文件与记录控制程序

文件名制定部门受控文件文件与记录控制程序行政部文件编号生效日期20LQ-QEP-001版次A1页次1/51．目的：使本公司质量/环境体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件被误用。2．范围：凡本公司内部制定的文件表格及外部客户提供的资料和收集的国际标准均适用。3．权责：参见3.1，3.2之规定。4．定义：无5．工作内容：基本流程工作内容外部文件流程图外部文件接收NG审查核准编号/登录发行分发旧版回收持续管理旧版原件保留3.1内部文件权责表文件阶层代码文件范围编写审查核准收发管制一QM/EM手册管理代表总经理总经理行政部二QEP/QP/EP程序书部门主管管理代表总经理行政部三WI指导书相关部门部门主管管理代表行政部四F表格相关部门部门主管部门主管行政部3.2外部文件权责表文件类别收发管制与产品/环境相关的图纸、规格等技术资料行政部与产品/环境相关的国家、国际标准行政部与产品相关的安全规格与标识行政部环境、劳动、安全、卫生方面的法律法规行政部4．定义4.1第一阶文件—质量/环境手册：简要说明本品质系统如何满足国际标准要求。第二阶文件—程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情，第三阶文件—指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准相关规章制度，说明如何做。第四阶文件—表单记录：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。5．作业内容5.1文件编写规则5.1.1编写规定5.1.1.1第二阶文件需依照（1）目的，（2）范围，（3）权责，（4）定义[无定义时填写“无”]，（5）作业内容，（6）相关文件，（7）表单，（8）三阶文件的章节编写和格式自定。5.1.1.2文件页次格式：如3页，则表示1/3，2/3，3/3……代表第一，第二，第三页。文件名文件编号版次页次受控文件文件与记录控制程序LQ-QEP-001A12/5基本流程工作内容内部文件流程图文件制定/修订/废止提出NG审查/核准编号/登录发行分发旧版回收持续管理旧版原件保留5.1.1.3各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1依此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1依此类推。5.1.2文件经3.1权责主管核准后即可制订。5.2各阶文件编号5.2.1一,二阶编号（公司代号）-（文件类别）-（流水号）5.2.1.1公司代号为“”的缩写“LQ”。5.2.1.2文件类别如QM代表质量手册/EM环境手册，QEP/QP/EP分别代表共用/质量/环境的程序文件。5.2.1.3文件流水号：01至99代表该份文件的顺序号。5.2.2三阶文件规则如下：(公司代号)-(WI)-（部门代号）-（文件类别及流水号）5.2.3质量/环境记录编号质量表格的编号:FMQ-（部门代号）-（流水号）AO(FM:FROM表格,Q:质量)环境表格的编号:FME-（部门代号）-（流水号）AO(FM:FROM表格,E:环境)共用表格的编号:FMQE-（部门代号）-（流水号）5.2.3部门代号：部门总经理管理者代表市场部行政部品质部代码ZJGDMDSDQC部门生产部采购部财务部工程部文控中心代码PDSCCWEDWK部门仓库BM5.3版本/版次管理：5.3.1文件的版本以A表示为初版，换版时变更为B，依此类推。5.3.2版次管理：版次修订规定为1～5为止各页版次可不同，但能于首页看出各修订页之情况；原始版次为A0。5.4需要管制的电子文件由专人负责设置密码进行输入与维护工作,其他人员不得进行修订,并依规定期限进行保存。5.5文件的登录：5.5.1文件编制或修订完成后由行政部对文件进行编号，版本核对确认无误后登录于《质量记录一览表》、《程序/作业指导书一览表》上，以便于识别管理文件的最新状态。文件名文件编号版次页次受控文件文件与记录控制程序LQ-QEP-001A13/5基本流程工作内容5.5.2需要管制的电子文件由专人负责设置密码进行输入与维护工作,其他人员不得进行修订,并依规定期限进行保存。5.5.3外部文件登录于《外来文件一览表》上进行统一管理。5.6文件的发行：5.6.1文件需发行到各相关部门使用时由行政部复印所需份数，并于复印件的每页适当位置上盖红色[受控文件]章后方可发行。5.6.2外部文件需发行到各相关部门使用时由行政部复印所需份数，并于复件的每页适当位置上盖红色[受控文件]章后方可发行。5.6.3文件原版由行政部实施中央控制，并在文件夹上标识正本文件。5.7文件的分发：文件分发时要求各接收部门负责人于《文件分发回收—览表》上签收。5.8文件的补发：如所使用的文件不慎丢失或破损而影响使用时，应由部门负责人员以“文件申请单”提出及说明原因与用途，并经管理代表核准后补发，且要做好签收记录。5.9文件的修订5.9.1文件的修订必须由原编制部门进行，原审核部门审核，如因某种原因指定新的部门来审核，则该部门应获得相关资料，以供参考。5.9.2文件修订前由相关部门向行政部提出“文件申请单”由管理代表确认后方可进行修订。5.9.3二，三阶文件修订时应在首页的修订栏里反映修订情况，日期，页次及版次。5.9.4当文件修订次数4次以上时整体文件须换版本。5.10文件的回收：5.10.1程序文件、指导书每次换版本时都应及时收回旧版文件,并盖[作废]章或打叉予以作废,文件回收时应注意份数及内容的完整性,且将收回情况登录于《文件分发回收—览表》上，但换版次时直接更换相关页次即可。5.10.2由行政部保留下原稿文件的前一版。5.11文件的保管：5.11.1文件的原稿由行政部妥善保管，凡与质量/环境体系相关的部门应对所使用的复印件自行保管，经发行后的正式文件使用部门及人员不得在文件上划线加注记号及修改其内容。文件名文件编号版次页次受控文件文件与记录控制程序LQ-QEP-001A14/5基本流程工作内容编制表格汇总/登录分发/使用归档定期审查销毁5.11.2由供应商提供的证明性文件和资料等由行政部保管，消耗品类由相关部门保管。5.12行政部应以每三个月或视实际需要发出“质量记录一览表”以供各使用部门核对文件的最新版本与持有份数。5.13文控人员须每年一次通过情报部门、行业协会及其他相关单位咨询品质系统的标准及法律法规方面的最新资料，以便确认品质系统的适应性及有效性。5.14文件的借阅：借阅人对所借的文件应负保管责任，不可拆卷、涂改、损坏。5.15有关部门表单填写后的记录，保存年限依照《质量记录一览表》执行。5.16品质/环境记录表格的控制：编制、更改、汇总、发放、回收。5.16.1编制：各相关部门根据质量/环境体系程序文件，作业指导书及产品品质控制的要求编制相应表格。5.16.2汇总：文控人员将所有品质记录汇总登录在《质量记录一览表》上。5.16.35.17品质/环境记录表格的使用5.17.1各部门应使用相关文件规定的最新版的表单格式或名称。5.17.2记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。5.17.3正式的品质记录不可用铅笔填写，原则上使用黑色/蓝色笔芯的笔填写，审查前可使用修正液涂改或划线表示，但修改重要数字，例如：数量，金额，日期，判别等，应由责任者签名或盖章方可生效。5.17.4品质/环境记录需要发到相关部门传阅时，相关人员可在相应位置（如：背面）签名或盖章表示已阅览。5.18品质/环境记录的管理5.18.1各部门应由专职（兼职）的文员负责本部门的记录管理。5.18.2记录资料应妥善保管（防蛀、防潮等），防止损坏和丢失，保持其完整性。5.18.3查询或借阅记录时不得涂改，应保证其完整性，记录借阅原则为在保管现场阅读，若需复印应征得记录保管责任者的同意。文件名文件编号版次页次受控文件文件与记录控制程序LQ-QEP-001A15/5基本流程工作内容5.18.4如客户合同中规定时，可允许客户或其代表调阅记录或索取影印本，但需取得管理代表的同意。5.19记录的销毁：各部门保存负责人每6个