湖南省会议管理制度

湖南省会议管理制度第一章总则

湖南省会议管理制度旨在规范本省各级会议的组织、召开和管理工作，以提高决策效率，确保信息准确传达，促进各部门之间的沟通与合作。以下为总则内容：

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议管理，提高工作效率，确保会议质量，遵循高效、务实、节俭的原则。

2.会议应坚持民主集中制，充分发扬民主，尊重不同意见，集中正确意见，形成决策。

二、适用范围

1.本制度适用于湖南省各级单位、部门及所属机构的各类会议。

2.本制度所称会议，包括工作会议、座谈会、汇报会、研讨会等。

三、会议类别

1.按照会议的性质和内容，会议分为例行会议、专题会议、紧急会议等。

2.例行会议指定期召开的会议，如周例会、月例会等。

3.专题会议指针对特定议题召开的会议。

4.紧急会议指因突发事件或紧急工作需要临时召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应由具备相关职责的人员担任。

2.会议的组织工作包括会前准备、会议通知、会议签到、会议记录等。

3.会议主持人应确保会议按照既定议程进行，控制会议时间，提高会议效率。

五、参会人员职责

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发表建设性意见。

3.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容和讨论情况。

六、会议决策执行

1.会议形成的决策，参会人员应认真贯彻执行。

2.对会议决策的执行情况进行跟踪检查，确保决策落到实处。

本章为湖南省会议管理制度总则，以下章节将分别对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等作出具体规定。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议流程进行详细规定。

一、会前准备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题，明确每个议题的讨论时间，合理安排会议议程。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容，并要求参会人员做好相关准备工作。

4.准备会议材料：整理与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于会前预习和会上讨论。

5.会议场地布置：根据会议性质和参会人数，选择合适的会议室，并做好会场布置，包括座位安排、设备检查等。

二、会议签到

1.会议开始前，设置签到台，由专人负责签到工作。

2.参会人员需在签到表上签字，确认参会。

3.签到人员应及时统计参会人员，并向会议主持人报告。

三、会议主持与进行

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.会议主持人应确保会议按议程进行，控制每个议题的讨论时间，避免偏题。

3.会议主持人要引导参会人员积极发言，充分讨论，确保会议效果。

4.会议期间，如出现争议或分歧，会议主持人应引导双方充分表达观点，寻求共识。

四、会议记录

1.指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应真实、完整、准确，便于会后形成会议纪要。

3.会议记录人员应在会后及时整理会议记录，形成会议纪要初稿。

五、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对本次会议进行总结，概括会议成果，强调会议决策的执行。

2.会议主持人征求参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程。

六、散会

1.会议主持人宣布散会，告知参会人员散会时间。

2.会议记录人员负责收集会议材料，整理会场。

本章对会议流程进行了详细规定，旨在提高会议效率，确保会议目标的实现。以下章节将对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等作出具体规定。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策和任务分配的重要依据。为确保会议成果的落实，本章对会议纪要的跟踪落实进行规定。

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议主持人及参会人员审阅。

2.会议主持人应对会议纪要初稿进行审核，确保纪要内容准确无误，并对会议决策进行明确。

3.审核通过的会议纪要，由会议主持人签字确认，并在规定时间内分发给所有参会人员。

4.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、任务分配等内容。

二、任务分配与执行

1.会议纪要中明确的任务，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划执行。

3.责任人应定期向会议主持人报告任务进展情况，确保任务按期完成。

三、会议纪要的跟踪与督办

1.设立专门的督办机构或人员，对会议纪要中明确的任务进行跟踪督办。

2.督办人员应定期检查任务执行情况，对未按期完成的任务，督促责任人加快进度。

3.督办人员对会议纪要的执行情况进行汇总，定期向会议主持人报告。

四、反馈与评估

1.责任人完成任务后，应将完成情况反馈给会议主持人。

2.会议主持人对任务完成情况进行评估，对存在的问题提出改进措施。

3.根据会议纪要的执行情况，对相关人员进行奖惩，激发工作积极性。

五、会议纪要的归档与查阅

1.审核通过的会议纪要，应按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的查阅权限应严格按照保密要求进行设置，确保信息安全。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，以确保会议决策的贯彻执行。以下章节将对会议室管理规定等作出具体规定。

第四章会议室管理规定

为充分利用会议室资源，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，本章对会议室管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门或单位根据会议需求提前向会议室管理部门提交申请。

2.预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.会议室管理部门根据预订申请，合理安排会议室，并在会议前通知预订部门。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循节俭、高效原则，合理安排会议时间，避免长时间占用会议室。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护会议室设施，不得随意移动或损坏设备。

3.会议室使用过程中，如遇到设备故障或其他问题，应及时向会议室管理部门反映，以便及时解决。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.定期对会议室设备进行检查、保养，及时更新和升级设备。

3.会议前，会议室管理部门应对会议所需设备进行调试，确保会议顺利进行。

四、会议室卫生与安全

1.会议室管理部门负责会议室的卫生与安全工作，确保会议室环境整洁、安全。

2.定期对会议室进行清洁，保持室内空气质量，提供舒适的会议环境。

3.会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保消防安全。

五、会议室保密工作

1.会议室管理部门应加强会议室的保密工作，确保会议内容的泄露。

2.会议室内应采取相应的保密措施，如设置隔音设备、限制会议室内的人员出入等。

3.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和讨论情况。

本章对会议室管理规定进行了详细规定，以保障会议的顺利进行。以下章节将为附则，对制度实施过程中的一些具体问题进行规定。

第五章附则

为确保湖南省会议管理制度的实施效果，本章对制度实施过程中的一些具体问题进行规定。

一、制度解释

1.本制度的最终解释权归湖南省相关部门所有。

2.各单位、部门在执行过程中如有疑问，可向湖南省相关部门咨询。

二、制度修订

1.本制度将根据工作需要，适时进行修订和完善。

2.修订后的制度应及时通知各单位、部门，并按照新规定执行。