酒店会议会务管理制度

酒店会议会务管理制度第一章总则

一、为了加强酒店会议会务的管理，提高会议效率，确保会议质量，根据酒店管理相关规定，特制定本制度。

二、本制度适用于酒店内部各类会议的筹备、组织、召开及会后相关工作。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.预备充分，议题明确；

3.讨论充分，决策民主；

4.记录详实，落实到位。

四、会议分为例行会议和临时会议。例行会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

五、各部门应按照本制度规定，认真组织会议，确保会议质量。参会人员应积极参与，遵守会议纪律，提高会议效果。

六、会议的组织与管理应遵循以下程序：

1.提交会议议题；

2.确定会议时间、地点；

3.召开会议；

4.汇总会议决议；

5.跟踪落实会议纪要。

七、酒店应设立专门的会议室，配置必要的会议设施，为会议的召开提供保障。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行，如有违反，将按照酒店相关规定予以处理。

九、本制度的解释权归酒店管理部门。如有疑问，请向酒店管理部门咨询。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应明确会议的主题，确保会议内容紧密围绕主题展开，实现预期目标。

2.拟定会议议程：根据会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3天向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议所需的各种材料，包括会议议程、背景资料、相关报告等，并在会前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责签到，确保参会人员准时参加会议。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：根据会议议程，各发言人依次进行发言，阐述观点、分析问题、提出建议。

4.会议讨论：参会人员针对发言内容进行充分讨论，提出意见和建议。

5.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行决策，形成会议决议。

三、会议纪要

1.会议记录：会务人员应详细记录会议过程，包括发言内容、讨论要点、决策结果等。

2.整理会议纪要：会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.分发会议纪要：会议纪要整理完毕后，应尽快发送给参会人员，以便了解会议内容和决议。

四、会议总结与反馈

1.会议组织者应在会议结束后对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供参考。

2.参会人员应积极参与会议总结，对会议的组织、内容和效果提出意见和建议。

3.会议组织者应根据参会人员的反馈，改进会议组织工作，提高会议质量。

五、会议后续工作

1.跟踪落实会议决议：会议组织者应制定具体的落实计划，明确责任人和完成时限，确保会议决议得到有效执行。

2.反馈落实情况：责任人在完成会议决议相关工作后，应及时向会议组织者反馈落实情况。

3.会议组织者应对会议决议的落实情况进行监督和检查，确保工作落实到位。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，应提交给会议主持人或相关负责人进行审批。

2.审批通过后，会议纪要应以正式文件形式发布，确保参会人员和相关人员都能收到并了解纪要内容。

3.会议纪要发布应及时，原则上不应超过会议结束后的3个工作日。

二、会议决议的责任分配

1.会议纪要中应明确各项决议的责任人，确保每一项工作都有人负责。

2.责任人应明确了解自己的任务，包括工作内容、目标和时限。

3.会议组织者应确保责任人具备完成任务的必要资源和支持。

三、会议决议的执行与监督

1.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的工作计划，并开始执行。

2.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查。

3.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时上报，并寻求解决方案。

四、会议决议的进度反馈

1.责任人应定期向会议组织者提供工作进度报告，确保会议纪要的跟踪落实情况透明。

2.会议组织者应根据进度反馈，及时调整工作计划，确保会议决议能够按期完成。

五、会议决议的完成评估

1.当会议决议规定的任务完成后，责任人应提交完成报告，包括工作成果和总结。

2.会议组织者应组织相关人员对完成情况进行评估，确保工作成果符合会议决议的要求。

3.对于未按期完成或完成质量不高的情况，应分析原因，制定改进措施，并追究相关责任。

六、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其相关的执行报告、进度反馈等材料应进行归档，以便日后查阅。

2.归档材料应按照规定的格式和标准进行管理，确保资料的完整性和可追溯性。

3.会议组织者应定期对归档材料进行审查，确保会议纪要的执行情况得到有效监督。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门或个人需提前向会务管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、参会人数、会议类型、所需设备等详细信息。

3.会务管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的设施，包括但不限于音响设备、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.会务管理部门应定期检查会议室设施，确保设施正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理调整，以提供舒适、高效的会议环境。

三、会议室使用

1.使用会议室时，应遵守会议室管理规定，保持室内整洁，爱护设施。

2.会议开始前，会务人员应检查会议室设备，确保设备正常使用。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离开座位，不得在会议室吸烟或进食。

四、会议室安全

1.会务管理部门应确保会议室安全，包括消防安全、用电安全等。

2.会议室应配备必要的消防设备，并定期进行安全检查。

3.会议期间，参会人员应了解并熟悉会议室的安全出口位置，确保在紧急情况下能迅速疏散。

五、会议室清洁与维护

1.会务管理部门应定期对会议室进行清洁，保持室内环境整洁。

2.会议室设施使用后，应恢复原状，确保下次使用时设备齐全、功能正常。

3.对于恶意损坏会议室设施的行为，将按照酒店相关规定予以处理。

六、会议室管理制度的监督与改进

1.会务管理部门应定期收集会议室使用反馈，了解会议室管理制度的执行情况。

2.根据反馈意见，及时调整会议室管理规定，提高会议室使用效率。

3.会务管理部门应不断优化会议室管理流程，为酒店会议提供更好的服务支持。

第五章附则

一、本制度的解释权归酒店管理部门所有。

二、本制度自发