公司会议管理制度(规范)

公司会议管理制度(规范)第一章总则

一、目的

为确保公司会议的规范化、高效化，提高决策质量和执行力度，制定本会议管理制度。本制度旨在明确会议的组织、流程、记录、落实以及会议室管理等方面的规定，为公司各项工作的顺利开展提供有力保障。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各层级会议的管理，包括但不限于公司董事会、总经理办公会、部门例会等。

三、基本原则

1.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则；

2.会议组织应遵循计划性、程序性、严密性、规范性的原则；

3.会议决策应遵循合法、合规、公平、公正的原则；

4.会议纪要应遵循真实、准确、完整、及时的原则；

5.会议落实应遵循明确责任、跟踪问效、确保执行的原则。

四、会议分类

1.公司级会议：包括董事会、总经理办公会、年度总结表彰大会等；

2.部门级会议：包括部门例会、专题协调会、技术研讨会等；

3.项目级会议：针对特定项目召开的会议；

4.其他会议：根据工作需要临时召开的会议。

五、会议召开

1.会议应由会议召集人提前通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等；

2.召集人应确保会议通知的及时性、准确性；

3.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退；

4.会议召集人可根据工作需要，决定是否邀请相关部门或人员列席会议。

六、会议纪律

1.参会人员应保持会议秩序，遵守会议纪律；

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意接打电话；

3.会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露会议讨论内容；

4.参会人员应积极参与讨论，充分发表意见，不得发表与会议主题无关的言论；

5.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真落实各项工作。

七、本制度的解释权归公司董事会，修订权归公司总经理办公会。各部门可根据本制度制定相应的实施细则，并报公司批准后执行。

八、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如遇特殊情况，需临时调整会议管理规定的，由会议召集人报公司批准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划或实际需要，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.拟定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理安排会议时间；

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，确定参会人员范围，包括必参会人员和可选参会人员；

4.通知参会人员：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容，确保参会人员提前做好准备；

5.准备会议材料：整理与会议议题相关的资料、报告等，提前分发给参会人员；

6.会议场地及设备准备：预订会议室，检查会议设备（如投影仪、音响、白板等），确保会议设施齐全、功能正常。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确认参会人员到场情况；

2.会议主持人开场：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

3.会议议程执行：按照议程逐项讨论议题，主持人应确保会议讨论有序进行；

4.会议发言：参会人员应围绕议题充分发表意见，尊重他人观点，保持会场秩序；

5.会议决策：针对议题进行投票表决或讨论达成共识，形成会议决策；

6.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作计划。

三、会议纪要

1.会议纪要编写：指定专人负责会议纪要的编写，确保记录真实、准确、完整；

2.会议纪要内容：包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等；

3.会议纪要审批：会议纪要完成后，需由会议主持人或相关部门负责人审批；

4.会议纪要发布：将审批通过的会议纪要分发给参会人员及相关人员，确保相关人员了解会议内容。

四、会议跟踪落实

1.落实责任人：明确会议决策的执行责任人，确保决策落到实处；

2.制定执行计划：根据会议决策，制定详细的执行计划，明确时间节点、完成标准等；

3.跟踪问效：对会议决策的执行情况进行跟踪，及时了解进展，协调解决问题；

4.反馈结果：执行责任人应及时向会议主持人或相关部门反馈执行结果；

5.评估会议效果：根据会议决策的执行情况，评估会议效果，为今后类似会议提供参考。

五、会议流程优化

1.定期收集会议流程方面的意见和建议，不断提高会议效率；

2.对会议流程中存在的问题，及时进行调整和改进；

3.定期组织培训，提高会议组织者和参会人员的会议管理能力；

4.不断探索创新会议形式，如线上会议、视频会议等，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，确保内容详实、准确；

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、决策事项、责任分配及执行期限等关键信息；

3.会议纪要经主持人或相关负责人审批通过后，应及时发布给所有参会人员及相关执行部门；

4.对于涉及敏感信息或需要保密的内容，应在会议纪要中明确标注，并限制分发范围。

二、会议决策任务的分配与执行

1.根据会议纪要中的决策事项，明确责任部门和责任人，确保每项任务都有明确的责任主体；

2.责任人应制定详细的执行计划，包括实施步骤、时间节点、所需资源等；

3.责任人应定期向会议召集人或相关部门报告执行进度，遇到问题及时沟通解决；

4.对于跨部门的协作任务，应由会议召集人或指定协调人负责监督和协调。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.建立会议纪要跟踪机制，确保会议决策的执行得到有效监督；

2.定期检查会议决策的执行情况，对未按计划执行的项进行分析，找出原因，制定整改措施；

3.对于执行中出现的重大问题，应及时报告公司高层，寻求支持与指导；

4.通过会议纪要跟踪，促进公司决策的落实，提高工作效率和执行力。

四、执行结果的评估与反馈

1.责任人在任务完成后，应向会议召集人或相关部门提交执行结果报告；

2.对会议决策的执行结果进行评估，包括完成质量、时间效率、资源利用等方面；

3.根据评估结果，对执行过程中存在的问题进行总结，提出改进意见和建议；

4.将评估结果和反馈意见纳入公司管理改进流程，为后续会议提供参考。

五、持续改进与优化

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，总结经验，查找不足；

2.根据回顾结果，调整和完善会议纪要跟踪落实流程；

3.鼓励员工提出关于会议纪要跟踪落实的改进建议，采纳合理建议，不断提高管理效率；

4.通过持续改进，确保会议纪要的跟踪落实机制更加科学、合理、高效。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门或会议组织者提前向行政管理部提出申请；

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便行政管理部做好会议室安排；

3.行政管理部有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室资源得到合理利用；

4.遇有紧急会议，会议组织者可向行政管理部申请加急处理。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循预定时间，不得提前占用或延迟使用；

2.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议纪律，不得吸烟、乱丢杂物；

3.使用投影仪、音响等设备时，应确保设备正常，如有故障，应及时向行政管理部报告；

4.未经许可，不得携带外来人员进入会议室。

三、会议室设备管理

1.行政管理部负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行；

2.会议组织者在使用设备前应进行功能检查，发现问题及时反馈；

3.使用完毕后，应关闭设备电源，整理线缆，恢复会议室原状；

4.若设备在使用过程中出现故障，会议组织者应立即报告行政管理部，并协助维修。

四、会议室卫生与安全

1.会议室应保持干净整洁，行政管理部负责定期进行清洁；

2.会议室内禁止摆放易燃、易爆等危险物品；

3.会议组织者应确保会议室内人员安全，如有紧急情况，及时启动应急预案；

4.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室资源优化

1.行政管理部定期收集会议室使用情况，分析资源利用效率，为优化会议室配置提供依据；

2.鼓励部门间共享会议室资源，提高会议室使用率；

3.根据公司发展需求，适时调整会议室规模和数量，满足会议需求；

4.探索引入智能化会议室管理系统，提高会议室管理效率。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，行政管理部有权进行制止，并视情节给予警告或处罚；

2.如造成设备损坏、会议室卫生等问题，责任人需承担相应责任；

3.重复违规者，将纳入个人年度考核，影响晋升及评优；

4.各部门应加强对会议室管理规定的宣传和培训，提高员工的遵守意识。

第五章附则

一、本制度的解