双峰县会议管理制度

双峰县会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为保证双峰县会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策质量，特制定本会议管理制度。本制度遵循民主集中制原则，注重实效，简化程序，确保会议的严肃性、高效性及科学性。

第二条适用范围

本制度适用于双峰县政府及其各部门、各单位召开的各类工作例会、专题会、协调会等会议，包括但不限于县政府全体会议、县政府常务会议、县长办公会议等。

第三条会议类型

（一）县政府全体会议：研究决定全县重大问题和事项，部署县政府重要工作。

（二）县政府常务会议：研究决定县政府工作中的重要事项。

（三）县长办公会议：研究处理县政府日常工作中的重要问题。

（四）专题会议：研究处理县政府工作中的专门问题。

（五）其他会议：根据工作需要召开的其他各类会议。

第四条会议的组织与管理

（一）会议的组织由县政府办公室或相关部门负责，明确会议主题、议程、参会人员等。

（二）会议的管理应遵循本制度规定，确保会议有序、高效进行。

第五条参会人员

（一）县政府全体会议、县政府常务会议的参会人员为县政府领导、县政府各部门负责人。

（二）县长办公会议的参会人员为县长、副县长、县政府办公室主任及相关人员。

（三）专题会议和其他会议的参会人员根据会议主题和需要确定。

（四）参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

第六条会议纪律

（一）会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

（二）参会人员应严格遵守会议纪律，不得随意离场，确需离场应向主持人请假。

（三）会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

第七条制度的修订与解释

本制度由双峰县政府办公室负责解释。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订，修订后的制度报县政府批准后实施。

第二章会议流程

第一条会议的筹备

会议筹备工作由县政府办公室或相关部门负责，主要包括以下内容：

1.确定会议主题和目标，明确会议召开的必要性。

2.制定会议议程，合理分配会议时间。

3.确定参会人员名单，提前通知参会人员。

4.准备会议材料，包括会议议题的相关文件、背景资料等。

5.安排会场，确保会场设施设备齐全，符合会议需求。

第二条会议通知与报名

1.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

2.会议通知应提前一定时间发送给参会人员，以便做好参会准备。

3.参会人员收到会议通知后，应在规定时间内反馈是否参会。

4.对于需要报名的会议，应设立报名截止时间，并对报名情况进行汇总。

第三条会议签到与入场

1.会议开始前，设立签到台，参会人员需签到确认。

2.签到时，发放会议材料、座位牌等。

3.会务组应引导参会人员入场，确保会议按时开始。

第四条会议议程的执行

1.会议主持人按照议程顺序组织会议。

2.会议议题的讨论应充分、深入，确保参会人员充分发表意见。

3.会议主持人应控制好会议节奏，确保会议有序进行。

4.对于重要议题，可邀请相关部门或专家进行汇报或解读。

第五条会议记录与整理

1.安排专人负责会议记录，记录会议议程、参会人员、讨论情况等。

2.会议记录应及时整理，形成会议纪要。

3.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

第六条会议总结与反馈

1.会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作要求。

2.会务组应收集参会人员的意见和建议，及时反馈给相关部门。

3.对于需要落实的事项，应明确责任人和完成时间。

第七条会议资料的归档

1.会后，将会议通知、会议议程、会议纪要等资料进行归档。

2.归档资料应便于查阅，确保会议成果的有效运用。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布与传达

1.会议纪要由会议记录人整理完成后，应及时提交给主持人审核。

2.审核通过后，会议纪要应以书面形式发布，并明确传达范围。

3.会务组应确保会议纪要及时送达各部门和参会人员，以便于相关工作的落实。

第二条责任分解与任务分配

1.会议纪要中明确的事项，应进行责任分解，将任务分配到具体部门和责任人。

2.责任人和部门接到任务后，应立即制定工作计划，明确完成时限和阶段性目标。

第三条跟踪监督与进度汇报

1.建立会议纪要落实的跟踪监督机制，定期检查任务完成情况。

2.责任人应按计划推进工作，并及时向县政府办公室或相关部门汇报进度。

3.对于进度缓慢或遇到困难的问题，应及时分析原因，制定解决方案。

第四条协调与支持

1.县政府办公室或相关部门应负责协调解决会议纪要落实过程中的问题。

2.对于需要跨部门合作的事项，应建立沟通协调机制，确保工作顺利进行。

3.提供必要的资源和支持，确保任务按时完成。

第五条评估与反馈

1.对会议纪要落实情况进行定期评估，总结经验教训，不断提高工作效率。

2.评估结果应及时反馈给县政府领导和相关部门，作为决策参考。

3.对于未完成或落实不到位的事项，应分析原因，制定整改措施，并限时完成。

第六条持续改进与优化

1.基于会议纪要落实的评估结果，不断优化工作流程，提高会议决策的执行力度。

2.深入挖掘问题根源，完善管理制度，确保会议纪要的落实更加高效、顺畅。

第七条归档与备查

1.会议纪要落实完成后，相关资料应进行归档，以便于日后查阅。

2.归档资料应包括工作计划、进度汇报、评估报告等，确保资料完整、系统。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向会务组提交会议室预订申请。

2.预订申请应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便会务组合理安排。

3.会务组根据预订情况，统筹安排会议室使用，确保会议需求得到满足。

第二条会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置。

2.确保会议室光线充足、通风良好，座椅舒适，桌面整洁。

3.会议所需设备（如投影仪、音响、白板等）应提前调试，确保功能正常。

第三条会议室设备管理

1.设备使用应遵循操作规程，确保设备安全、正常运行。

2.会务组应定期检查会议室设备，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

3.对于贵重设备，应指定专人负责管理，防止遗失或损坏。

第四条会议室卫生与安全

1.会议室应保持干净整洁，会前会后进行卫生打扫。

2.禁止在会议室吸烟，确保空气质量。

3.会议室应配置消防设施，定期进行安全隐患排查，确保会议安全。

第五条会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，不得大声喧哗、随意走动。

2.爱护会议室设施，不得随意损坏，使用后应将设备归位，保持会议室原状。

3.未经允许，不得擅自将会议室转借他人使用。

第六条会议室费用管理

1.会议室使用产生的相关费用，由使用部门承担。

2.会务组应定期公布会议室使用费用，接受监督。

3.对于违规使用会议室的行为，将按规定予以处罚。

第七条会议室管理与改进

1.会务组应不断总结会议室管理经验，优化会议室使用流程。

2.收集并重视各部门对会议室管理的意见和建议，持续改进服务质量和水平。

3.定期对会议室管理人员进行培训，提高服务意识和业务能力。

第五章附则

第一条本制度自发布