办公会议制度规章制度

办公会议制度规章制度第一章总则

为确保公司办公会议的规范化、高效化，提高决策的科学性、民主性和执行力，特制定本会议管理制度。本制度适用于公司层面各类办公会议，包括但不限于总经理办公会、部门例会等。

一、会议目的

1.传达公司战略、政策及工作要求；

2.分析公司运营状况，解决存在的问题；

3.协调部门间工作，提高工作效率；

4.汇集员工智慧，促进公司发展。

二、会议原则

1.高效原则：会议应注重实效，议题明确，议程紧凑，确保会议在规定时间内完成；

2.民主原则：鼓励与会人员充分发表意见，尊重不同观点，实行集体决策；

3.保密原则：会议内容涉及公司机密，与会人员应严格遵守保密规定；

4.节约原则：合理安排会议时间、地点，减少不必要开支。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如周例会、月度会议等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

四、与会人员

1.会议主持人：由公司领导或相关部门负责人担任；

2.与会人员：根据会议议题，邀请相关部门负责人及有关人员参加；

3.记录人：由会议主持人指定，负责会议记录及纪要整理。

五、会议通知

1.会议通知应明确会议时间、地点、议题、与会人员等；

2.会议通知应在会议召开前一定时间发送，确保与会人员做好参会准备。

六、会议纪律

1.与会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退；

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，保持会场秩序；

3.与会人员应积极参与讨论，保守会议秘密，遵守会议规定。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议的严肃性和有效性。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，特制定以下会议流程：

一、会前准备

1.确定议题：会议主持人根据公司工作需要，提前征集议题，明确会议讨论的重点和目标；

2.发送会议通知：由会议记录人负责，按照会议主持人确定的议题、时间、地点等信息，发送会议通知；

3.准备会议材料：相关部门应提前准备与议题相关的背景资料、数据报告等，并在会议前提交给会议主持人；

4.确定与会人员：会议主持人根据议题需要，确定与会人员名单，并通知记录人；

5.会议室预约与布置：会议主持人负责预约会议室，并根据会议需求进行适当布置。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，记录人负责统计与会人员出勤情况；

2.会议主持人开场：会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和预计时长；

3.主题发言：会议主持人或相关部门负责人针对议题进行主题发言，阐述观点和建议；

4.讨论环节：与会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，提出解决方案；

5.决策环节：会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行集体决策；

6.会议总结：会议主持人对会议讨论成果进行总结，明确下一步工作要求和责任分工。

三、会议记录与整理

1.记录人应详细记录会议讨论过程、与会人员的观点和决策结果；

2.会议结束后，记录人应在规定时间内整理会议纪要，确保内容准确、完整；

3.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、议题、讨论情况、决策结果等；

4.会议纪要经会议主持人审阅后，发送给与会人员，以便跟踪落实。

四、会议督办与反馈

1.会议决策事项的执行情况，由相关部门负责人负责督办；

2.记录人应定期收集会议决策事项的落实情况，并在下次会议中进行反馈；

3.会议主持人对会议决策事项的执行情况进行评估，对未落实或落实不力的事项进行追踪和问责。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保公司各项工作有序推进，特制定会议纪要的跟踪落实制度，具体如下：

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经会议主持人审阅确认后，由记录人在规定时间内通过邮件、企业通讯平台等方式发送给所有与会人员；

2.会议纪要应明确标注需执行的事项、责任部门、责任人及完成时限；

3.与会人员收到会议纪要后，应及时阅读并传达至相关人员，确保信息畅通。

二、会议决策事项的执行与督办

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，明确责任人并落实执行；

2.相关部门负责人应加强对会议决策事项的督办，确保各项工作按照既定计划推进；

3.对于涉及多个部门协同完成的决策事项，牵头部门应主动协调，确保各部门之间的沟通与协作。

三、会议决策事项的进度反馈

1.记录人应定期收集各责任部门对会议决策事项的执行进度，并在下一次会议中进行汇报；

2.会议主持人应对会议决策事项的执行情况进行评估，对存在的问题及时指导、协调和解决；

3.对于未能按期完成的决策事项，责任人应向会议说明原因，并提出相应的解决方案。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行归档，便于查阅和追溯；

2.记录人应确保会议纪要的完整性和安全性，防止泄露公司机密；

3.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要，记录人应提供便利。

五、会议决策事项的闭环管理

1.会议主持人应关注会议决策事项的闭环管理，确保各项工作落实到位；

2.对于长期未解决的决策事项，应纳入公司重点关注事项，实行挂牌督办；

3.通过对会议决策事项的跟踪落实，不断提高公司决策执行力，促进公司持续健康发展。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，维护会议秩序，提升会议质量，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前预约会议室，填写会议室预约表，明确会议时间、参会人数等信息；

2.会议室安排：会议室管理员根据预约情况进行合理安排，确保会议需求得到满足；

3.临时使用：如遇紧急会议，会议室管理员应协助安排临时会议室，并根据实际情况调整预约安排。

二、会议室设备与管理

1.设备检查：会议前，会议室管理员应检查音响、投影仪、电脑等设备是否正常运行，确保会议顺利进行；

2.设备操作：会议期间，由会议室管理员或指定人员负责设备操作，确保设备使用安全；

3.设备维护：定期对会议室设备进行维护保养，及时更新损坏设备，保障会议需求。

三、会议室环境与卫生

1.环境布置：会议室应保持整洁、安静，适当摆放绿植，营造舒适会议环境；

2.卫生清洁：会议前后，会议室管理员负责对会议室进行卫生清洁，确保卫生状况良好；

3.会议期间，与会人员应保持会议室卫生，不乱丢垃圾。

四、会议室安全与保密

1.安全管理：会议室管理员负责会议期间的安全管理，确保消防设施、安全通道等符合规定；

2.保密措施：会议涉及公司机密内容时，与会人员应严格遵守保密规定，不在会议室外谈论会议内容；

3.会议资料：会议结束后，记录人应妥善保管会议资料，防止泄露公司机密。

五、会议室服务与改进

1.会议服务：会议室管理员应主动了解与会人员需求，提供必要的服务，如茶水、文具等；

2.意见收集：定期收集与会人员对会议室管理及服务的意见和建议，不断优化会议室管理；

3.改进措施：针对意见和建议，及时调整会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五章附则

为确保本会议管理制度的贯彻执行，特