会议主持人应在会议开始前宣布会议纪律，要求参会人员关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

2.会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保每个议题得到充分讨论。

3.会议期间，参会人员应积极参与讨论，发表意见和建议，遵守会议纪律。

第三条会议决策

1.决策性会议在充分讨论的基础上，由主持人组织表决，表决结果应记录在案。

2.会议决策应遵循少数服从多数的原则，对于分歧较大的问题，可提交上级领导或有关部门决定。

第四条会议记录

1.会议记录人应详细记录会议议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，由会议主持人审核签字后归档。

第五条会议总结与反馈

1.会议结束后，会议筹备组应对会议内容进行总结，形成会议纪要。

2.会议纪要应包括会议主题、议程、参会人员、讨论结果、决策事项、责任分解等。

3.会议纪要应在会议结束后的一定工作日内发送给参会人员，以便了解会议内容和落实工作。

第六条会议督办与评估

1.会议决策的落实情况应定期进行督办，确保各项工作按照会议决策执行。

2.会议筹备组应定期对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

第七条紧急会议召开

1.对于突发事件或紧急事项，可召开紧急会议。

2.紧急会议的召开应简化流程，但仍需确保会议通知、记录、决策等环节的完整性。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

会议纪要应准确反映会议内容，明确决策事项、责任人和完成时限。会议纪要由会议记录人负责编制，经会议主持人审核后，及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

第二条责任分解与任务分配

1.根据会议纪要，将决策事项分解为具体任务，明确任务目标、责任部门和责任人。

2.任务分配应考虑责任人的专业能力和工作负担，确保任务能够得到有效执行。

第三条执行情况的跟踪

1.设立专门的跟踪协调机制，对会议决策的执行情况进行定期或不定期的跟踪检查。

2.跟踪检查可以通过现场查看、听取汇报、查阅资料等方式进行，确保决策事项按计划推进。

第四条问题反馈与协调解决

1.在执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈给会议筹备组。

2.会议筹备组应协调相关部门和人员，研究解决措施，确保问题得到及时有效的解决。

第五条进度报告与调整

1.责任人应按照规定的时间节点，向上级领导和会议筹备组报告任务执行进度。

2.根据执行情况和反馈，会议筹备组可对任务计划进行必要的调整，以适应实际情况的变化。

第六条完成情况的评估

1.决策事项完成后，会议筹备组应组织对完成情况进行评估，包括任务目标是否达成、质量是否满足要求等。

2.评估结果应作为考核责任部门和责任人工作绩效的依据。

第七条总结与改进

1.会议筹备组应总结会议纪要跟踪落实的经验教训，提出改进措施。

2.通过定期回顾和总结，不断提高会议纪要的执行力和会议决策的落实效果。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理部门提交申请。

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便管理部门合理分配会议室资源。

第二条会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响系统、白板等。

2.确保会议室内的设施正常运行，定期进行检查和维护。

第三条会议室环境

1.会议室应保持整洁、安静、光线充足，室内温度适宜。

2.会议室布置应简洁大方，符合会议性质和氛围。

第四条会议室使用

1.会议组织者应按时使用会议室，并在会议结束后及时归还。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持安静，爱护公物。

第五条会议室安全

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施齐全有效。

2.会议期间，应指定专人负责安全监控，遇有紧急情况，及时启动应急预案。

第六条会议室服务

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.会议服务人员应遵守服务规范，为参会人员提供便捷、高效的服务。

第七条会议室保密

1.对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的会议，应采取相应的保密措施。

2.会议结束后，应将涉及保密内容的资料及时回收，防止信息泄露。

第八条违规处理

违反会议室管理规定的行为，将按照相关规定进行处理，情节严重者将追究法律责任。

第五章附则

第一条解释权

本制度的解释权归杭州市公务会议管理部门所有。

第二条实施日期

本