会议预定管理制度范本

会议预定管理制度范本第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范会议预定管理流程，提高会议效率，确保会议资源的合理分配与有效利用。制定会议管理制度应遵循以下原则：

1.公平原则：确保所有员工均有平等使用会议资源的机会。

2.效率原则：简化会议预定流程，减少不必要会议，提高会议效率。

3.保密原则：确保会议内容的机密性，防止信息泄露。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有预定及召开的各类会议，包括但不限于项目讨论会、部门例会、公司级会议等。

第三条会议分类

根据会议性质和规模，将会议分为以下三类：

1.日常会议：如部门内部例会、小组讨论会等。

2.专项会议：如项目启动会、中期检查会、总结会等。

3.公司级会议：如年度总结大会、年中工作会议等。

第四条会议预定权限

1.日常会议由各部门自行预定，无需审批。

2.专项会议需提前向所属部门负责人申请，经批准后方可预定。

3.公司级会议由公司领导或相关部门提出申请，报公司总经理审批。

第五条会议资源分配

1.会议室资源按照“先申请、先分配”的原则进行。

2.遇到会议室资源紧张时，优先保证公司级会议和专项会议的需求。

3.各部门应合理规划会议时间，避免长时间占用会议室资源。

第六条会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得无故迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

3.会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露给无关人员。

第七条制度修订

本制度根据公司发展需要，定期进行修订。修订方案由行政部门提出，报公司总经理审批后实施。

第二章会议流程

第八条会议预定

1.申请人需提前查看会议室使用情况，确认预定时间和会议室后，通过公司内部会议预定系统提交申请。

2.申请内容包括：会议主题、时间、地点、预计参会人数、所需设备等。

3.预定日常会议的，由部门负责人审核；预定专项会议和公司级会议的，需按第四条会议预定权限规定报批。

4.审批通过后，系统自动向申请人发送会议预定成功通知。

第九条会议通知

1.会议预定成功后，申请人应及时向与会人员发送会议通知，内容包括：会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知发送后，如有变更，申请人需及时更新通知并重新发送。

第十条会议准备

1.申请人负责检查会议室设备设施是否齐全、正常运行，确保会议环境整洁、安静。

2.会前准备包括：制作会议资料、布置会议室、调试设备等。

3.对于重要会议，申请人应提前到达会场，做好会前准备工作。

第十一条会议召开

1.会议主持人应按照预定时间、议程组织会议。

2.会议开始前，主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议期间，与会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律。

第十二条会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容、参会人员发言等，确保记录真实、完整。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

第十三条会议结束

1.会议结束时，主持人总结会议成果，明确下一步工作计划和责任分工。

2.与会人员应带走个人物品，关闭会议室设备，确保会议室整洁。

第十四条会议延期或取消

1.如需延期或取消会议，申请人应提前通知与会人员，并说明原因。

2.延期或取消会议的，申请人需及时更新会议预定信息，避免会议室资源浪费。

第十五条会议反馈

1.会议结束后，申请人应收集与会人员的意见和建议，以提高会议质量和效果。

2.对于重要会议，申请人需向会议发起人汇报会议成果和执行情况。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十六条会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议纪要经审核通过后，由记录人进行修改完善，并在公司内部信息平台发布，确保所有相关人员可见。

第十七条会议纪要的内容

会议纪要应包括以下内容：

1.会议基本信息：会议主题、时间、地点、主持人、参会人员等。

2.会议议程：会议讨论的各个议题及结论。

3.决策事项：会议中做出的决策、责任分配及执行期限。

4.讨论要点：会议中提出的重点问题和意见建议。

5.后续行动计划：明确下一步工作计划、责任人及完成时间。

第十八条会议纪要的落实与跟踪

1.会议纪要发布后，各责任单位或个人应按照会议纪要中的决策和计划执行。

2.会议主持人或指定专人负责跟踪会议纪要的执行情况，确保各项决策落到实处。

3.跟踪过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议主持人报告，寻求解决方案。

第十九条执行情况反馈

1.各责任单位或个人应在规定时间内完成工作任务，并向会议主持人或指定专人报告执行情况。

2.会议主持人定期组织会议，对会议纪要的执行情况进行总结，对未按期完成的任务进行分析，并提出改进措施。

第二十条会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保长期可查阅。

2.公司员工可根据工作需要查阅相关会议纪要，了解会议决策和执行情况。

第二十一条会议纪要的修订

如会议纪要内容出现遗漏或错误，会议记录人应及时进行修订，并重新发布。修订后的会议纪要应通知所有相关人员，确保信息的一致性。

第四章会议室管理规定

第二十二条会议室预订权限与流程

1.会议室预订应通过公司指定的预订系统进行，以确保透明度和效率。

2.员工预订会议室需具备相应权限，权限分配由行政部门负责管理。

3.预订流程应遵循第二章会议流程的相关规定，确保会议室资源合理分配。

第二十三条会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得提前占用或延迟退场。

2.会议室内应保持安静、整洁，不得在会议室内用餐或进行其他非会议活动。

3.会议室内设备使用前应进行检查，使用后应恢复原状，确保下次会议的正常进行。

第二十四条会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责维护和管理，确保设备处于良好状态。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自更改设备设置或私自带走设备。

3.如设备出现故障，应及时报告给行政部门或指定的设备管理人员进行维修。

第二十五条会议室安全与保密

1.会议室应配备必要的安全设施，如消防器材等，并定期进行检查。

2.会议室内应采取措施保护会议内容的保密性，如使用隔音设备，禁止无关人员进入等。

3.对于涉及敏感信息的会议，应采取额外保密措施，如签订保密协议等。

第二十六条会议室环境维护

1.会议室的清洁卫生应由专人负责，定期进行打扫，确保会议环境的整洁。

2.会议室内应提供必要的服务设施，如饮用水、纸笔等，以满足会议需求。

3.会议室的布置应根据会议性质和规模进行调整，以创造良好的会议氛围。

第二十七条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或单位，行政部门有权进行提醒、警告或取消其会议室预订权限。

2.如因个人或单位原因造成会议室设备损坏，应承担相应的赔偿责任。

3.对于严重违反规定的行为，将按照公司规章制度进行处理，并可能涉及纪律处分。

第五章附则

第二十八条制度解释

本制度的最终解释权归公司行政部门所有。

第二十九条实施日期与过渡期