制定采购管理制度会议

制定采购管理制度会议第一章总则

为确保制定采购管理制度会议的规范化、高效化，明确会议的目的、议程、参与人员及其职责，提高决策效率，特制定以下会议管理制度。

一、会议目的

制定采购管理制度会议旨在规范公司采购行为，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率，确保采购过程的公开、公平、公正，防范采购风险，促进公司持续健康发展。

二、适用范围

本会议管理制度适用于公司层级召开的制定采购管理制度相关会议，包括但不限于以下类型：

1.采购政策研讨会；

2.采购流程优化座谈会；

3.采购风险防控讨论会；

4.采购管理制度评审会。

三、会议组织

1.会议由公司采购管理部门负责组织、筹备；

2.会议主持人由公司采购管理部门负责人担任；

3.会议参与人员包括公司领导、采购管理部门相关人员、相关部门负责人及必要时的外部专家。

四、会议议程

1.会议议程由主持人提前制定，并在会议前通知参会人员；

2.会议议程应包括但不限于以下内容：会议主题、会议时间、会议地点、议程安排、参会人员、会议材料等；

3.会议议程可根据实际情况进行调整，但需提前通知参会人员。

五、参会人员职责

1.主持人：负责组织、主持会议，确保会议议程的顺利进行；

2.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要；

3.参会人员：积极参与会议讨论，提供意见与建议，并对会议决策结果负责；

4.采购管理部门：负责会议筹备、通知参会人员、收集会议材料、跟进会议纪要的落实等。

六、会议决策

1.会议决策应充分讨论、民主集中，确保决策的合理性和科学性；

2.会议决策结果需形成书面文件，并由参会人员签字确认；

3.会议决策结果应及时传达至相关部门，并督促落实。

本章节为制定采购管理制度会议总则，以下章节将分别对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等予以详细阐述。

第二章会议流程

为确保制定采购管理制度会议的高效、有序进行，明确会议各阶段任务与要求，现将会议流程具体规定如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司发展需要，结合当前采购管理现状，明确会议主题，如采购流程优化、风险防控等。

2.制定会议议程：根据会议主题，制定详细议程，包括会议时间、地点、议题、参会人员等。

3.通知参会人员：提前至少一周将会议议程、会议材料等相关信息通知参会人员，确保参会人员有足够时间准备。

4.筹备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理成会议材料，并于会议前分发至参会人员。

5.确定会议主持人：由公司采购管理部门负责人担任会议主持人。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议开幕：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

3.会议讨论：主持人按照议程安排，引导参会人员针对各个议题展开讨论，鼓励大家积极发言。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，形成会议决策，并由参会人员签字确认。

5.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议决策的落实及后续工作安排。

三、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，确保记录真实、准确、完整。

2.会议记录应包括但不限于以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理成会议纪要，并于一个工作日内发送给主持人审核。

四、会议跟进

1.采购管理部门负责跟进会议纪要的落实，确保会议决策得到有效执行。

2.采购管理部门定期向公司领导汇报会议决策的落实情况，并对未完成事项进行跟踪。

3.对于需要跨部门协调的事项，采购管理部门应及时与相关部门沟通，确保工作顺利进行。

本章对制定采购管理制度会议的流程进行了详细阐述，以下章节将继续对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容进行规定。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保制定采购管理制度会议的成果得到有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，提高决策执行力，特制定以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、行动计划及责任人等。

3.会议纪要经主持人审核无误后，由采购管理部门在48小时内发送给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.采购管理部门负责对会议纪要中的决策事项进行跟踪，确保各项决策按计划执行。

2.责任人应按照会议纪要中的行动计划，按时完成相关工作，并向采购管理部门报告进展情况。

3.采购管理部门定期（如每周）收集、汇总会议纪要落实情况，并向公司领导汇报。

三、问题反馈与协调

1.在会议纪要执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应立即向采购管理部门反馈，以便及时协调解决。

2.采购管理部门应对反馈问题进行分类、分析，并提出解决方案，必要时召开协调会议，确保问题得到及时解决。

四、监督与考核

1.公司领导应加强对会议纪要落实情况的监督，对执行不力的情况进行问责。

2.采购管理部门应建立健全会议纪要落实的考核机制，对责任人进行绩效考核，激励责任人积极履行职责。

3.对会议纪要落实过程中表现突出的个人或团队，给予表彰和奖励，提高员工执行会议决策的积极性。

本章对制定采购管理制度会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，以下章节将继续对会议室管理规定等内容进行阐述。

第四章会议室管理规定

为确保制定采购管理制度会议的顺利进行，提供良好的会议环境，提高会议效率，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由采购管理部门统筹安排。

2.需要召开会议的部门应提前向采购管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

3.采购管理部门根据会议室使用情况，合理分配会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室准备

1.会议室应保持整洁、安静，设施设备齐全，包括但不限于投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.会议室在使用前应进行例行检查，确保设施设备正常运行。

3.采购管理部门负责安排会议室的布置，根据会议需求摆放桌椅、调试设备等。

三、会议室使用

1.参会人员应按时进入会议室，会议开始前5分钟停止入场。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，减少不必要的走动，保持会议室内安静。

3.会议室内禁止吸烟、进食，严禁乱丢杂物，保持环境卫生。

四、会议室设施设备维护

1.使用会议室时，参会人员应爱护设施设备，遵循操作规程，发现问题及时反馈给采购管理部门。

2.采购管理部门定期对会议室设施设备进行维护、保养，确保设备正常运行。

3.对于故意损坏会议室设施设备的行为，将追究相关人员责任。

五、会议室安全

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并在显眼位置设置安全疏散指示。

3.参会人员应熟悉会议室的安全疏散路线，遇紧急情况时，有序撤离。

本章对制定采购管理制度会议的会议室管理规定进行了详细阐述，以下章节将为附则，对相关未尽事宜进行规定。

第五章附则

为确保制定采购管理制度会议相关规定的有效执行，补充未尽事宜，特制定以下附则：

一、本规定的解释权归公司采购管理部门所有。

二、本规定自发布之日起实施，如有修订，将及时