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文档简介
竞争性谈判方式基本程序(一)谈判前的准备阶段。
在谈判开始前,一般从以下十个方面,做好准备工作:
1、对采购项目进行综合分析
集中采购机构接到采购单位委托的采购项目后,应根据政府采购计划或采购单位提出的采购需求(或采购方案),从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析,为确定科学的采购清单提供保证。必要时可邀请有关方面的政府采购咨询专家或技术人员参加对采购项目进行论证、分析,同时也可以组织有关人员对采购项目的实施现场进行踏戡,或者对生产、销售市场进行广泛的调查,以提高综合分析的准确性和完整性。
(1)预算分析:主要分析采购项目资金来源及落实情况,如在采购资金中预算内资金、预算外资金、其他资金所占的比例,预算内资金是否有预算批复文件,预算外及其他资金是否已落实到位等。凡采购资金不落实的一律不予采购。
(2)需求分析:会同有关专家对采购项目的技术要求、供货期等采购要求进行论证、分析,通过分析准确掌握采购单位的采购需求。
(3)生产分析:主要是通过各种渠道调查、掌握所需货物的生产企业情况、工程或提供服务的供应商情况等,如生产企业或供应商的数量、规模、经营、分布情况等。
(4)市场分析:主要是分析所需货物、工程或服务的市场价格、供求关系等,通过分析应明确当前市场是卖方市场还是买方市场,以便为制定相应的谈判策略提供依据。
(5)风险分析:主要是通过对采购项目预算、需求、生产及市场等因素的分析,进一步分析采购风险,为预防风险的发生制定相应的措施。
(6)成本分析:主要是根据采购项目的特点和技术要求,对采购过程的各种因素进行分析,预测采购费用,以便使采购成本得到合理控制。
2、确定采购清单
通过进行项目分析会同采购单位及有关专家确定采购清单及有关技术要求。对有些较大的项目在确定采购清单时有必要对项目进行分包。
对采购项目进行分包时,应注意掌握以下原则:
(1)根据采购对象的品目分包:同一品目归为一包;
(2)根据采购对象的数量分包:同一品目的采购对象,如数量较大,为扩大中标面可划分为若干个包。
(3)根据经销企业分包:只有专门公司才经营的采购对象不要同其他采购对象放在同一个包。
(4)根据企业生产能力分包:同一品目的采购对象采购数量较大的,由于企业的生产能力有限,可以划分为若干个包。
3、编制竞争性谈判采购邀请函
根据项目分析情况和采购项目清单编制竞争性谈判邀请函。竞争性谈判采购邀请函主要是为邀请供应商方便,其格式和内容将构成谈判文件的组成部分。邀请函由正文和附件两部分组成,主要内容应包括:项目简介和采购设备清单及技术要求;对谈判方的资质要求;获取谈判文件和递交报价文件及参加谈判的时间、地点、方式;主要商务条款;确定成交的一般性原则;其他需说明的事项;联系地址、联系方式、联系人等。
4、制作竞争性谈判文件
谈判文件是供谈判方制作报价文件和谈判方案、参加谈判以及谈判小组成员在谈判过程中使用的有关材料。竞争性谈判文件主要包括以下五个部分:
(1)谈判采购邀请函:一般与上面已经制作的用于邀请供应商的邀请函格式相同。
(2)采购项目要求及采购项目清单。
(3)谈判方须知。
(4)商务条款或合同格式。
(5)报价文件及谈判方案制作格式。5、邀请供应商
供应商受邀请的条件以及邀请的方式应遵循竞争性谈判文件所确定的供应商资格条件和邀请方式及的相关规定。一般有两种方式,即采取公开邀请方式和有限邀请方式。
一是公开邀请方式,是指在政府采购管理机构(财政部或省、市财政部门)指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息,刊登谈判采购邀请函,广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。
二是有限邀请方式,是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商,以送发书面邀请函的办法邀请其前来谈判的一种方式(邀请过程应自觉接受监督)。
6、进行资格预审
在技术谈判结束后,谈判小组要对采购方案中具有共性的有关技术要求进行调整,对采购方案的技术部分要进行变更。变更的部分要在下一轮谈判前及最终承诺报价时以书面方式告知每个参加谈判的供应商。
6、确定进入商务谈判的供应商名单
技术谈判结束后,谈判小组应根据技术谈判情况集体决定所供货物(工程或服务)技术标准符合项目要求的供应商进入商务谈判(谈判顺序由谈判小组抽签决定)。对技术条件与谈判文件和采购方案技术要求有重大差异、无资格进入下一阶段谈判的供应商,要以书面形式说明资格无效的原因。
进入商务谈判的供应商应根据技术谈判情况向谈判小组提供第二次报价及相关说明。
6、进行商务谈判
谈判小组根据进入商务谈判的供应商提供的第二次报价及相关说明,分别与其就价格、交货期、付款方式、售后服务等商务条款进行谈判。
商务谈判结束后,谈判小组应根据商务谈判情况,修改采购方案中具有共性的部分商务条款,修改或补充部分应在下一轮谈判中前及最终承诺报价时以书面方式告知每个参加谈判的供应商。
7、确定进入最终承诺报价的供应商名单
谈判小组应集体研究决定进入最终承诺报价的供应商名单。对商务条件与谈判文件和采购方案的商务要求有重大差异、无资格进入最后承诺报价的供应商应以书面形式说明无效的原因。
8、组织最终承诺报价
最终承诺报价由谈判小组负责组织,一般程序为:
(1)向进入最终承诺报价的供应商发出采购方案变更书面补充说明、最终承诺报价须知和最终承诺报价文件格式。
(2)参与商务谈判的各供应商应在规定的时间一起向谈判小组密封报出各自的最终承诺报价,最终承诺报价要以书面形式报出,可以不加盖公章,但必须由法定代表人或授权委托人亲笔签署。
(3)最终承诺报价结束后,谈判小组应公开报出每个供应商的最终承诺报价(是否举行公开仪式,由谈判小组根据谈判文件规定并结合谈判情况决定)。宣读最终承诺报价时,谈判组织方、谈判小组成员、供应商代表、监督方代表、工作人员应在场。
(4)谈判小组应做好最终承诺报价记录。9、对最终承诺报价进行综合评审
最终承诺报价结束后,谈判小组应根据谈判文件规定的评审办法、评审标准、评审程序对所有的最终承诺报价进行综合评审,具体办法是:
(1)谈判小组应集体审阅各个供应商的最终承诺报价文件,在审阅过程中,对最终报价文件中的有关问题应予以记载。
(2)谈判小组应集体研究并确定有效的最终承诺报价。
(3)谈判小组应对的每份有效的最终承诺报价进行综合评价,一般采取综合评分法,也可以采取方案比较法(依据谈判文件的规定)。
10、审核汇总最终承诺报价综合评审结果
(1)谈判小组成员在综合评分表或方案比较表上签字后交审核小组审核。审核小组由监督方代表、谈判组织方代表、有关方面代表(技术专家)组成,组长为谈判组织方负责人(其成员总数为3人以上单数)。
(2)审核小组根据谈判文件规定的评审办法对每一位谈判小组成员的综合评分表或方案比较表进行审核,经审核有与谈判文件规定有差异的,应要求谈判小组成员予以更正。审核结束后,审核小组全体成员签字后将综合评分表或比较表交工作人员汇总。
(3)工作人员对谈判小组成员的综合评分表或方案比较表进行汇总、排序,编制汇总表,经汇总人和审核小组签字后再送谈判小组。
11、谈判小组出具最终谈判结果
(1)谈判小组每位成员都应根据谈判情况和综合评审情况出具谈判意见表,以表明自己对各谈判方和推荐预成交供应商的意见。
(2)谈判小组根据其成员的意见确定最终谈判结果,推荐预成交单位。预成交单位按综合评审得分或方案优劣依次排序。
(3)谈判小组出具竞争性谈判结果报告。
(4)公证机关、监督机关报告公证及监督情况。
12、确定成交单位
成交单位的确定,按采购单位的委托权限办理。采购单位自行确定成交单位的,由采购单位依据竞争性谈判结果报告直接确定,确定结果应以书面形式通知集中采购机构;由集中采购机构确定的,一般应按以下程序进行:
(1)集中采购机构在规定时间内,召开确定成交的会议。确定成交的会议由集中采购机构负责人主持,应由下列人员参加:项目执行部门负责人或谈判方组织者,采购单位负责人或授权委托人,公证机关及监督方代表,谈判小组成员代表(组长),有关方面技术专家。
(2)确定成交会议应首先听取项目执行部门负责人或谈判方组织者对项目实施准备情况的汇报,以及谈判小组成员代表(组长)对谈判情况的汇报和确定成交单位的建议,公证机关和监督机关的公证、监督意见,并查阅项目准备情况资料和谈判过程的有关资料以及各供应商提交的报价文件、最终承诺报价文件,审查谈判小组提交的竞争性谈判结果报告。
(3)参加会议的每位成员都应发表自己的意见,最后经集体表决确定成交单位。
13、签发成交结果通知书
采购单位自行确定成交结果的,由采购单位签发成交通知书;集中采购机构签发的,按以
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