论企业内部控制信息系统建设

论企业内部控制信息系统建设摘要】内部控制信息系统是企业内部控制得以有效实施的关键。文章以荣威集团为例，在设立内部控制信息系统管理小组、建立内部控制体系、确定开发模式及具体建设完善等方面进行了探讨。

【关键词】内部控制信息系统附加模式

一、成立内部控制信息系统管理小组

内部控制信息系统是指利用计算机和通信技术，对企业内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。荣威集团在用的信息管理系统是自行开发的，与一般的商业软件相比，该管理系统能更好与集团业务契合；同时，考虑到目前的信息管理团队开发能力强且能更好地理解公司各业务模块，故采用了附加模式的内部控制信息系统建立模式。

为有序、高效地进行内部控制信息系统的开发和后续维护，需成立一个内部控制信息系统管理小组，该小组的成员主要由财务部门、业务部门以及信息管理部门的人员组成，职责包括：（1）建立企业内部控制体系。（2）确定内部控制信息系统建设的基本模式和路线图。（3）评估现有信息管理系统，提出新增或改造方案。（4）组建不同业务模块的开发项目小组，进行内部控制信息系统的开发。（5）评估项目进度，提出改进建议，整合各模块开发成果，形成独立运行的内部控制信息系统。（6）根据内部控制信息系统实施效果，提出改进、完善建议并负责持续维护等。

二、内部控制体系的建立

内部控制信息系统实质上是公司内部控制体系得以有效运行的一个信息化平台，因此，在开发内部控制信息系统之前，必须结合企业自身特点，建设一套适合自身业务特点的内部控制体系。该内部控制体系的建立由内部控制系统管理小组中的财务部门和业务部门来共同完成。具体来说，由财务部门根据企业内部控制规范指引的具体要求，结合企业特点，梳理各项业务流程，如采购、销售、资产管理、合同管理、资金活动、研发活动、工程项目等，标识出流程中的风险点，针对性地制定相应的控制措施，并将这些内容形成公司规范性的内部控制制度及文档。这些控制文件是进行后续内部控制信息系统建设的重要依据。另外，还要对信息管理人员进行内部控制文件的培训，使他们充分理解如何将内部控制的具体环节转化为计算机程序语言。

三、制定内部控制系统建设的基本模式和路线图

根据集团内部控制管理要求，结合信息管理人员的配备和业务构成，我们确定了各相关内部控制流程的开发路线图，具体来说：（1）之前负责不同业务信息管理模块的开发人员负责相应的内部控制信息系统的开发。（2）根据集团对不同业务内部控制需求的轻重缓急，由内部控制信息系统管理小组综合平衡，制定开发的先后次序。（3）为保证项目得以有序开展，针对不同业务流程的内部控制信息系统开发需求，建立一套信息系统开发任务管理系统，该任务管理系统用于业务部门提出开发需求，经管理小组相关人员评估后确定开发小组成员构成、开发完成时间等，这样能够及时评估项目进展情况，便于统筹调整，确保整体项目有序开展。

四、实施内部控制信息系统的建设和完善

针对非生产性物资的采购管理，荣威集团已经有了一个专门的管理系统，该系统的主要功能是满足非生产性物资的进销存管理，现在根据采购付款内部控制流程，需要对其嵌入与该内部控制流程有关的内部控制程序，以实现以下风险控制点：（1）采购申请及审批。（2）采购预算控制。（3）供应商的资质审批。（4）采购价格的审批。（5）入库检验。（6）付款审批等。同时，对于流程中需要不同部门相关岗位人员的审批权限可以通过提取人事管理系统的数据来实现权责分离控制程序。

以下介绍如何采取嵌入或提取方式建立控制程序：

第一，采购申请及审批。在原有采购申请单模块中添加初审人、审核人及终审人控制流程，申请采购人员在系统中添加申购单，列明申购物资种类、品名、数量等信息，提交需求部门负责人初审，完成后提交审核人（具体为采购部门负责人），最后提交公司总经理终审，然后才可以实施采购行为。

第二，采购预算控制。在原有的每张申购单上设置专用按钮，供选择是“预算内”还是“预算外”采购，以此来控制预算外采购行为。

第三，供应商资质审批。新设供应商资质评估模块，凡是新进供应商均需由采购部门在该信息模块中提出申请，列明该供应商的主要信息如营业执照号码、法人代表、联系人、经营范围、付款期限等，经过采购部门负责人、公司负责人、集团总裁核准后，自动形成供应商编码并纳入集团供应商数据库，没有供应商编码的供应商不具备供货资格，无法在系统中实施采购申请功能。

第四，采购价格审批。对不同采购规模的物资采用不同的价格审批程序。（1）单次采购低于10000元的物资，在系统中通过新增价格确认单模块来控制，由采购部门通过电话/传真询价后填写系统“价格确认单”，经采购部门负责人、公司负责人审批后自动纳入物资价格数据库，价格有效期3个月，3个月内重复采购的，无须再询价，超过3个月，价格自动失效，需要再次询价并填写“价格确认单”按流程审批后实施。（2）单次采购超过10000元的物资必须采用招标方式确定供应商和价格，在申购单中对这类采购只有在输入招标单号后才能实施采购。实现该控制程序是新增招标流程审批模块，对单次采购超过10000元的物资由采购部门实施招标，并按流程经采购部门负责人、公司负责人、集团财务处处长、集团总裁核准后生效，同时形成招标单号，该招标单号码仅供使用一次，使用过后就自动作废。下次同样物资单次采购超过10000元的必须再次实施招标控制流程。

第五，入库检验。入库环节由仓库管理人员对数量进行确认并安排系统入库手续（形成入库单），同时质量管理部门对质量进行检验，凡是没有通过检验的物资系统会以灰色显示该物资信息并无法履行领用手续。

第六，发票审核及付款审批。新增发票录入及付款申请模块。仓库管理人员核对并录入发票信息（包括供应商、入库单号等），系统自动生成应付款信息，同时将发票及入库单按流程进行审批，最终由财务人员在系统中锁定发票信息（避免重复开票）。采购部门每月根据到期的应付款余额进行付款申请，由采购部门负责人、财务部门负责人批准后安排支付，同时在应付款系统中登记已付款信息。

以上非生产性物资采购付款内部控制信息系统是由非生产性物资管理系统的原开发小组开发完成的，具体思路由财务部门、采购部门、配送部门根据企业内部控制规范指引的要求分别对不同的控制点进行嵌入式的开发，将授权审批、职责分离等控制点嵌入控制程序中（通过提取人事管理系统的控制程序实现具体的控制职能），同时将在手工环境下难以实现的控制功能如付款期限的计算、价格的选择、不同规模采购对价格确定方式的选择等嵌入了控制程序。同样，其他业务流程的内部控制信息系统也按照这样的思路进行开发设计，所有的开发过程由内部控制信息系统管理小组负责全过程的跟踪，同时对信息系统的运行和维护进行管理，确保内部控制信息系统按照规定的程序、制度和操作规范持续稳定运行。

参考文献

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