会议服务日常管理制度

会议服务日常管理制度第一章总则

一、为加强会议服务日常管理，提高会议效率，确保会议质量，根据公司相关制度，特制定本管理制度。

二、本管理制度适用于公司各部门组织的各类会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目会议等。

三、会议服务日常管理应遵循以下原则：

1.高效原则：会议应围绕主题进行，注重实效，避免形式主义，确保会议时间得到充分利用。

2.计划原则：会议组织者应提前制定会议计划，明确会议目的、议题、议程、参会人员等，并提前通知参会人员。

3.沟通原则：会议旨在促进沟通交流，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点，形成共识。

4.跟踪原则：会议纪要应详细记录会议内容，明确责任人和完成时限，确保会议决策得到有效落实。

四、公司各部门应严格执行本管理制度，会议组织者、参会人员和相关工作人员应遵守本管理制度，共同维护会议秩序。

五、公司人力资源部负责对本管理制度的制定、修改和解释工作，并对执行情况进行监督、检查。

六、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门在执行过程中如有意见和建议，可向人力资源部反馈。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，确定会议主题、目的、议题和议程，明确会议类型、规模、时间、地点。

2.会议组织者提前向相关部门和人员发送会议通知，通知应包括会议主题、议程、参会人员、时间、地点等信息。

3.会议组织者负责预订会议室，确保会议室设施齐全，满足会议需求。

二、会议签到

1.参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，并在会议签到表上签名。

2.会议组织者应核对参会人员名单，确保参会人员到齐。

三、会议主持

1.会议主持人应按照议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人引导参会人员围绕议题展开讨论，鼓励发言，形成共识。

四、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，详细记录会议内容、发言要点、决策事项等。

2.会议记录应真实、完整、准确，便于会后跟踪落实。

五、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，引导参会人员形成决策。

2.决策事项应明确责任人、完成时限和验收标准。

六、会议总结

1.会议主持人对会议成果进行总结，对参会人员的意见和建议给予回应。

2.会议组织者收集会议纪要，并在会议结束后1个工作日内发送给参会人员。

七、会议资料的归档

1.会议组织者负责将会议纪要、签到表等相关资料整理归档，以备查阅。

2.归档资料应保存至少一年。

八、会议反馈

1.参会人员对会议效果、组织和服务等方面提出意见和建议，会议组织者应及时收集、整理、反馈。

2.会议组织者根据反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由指定的记录人负责编制，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策事项、责任人和完成时限等。

2.会议纪要编制完成后，应由会议组织者或主持人审核确认。

3.会议纪要应在会议结束后1个工作日内，通过电子邮件或其他方式分发给所有参会人员及相关需要知晓的人员。

二、会议决策的执行与监督

1.责任人应根据会议纪要中的决策事项，制定具体的执行计划，并按照既定时限推进实施。

2.会议组织者或指定的人员应定期对决策执行情况进行跟踪，确保决策得到有效落实。

3.如遇到执行中的问题，责任人应及时向会议组织者报告，并寻求解决方案。

三、会议纪要的反馈与更新

1.责任人应定期向会议组织者提供决策执行进展的反馈。

2.会议组织者应汇总反馈信息，并及时更新会议纪要，确保纪要内容的准确性和实时性。

3.如有重大调整或新的决策，应及时通知所有相关人员。

四、会议决策的验收与评价

1.决策事项完成后，责任人应提交验收申请，会议组织者或指定验收人员应对照会议纪要中的验收标准进行验收。

2.验收合格后，会议组织者应对决策执行情况进行评价，总结经验教训，为后续会议提供参考。

3.验收不合格的，应要求责任人限时整改，并重新进行验收。

五、会议纪要的归档与利用

1.会议纪要及其相关资料应在决策事项完成后进行归档，以备未来查询和使用。

2.会议纪要的归档应便于检索，确保信息的安全性和保密性。

3.公司应定期对会议纪要进行回顾，分析决策执行情况，为改进管理流程和提高决策效率提供依据。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向行政管理部门或指定人员提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政管理部门合理分配会议室资源。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室使用效率。

二、会议室设施与管理

1.行政管理部门负责会议室设施的配置、维护和管理，确保设施正常运行。

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

3.会议室使用前，使用部门应检查设施是否完好，如有问题应及时向行政管理部门报修。

三、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定，保持环境整洁。

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、进食，不得随意移动设施，以免影响他人使用。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保场地恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，参会人员应关注会议内容保密，不得泄露公司机密信息。

2.行政管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间人员和财产安全。

3.重要会议需设置专门的保密措施，如安装监控设备、限制人员出入等。

五、会议室预约与取消

1.如需取消或变更会议室预订，预订部门应至少提前一天通知行政管理部门，以便及时调整会议室安排。

2.行政管理部门有权对频繁取消或未按时使用会议室的部门进行提醒或限制预订权限。

六、会议室使用费用

1.会议室使用采取免费原则，但对于特殊需求或额外设施使用，行政管理部门可适当收取费用。

2.费用标准由行政管理部门制定，经公司批准后实施。

七、会议室改进与优化

1.行政管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断改进和优化会议室管理。

2.根据实际需求，增加会议室数量、提升设施水平，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为