商务沟通技巧学习情境一 会议沟通

商务沟通技巧学习情境一会议沟通主要技能点〔40号字，楷体〕技能点三会议〔团队〕沟通中的角色定位技能点二会议中的沟通技能点一会议前期准备技能点一会议前期准备做出“是否需要开会〞的判断开会前应明确的事项开会前应做好的流程准备无需开会的“五个理由〞理由已经按惯例每周聚会还有比开会更好的方法会议成本太大你是唯一做决策并且知道怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）没什么特别的事情要讨论必须开会的“五个理由〞理由必须把信息传达给很多人给小组委派任务听取部门汇报工作有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益开会前应明确的事项

会议目的开展有效沟通资源共享化解矛盾作出决策鼓励士气公司会议划分形式依会议规模划分依会议性质划分公司常见会议类型会议的频率必须开会时应做好的流程准备

确定会议主题与议题确定会议名称

确定会议规模与规格明确会议组织机构明确会议所需设备确定会议时间与会期确定与会者名单选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知安排食住行准备会议文件材料制作会议证件

制定会议经费预算方案布置会场

会场检查确定会议主题

会议组织机构技能点二会议中的沟通

会议的组织原那么明确的目的性及时应变性果断的决策性适当的灵活性会议中的沟通会议沟通的模式造成会议沟通困难的因素会议中的反响会议效率的上下也会影响会议沟通效果会后工作的组织造成会议沟通困难的因素

知识和信息掌握不够导致缺乏自信条理不清导致重点强调缺乏不能积极聆听，带有偏见并先入为主缺乏换位思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执准备不充分，缺乏慎重思考时间不充分，表达不完整情绪不佳，不能深入会议情境会议中的反响会议反响的两种类型正面指导反响建议性反响会议中如何接受反响仔细倾听，试图以别人的观点来看问题弄清所有的问题以确定你的理解成认你听到的和懂得的而不是争论整理你听到的，然后决定你同意什么要开明，不要防卫性太强要包容，不要独断专横要平等，不要有优越感会议效率的上下也会影响会议沟通效果

高效会议的特征必要时开会提前拟订和分发议程，严格按议程进行注意会议进程中的评论和归纳邀请最有经验的人士出席记录所有决定、建议和负责人精心筹划，注意时间管理会后工作的组织

整理会议记录，形成会议纪要编排会议简报，报道会议消息会议纪要的结构版头末尾正文案例分析某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以稳固国内市场为主〞转向“以开拓国际市场为主〞。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破〞的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决？如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点〞问题作总结？

技能点三会议〔团队〕沟通中的角色定位会议主持人会议秘书与会者会议效劳人员会议主持人会议主持人角色定位主持人在会议进行的不同阶段的职责会前:明确会议的目的；起草议程；决定参加会议的人员、会议举行的时间、地点；准备分发的材料。会中:宣布会议开始；创造适合气氛；控制会议进程；鼓励与会者发言；宣布会议结束。会后:重新检查会议记录；评估会议成果；使所有成员都明确会议结果。会议主持人的主持程序会议主持人成功地开始会议会议主持人在会议进行中的沟通技巧会议主持人的提问方式主持人如何圆满地结束会议会议秘书

角色定位秘书素质会议秘书的职责会前:详细查看会议日期、时间；及时通知与会者，分发必要的背景资料。会中:记录会议信息。包括：哪些人出席会议，谁受邀出席，会议举行时间地点。记录上述内容时，为方便以后查找，应将段落章节编目；使用有限的名字；用短句记录讲话的核心内容，以及谁的发言，做出了哪些决定等。会后:写好会议备忘录，核对必要的事实和数据；与主持人协商；分发会议备忘录。会议秘书功能与会者

与会者的角色定位与会者在会议进程不同阶段应考虑的问题会前:了解会议议程并阅读有关资料，明确会议主题和目的，要明确会议时间和地点。会中:注意倾听别人的观点；积极参与会谈；对涉及自己工作的决策、行动方案，应做好详细记录。会后:全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的