绿化会议管理制度

绿化会议管理制度第一章总则

一、为了加强绿化工作的会议管理，提高会议效率，明确会议决策的执行和跟踪，根据公司相关制度，特制定本管理制度。

二、本管理制度适用于公司内部所有与绿化相关的会议，包括但不限于绿化项目策划、执行、评估等会议。

三、会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、时间和开支，确保会议内容的针对性和实用性。

四、会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度绿化工作会议、季度绿化工作例会等；临时会议根据工作需要，由相关负责人提出并报请批准。

五、会议的组织、召开、纪要整理及跟踪落实等工作，由绿化工作部门负责。

六、参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论，并对会议决策的执行负责。

七、会议内容涉及公司机密事项的，应严格按照公司保密制度执行，严禁泄露。

八、本管理制度的解释权归公司绿化工作部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

九、本管理制度自发布之日起实施，原有相关制度与本管理制度不符的，以本管理制度为准。如有违反，将按照公司相关规定予以处理。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据绿化工作计划及实际需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.确定会议时间、地点：选择合适的会议时间，避免与其他重要工作冲突；根据参会人数、会议性质等因素，选择合适的会议室。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。

4.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理会议议程，准备会议所需的PPT、报告等材料。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责签到，确保参会人员准时到会。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：根据会议议程，各发言人依次进行发言，介绍绿化工作的相关情况、问题及建议。

4.讨论与决策：参会人员针对发言内容进行充分讨论，形成会议决策。

三、会议纪要

1.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、发言要点、讨论结果等。

2.整理会议纪要：会后，将会议记录整理成会议纪要，明确会议决策、任务分工、责任人和完成时限。

3.发送会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和执行任务。

四、会议结束

1.会议总结：主持人对会议进行简要总结，强调会议决策的执行和跟踪。

2.会议结束：主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

五、会议延期与取消

1.如需延期或取消会议，应提前通知参会人员，并说明原因。

2.延期会议应重新确定时间、地点，并发送会议通知。

3.取消会议的，应将取消原因和后续工作安排告知参会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，由绿化工作部门负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要，需在会议结束后的两个工作日内发送给参会人员。

3.会议纪要应明确决策事项、责任人和完成时限，便于跟踪执行。

二、任务分工与责任落实

1.各参会部门根据会议纪要中的决策事项，明确任务分工，指定责任人。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，确保按时完成工作任务。

3.绿化工作部门负责对会议决策的执行情况进行跟踪督促，确保各项工作落实到位。

三、进度汇报与协调

1.各责任部门应定期向绿化工作部门汇报任务进展情况，包括已完成的任务、存在的问题和困难等。

2.绿化工作部门汇总各责任部门的汇报，形成会议决策执行情况报告，及时向公司领导汇报。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，绿化工作部门应积极协调相关部门予以解决。

四、监督与考核

1.绿化工作部门应对会议决策的执行情况进行定期检查，确保各项工作按计划推进。

2.对未按期完成工作任务的部门和个人，绿化工作部门有权进行督促、提醒，并视情况纳入绩效考核。

3.对于严重影响绿化工作进展的，按照公司相关规定予以处理。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为工作档案进行归档，保存期限不少于三年。

2.需要查阅会议纪要的，可向绿化工作部门提出申请，经批准后予以提供。

3.严禁私自泄露、篡改会议纪要内容，违反者将按照公司规定予以处理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由绿化工作部门负责管理。

2.需要使用会议室的部门，应提前向绿化工作部门提交会议室申请，包括会议时间、地点、参会人数等信息。

3.绿化工作部门根据申请情况，合理安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、进食。

2.会议室内设备使用完毕后，应关闭电源，确保设备处于安全状态。

3.会议室内不得私自更换设备、线路，如有需要，请联系绿化工作部门。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由绿化工作部门负责维护和管理。

2.使用会议室设备时，应遵循设备操作规程，不得私自拆卸、损坏设备。

3.如发现设备故障，请及时报告绿化工作部门，以便及时修复。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、电路系统等安全设施正常。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品。

3.会议期间，应确保会议室出入口畅通，不得占用消防通道。

五、会议室卫生与绿化

1.会议室内外应保持卫生，绿化工作部门负责定期保洁。

2.会议室内外绿化植物由绿化工作部门负责养护，确保植物生长良好。

3.会议室内外不得随意摆放私人物品，以免影响整体环境。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，绿化工作部门有权进行提醒、纠正。

2.情节严重的，将按照公司相关规定予以处理。

3.绿化工作部门应加强对会议室管理规定的宣传和培训，提高全体员工的遵守意识。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不一致的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司绿化工作部