EPC总承包建筑工程设备材料管理办法

EPC总承包建筑工程设备材料管理办法1.1设备材料管理和控制机构物资设备部是项目部物资供应管理机构，由项目经理和分管副经理领导，供应部下设专业计划员和仓库保管员，负责物资接收、采购、检验、保管和发放。1.2部门人员职责1.2.1物资设备部职责（1）物资设备部长职责：及时掌握工程项目的施工进度，组织货源，按时、适时的供料到班组；组织材料的接收、检验、保管和发放工作，组织施工材料的调拨和提运工作；组织分供方的评审，签订供货协议或合同。（2）材料计划员职责：根据施工进度、材料预算、库存情况，做好材料汇总及平衡工作，组织货源、保证供应；掌握供需规律，及时做好材料的核销工作，做到材料来有源、去有踪，节、超、余、缺、资源清，基础资料档案化。（3）料保管员职责：负责库内材料保管保养工作，熟悉材料及设备的保管、保养规程及生产厂家的特殊要求；维护库容库况、清洁卫生、消防安全；会同交货人员进行材料入库检验，填写到货记录并将合格证归档管理和材料标识；对库内材料进行永续盘点，保证帐、卡、物相符，建立完善的管理台账。1.2.2工程管理部职责（1）按设计图纸和我公司内部施工定额，编制工程施工主要材料、辅助材料、手段用料的预算，报批后通过内部文件传递渠道递送至物资设备部，作为物资设备部进行物资采购或由业主供应仓库进货的依据。（2）协同物资设备部、质量管理部进行到货物资的检验工作。（3）编制班组领料分割预算，作为施工班组领料的依据。1.2.3质量管理部职责（1）协同物资设备部、工程管理部进行到货物资的检验工作。（2）对物资设备部执行ISO9000标准情况进行审核和指导，保证用于工程的材料满足ISO9000标准的要求。（3）对工程材料的仓储管理、现场管理进行监督，对违反管理规定的部门和个人进行处罚。1.3材料采购计划管理材料供应部材料计划员根据项目部技术部门编制的经业主批准的材料预算，平衡库存后，编制材料采购（调拨）计划，材料采购计划经项目经理批准后，交采购员进行采购；物资调拨计划经采购经理批准后，作为到业主领料的依据。1.4材料采购管理（1）物资采购业务模式和方式主要包括框架协议采购、招标采购、询比价采购。大宗主要物资按集团公司规定应采取框架协议采购、招标采购，其他采取询比价采购。（2）物资采购的运行方式分为网上采购和网下采购，网上采购是指在中国电子商务网站实施的采购，其对应的运行方式为网下采购。按集团公司规定，公司物资采购必须执行网上采购，因系统外工程业主推荐等特殊情况需要进行网下采购时，必须按公司网下采购申请审核流程进行审批后实施。（3）网上采购按《网上采购审核流程》在中国石油化工物资采购电子商务系统上进行。（4）网下采购按公司《网下采购申请审核流程》审批意见实施采购。（5）物资装备部物资采购实行专业化分工、流程化操作的业务运行机制。部门内部实行供应商选择、价格确定和货款支付申请等相互分离、相互监督制衡的业务运行模式。（6）在网上采购过程中，对于专利产品、独家代理等确实只能向单一供应商询价的，要注明原因、严格履行审批程序并纳入重点监控。1.5暂估价设备材料的采购1.5.1暂估价设备材料采购程序对于依法必须招标的暂估价设备材料采购，由我公司组织招标，按照以下2种方式执行：（1）第1种方式①我公司根据施工进度计划，在招标工作启动前14天将招标方案通过监理人报送业主审查，7天内收到业主我公司报送的招标方案后批准或提出修改意见后，按照经过业主批准的招标方案开展招标工作；业主有权确定招标控制价并按照法律规定参加评标。②在与供应商签订暂估价合同前，提前7天将确定的中标候选供应商或中标候选分包人的资料报送业主，业主应在收到资料后3天内与我公司共同确定中标人；我公司应当在签订合同后7天内，将暂估价合同副本报送业主留存。（1）第2种方式对于依法必须招标的暂估价设备材料采购，由业主和我公司共同招标确定暂估价供应商，我公司按照施工进度计划，在招标工作启动前14天通知业主，并提交暂估价招标方案和工作分工。业主应在收到后7天内确认。确定中标人后，由业主、我公司与中标人共同签订暂估价合同。1.5.2暂估价设备材料采购除专用合同条款另有约定外，对于不属于依法必须招标的暂估价设备材料采购，按照以下3种方式执行：（1）第1种方式：对于不属于依法必须招标的暂估价项目，按本项约定确认和批准：①我公司根据施工进度计划，在签订暂估价项目的采购合同、分包合同前28天向监理人提出书面申请。监理人应当在收到申请后3天内报送业主，业主应当在收到申请后14天内给予批准或提出修改意见，业主逾期未予批准或提出修改意见的，视为该书面申请已获得同意；②业主认为我公司确定的供应商无法满足工程质量或合同要求的，业主可以要求我公司重新确定暂估价项目的供应商、分包人；③我公司在签订暂估价合同后7天内，将暂估价合同副本报送业主留存。（2）第2种方式：我公司按照约定的方式确定暂估价项目。（3）第3种方式：我公司直接实施的暂估价设备材料采购。对我公司具备实施暂估价项目的资格和条件的，经业主和我公司协商一致后，可由我公司自行实施暂估价项目，合同当事人可以在专用合同条款约定具体事项。1.6设备及工程材料的接检保运措施1.6.1设备、材料进场前质量控制（1）制定重要设备、材料监造计划，凡实施监造的设备、材料监造人员应事先编写监造大纲（或细则），未经监造人员签字，产品不得出厂验收。（2）重要设备、材料出厂前，邀请业主、质量监督站等有关部门进厂检验，检查产品质量和监造人员的工作质量，及时发现和处理质量问题堵绝不合格产品出厂。（3）采购人组织有关单位专业人员、制造商代表（约定）进行设备、材料、构配件的开箱检验，指定专人填写开箱记录，参检人员应予签认。开箱检验的主要内容是：装箱清单与实物名称、规格（型号）、数量核查；设备铭牌与材料色标核查；实物与质量证明文件（包括监检、监造文件）、随机资料核查；实物外观质量检查。（4）制定入库设备、材料的检、试验方案，组织专业人员或委托第三方进行检验、试验。检验不合格的设备、材料、构配件不得进入施工现场。（5）监造过程、开箱检查和复验中发现的质量问题由采购人负责解决并反馈给质量监督站。（6）设备、材料、构配件入库及复验后要有明确标识，无标识或标识不清的设备材料不得发放用于工程。采购人须加强设备、材料、构配件质量证明文件的管理，对各类质量证明文件必须有供应商提供的原件一份，其余可为复印件；供应商未提供原件时，复印件应加盖供应商红章且文字数据应清楚；大批量的材料用于多个工程时，质量证明文件原件的复印件加盖采购人的红章也可作原件对待。质量证明文件必须随设备、材料、构配件同时发放1.6.2设备材料入场后的质量控制材料、构配件是本工程施工的主要骨件，材料的质量是工程质量的重中之重，材料不符合要求，会直接影响工程质量，对此，本公司制定了一系列措施加以控制，对所有材料做到双控检验，不合格者严禁入场。1）对用于工程的主要材料，进场必须具备正式的出厂合格证和材质检验单。进场后抽样复检，合格后方能使用，否则无条件退场。2）工程中所有各种构件必须具有厂家批号和出厂合格证，权威部门的检验合格证，构件在使用前必须分堆码好。3）凡标志不清或认为质量存在问题的材料，杜绝进场，采购进材时，必须做到货比三家，证件齐全方能选用。4）现场配制的材料，如砼、砂浆、防水材料、防腐材料、绝缘材料、保温材料等的配合比，须经用方有关部门验算同意后，按单实施，并留足砼、砂浆试块。5）仔细核对认证其材料的品种、型号、性能无误。（1）进入现场的设备、材料、构配件的质量由我公司自检，监理单位核验，业主、质量监督站抽查。设备、材料、构配件无标识或标识不清、无质量证明文件时我公司不得领用（紧急放行须办理手续）。设备、材料、构配件运往现场安装前，我公司必须进行检查、验收，作好《自检记录表》，填写“工程材料/构配件/设备报审表”向监理工程师进行报验；报审的物件为一件以上时，必须列出数量清单编上序号，且与质量证明文件的序号相对应以便核对。（2）监理工程师在审核我公司设备、材料报审资料的同时对实物进行抽查；未进行自检的设备、材料，监理工程师不接受报审。（3）设备、材料安装前，我公司应按施工规范要求进行复验，复验检测报告应作为交工文件的组成部分。（4）制定标识管理办法，现场安装作好标识移植，不合格品应隔离存放。工程安装完成后，对有使用合金材料的部位，由监理、施工、装置人员共同检查确认，有疑问时，由我公司进行复验。我公司自购的设备材料，必须有完整、齐全、清晰的质量证明文件，并由监理人员按规定见证取样复验。1.6.3材料的入库验收管理（1）材料的检验、试验管理工作应遵守下列规定要求：①材料的标准、定货合同。②设计图样规定的技术要求和质量标准。1.6.4材料检验工作流程及其内容（1）材料送达仓库后，进入待验收区，由保管员及时对材料的包装、数量和外观进行检查，并填写《接收验证记录》及《验收通知单》，24小时内由检验员到仓库验收。（2）材料责任工程师和检验员审核质量证件，并在质量证件上自编号。（3）按检验分工，检验员负责外观质量验收和几何尺寸检测，保管员负责数量清点，如有不符，再由检验员复核。（4）若厂家提供的质量证件上有漏检项目或对其技术指标有置疑，可按材料标准进行所缺项目或其置疑项目的复验，由检验员制取试样，办理试样加工和试验委托。（5）由检验员和材料责任工程师对检验、试验机构出具的检验、试验报告进行审核，如有不合格，按规范规定处理。（6）检验合格的材料应在质量证明文件（包括检试验报告）的自编号处写明材料标准、合格数量、日期等记载内容，并由检验员和材料责任工程师分别签章确认。（7）由检验员按规定对检验合格材料实物作标识。保管员和检验员分别在入库单上签章，办理入库手续。（8）对检验不合格的材料，应做好标识且隔离存放，报计划员和材料责任工程师评审，采取退货或降级使用等方法分别处置。（9）经评审可降级使用的材料应有详细记录、处置意见和特殊标识，并应在限定范围内使用。1.6.5物资紧急放行处理原则（1）进货检验中，由于急需来不及检验时，必须由业主主管领导授权的审批人批准，必须做出明确标识和记录，发现不合格立即更换。（2）紧急放行仅限于可更换部位的物资。1.6.6不合格品的处置（1）验收不合格的物资应拒收，已达现场的应立即运出现场；不合格品由我公司提出，监理机构确认，应通知采购人处理并最终提供合格品。（2）轻度不合格但不影响工程质量的物资，必须经业主和监理机构同意后方可接收。1.7关键环节针对性措施1.7.1设备材料的代用管理（1）材料代用时，应由供应方提出申请，报设计人员、施工技术人员和业主批准后，方可执行。并执行以下规定：①如果任何后继法律、法规、规章、规范、标准和规程等禁止使用合同中约定的材料和工程设备，应当按业主约定的程序使用其他替代品来实施工程或修补缺陷。②当使用替代品，至少在被替代品按批准的进度计划用于永久工程前56天以书面形式通知监理人并随此通知提交下列文件：a.拟被替代的合同约定的材料和工程设备的名称、数量、规格、型号、品牌、性能、价格及其他任何详细资料；b.拟采用的替代品的名称、数量、规格、型号、品牌、性能、价格及其他任何必要的详细资料；c.替代品使用的工程部位；d.采用替代品的理由和原因说明；e.替代品与合同中约定的产品之间的差异以及使用替代品后可能对工程产生的任何影响；f.价格上的差异；g.监理人为做出适当的决定而随时要求我公司提供的任何其他文件。监理人在收到此类通知及上述文件后，应在28天内向我公司给出书面指示。如果28天内监理人未给出书面指示，应视为监理人和业主已经批准使用上述替代品，我公司可以据此使用替代品。h.任何情况下，替代品都应遵守业主对相关材料和工程设备的要求。1.7.2设备材料的报验管理（1）采购的材料和工程设备，应保证产品质量合格，在材料和工程设备到货前24小时通知监理人检验。进行永久设备、材料的制造和生产的，必须符合相关质量标准，向监理人提交材料的样本以及有关资料，在使用该材料或工程设备之前获得监理人同意。（2）采购的材料和工程设备不符合设计或有关标准要求时，在监理人要求的合理期限内将不符合设计或有关标准要求的材料、工程设备运出施工现场，并重新采购符合要求的材料、工程设备，由此增加的费用和（或）延误的工期，由我公司承担。1.7.3样品的管理1.7.3.1样品的报送与封存（1）样品的报送程序如下：①在计划采购前28天向监理人报送样品。报送的样品均应来自供应材料的实际生产地，且提供的样品的规格、数量足以表明材料或工程设备的质量、型号、颜色、表面处理、质地、误差和其他要求的特征。②每次报送样品时应随附申报单，申报单应载明报送样品的相关数据和资料，并标明每件样品对应的图纸号，预留监理人批复意见栏。监理人应在收到报送的样品后7天向我公司回复经业主签认的样品审批意见。③经业主和监理人审批确认的样品应按约定的方法封样，封存的样品作为检验工程相关部分的标准之一。我公司在施工过程中不得使用与样品不符的材料或工程设备。④业主和监理人对样品的审批确认仅为确认相关材料或工程设备的特征或用途，不得被理解为对合同的修改或改变，也并不减轻或免除我公司任何的责任和义务。1.7.3.2样品的保管经批准的样品应由监理人负责封存于现场，我公司应在现场为保存样品提供适当和固定的场所并保持适当和良好的存储环境条件。1.7.4材料质量证明文件的管理1.7.4.1质量证明文件分类（1）供货厂家提供的原始质量证明文件。（2）有考证和追踪价值的原始证明文件的复印件。（3）由业主确认的检验机构提供的试验报告或其复印件。1.7.4.2质量证明文件的要求（1）证明文件必须有发证单位公章，当分供方提供的证明文件为复印件时必须加盖分供方的公章和经办人签章，且字迹清晰。（2）证明文件的品名、规格、型号、材质、生产批号、标记数量等要与材料实物或其标记的相应内容相符。（3）证明文件所证明材料应符合相应法规的要求。1.7.4.3证明文件审核（1）由检验员在证明文件上作¡°检验记载¡±，¡°检验记载¡±的内容包括材料计划员所编证明文件自编号、材料验收时所遵循的材料标准代号、证明材料数量及其它说明事项并签章。（2）材料责任工程师审核证明文件，确认无误后签章。1.7.4.4证明文件的管理（1）原始质量证明文件应统一由物资设备部负责，按材料类别归档保管，工程竣工后，统一交工程管理部纳入交工技术文件。（2）发料时应随时向领料单位提供查询质量证件的方便，必要时应按领料单位的要求提供材料质量证明文件的副本或复印件。1.7.5材料的标识管理（1）检验、试验状态标识按材料状态标识为：合格区、不合格区、待验区。（2）对入库保管的材料，以悬挂标牌、粘贴标签、涂刷色标等方式作为标识。但自身标明型号、规格和材质的材料可不做标识。1.7.5.1下列材料均应作色标（1）合金钢、不锈钢材质的钢材或配件。（2）优质碳素钢及以上材质的紧固件。（3）设计用于高温工艺条件下的材料。1.7.5.2下列材料可不做色标（1）阀门根据¡°阀门试验管理办法¡±的规定，可逐个打钢印或电刻标记其阀号，不另作色标。（2）缠绕式垫片可按其材料本色来判定，其中石棉本色灰白，石墨本色灰黑，聚四氟乙烯本色为白色，可不再作色标。（3）普通碳素钢材料、配件及紧固件一般不作色标和标记。（4）设备铭牌完整，可不另作标记。（5）焊条、焊丝和焊剂，可在其包装物上用书写或挂牌等方式作以¡°证件自编号¡±为内容的标记。（6）外引进材料，若外商已作标记和色标，原则上不另作标记和色标。1.7.5.3标识的移植（1）库存材料的标识移植由保管员负责（2）现场材料的标识移植由施工班组负责。（3）材料的标识应分别由仓库保管员或施工班组根据出库和使用进度将原有标识按要求移植在尚未出库和使用的材料上。1.7.6仓储管理（1）材料的储存方式可分为：可控温度、湿度库房、一般库房、露天料场和直达现场等四种：①可控温度、湿度库房，是指密闭的、装有去湿机、温度、湿度仪和必要时还应装有恒温、恒湿设施的库房，可根据存放物品储藏规定的要求调节库房内的温度和湿度。这类库房主要用于焊条、焊丝和焊剂等焊接材料及部分精密仪器仪表和贵重金属材料的存放和保管。②一般库房可采用活动板房和临建平房，用于储存管阀配件、仪器仪表、电气元件及材料、小型动设备、零配件及有色金属材料等可能进库的材料。储存材料均应与墙、地隔离。③露天料场应有环形道路，并做好排水沟。存放材料应垫高300mm以上，对有防水、防湿要求的、还应用蓬布等盖严。④各类大型动、静设备，可直接运抵施工现场指定地点，并按规定做好上盖、下垫，对易丢失的随机零、配件，应拆下进库保管。⑤做好库存物资的保养和维护工作，库存物资做到“十不”，即不锈、不霉、不潮、不变、不混、不坏、不爆、不漏、不腐、不冻。（2）材料入库验收合格后，保管员应凭《入库单》及时登记《物资明细帐》。明细帐的帐类按如下规定设置为二个大类五个中类：①价拨材料包括甲供材料和自购材料明细帐。②无价材料包括设备、无价材料及成套引进材料明细帐。（3）所有的库存材料的存放地点，均按如下规定进行“四号定位”，及时贴挂料签。材料的每个存放货位均应挂标签，标签内容包括：材料名称、规格型号、供货单位、到货时间、到货数量、领料单位、领料日期、领料数量、库存数量。①露天存放和存放于库内垛位上的材料按“库号—区号—垛号—位号”四号定位。②存放于库内货架上材料按“库号—架号—层号—位号”四号定位。1.7.7材料的发放（1）供应计划员核对发料依据后，开具领料单时，应将材料名称、规格型号、证件自编号、工程名称或编号、使用部位（如单线图号）、领料单位、领用数量等内容填写清楚。（2）保管员按照供应计划员开具的领料单，核对完毕后，发料到领料单位。（3）计划员应根据工程进度，以限额领料卡为依据严格控制发放数量。当施工单位超限额领料时，应填写预算外用料特批单，经项目经理批准后方可发放。（4）未经检验合格的材料，不准发放使用。对确因工程急需且同时符合下列三个条件时，可按公司程序文件《材料保管、发放管理程序》经项目部工程管理部部长审核、总工程师批准，办理材料紧急放行手续。紧急放行后的材料由项目部供应部部长负责在规定时间内组织完成材料的检验、试验，并根据其结果对所紧急放行材料分别作消号或返回处置。①材料已做明确的标识和记录。②放行的经检验为不合格材料时能及时追回。