基于Access的预研项目管理系统设计

基于Access的预研项目管理系统设计摘要：本文叙述了基于Access开发的预研项目管理系统，该系统面向研发部门预研项目管理需求，结合项目管理知识体系，将项目管理工作所需功能可视化，实现了预研项目管理、技术开发合同管理、知识产权管理、科技成果管理等管理模块的有机深度融合，为预研创新管理提供了有效的支持。关键词：项目管理

Access

数据库管理系统

1引言日常工作中，预研管理存在项目跨度长、涉及人员多、不确定因素大等特点。为统计各个项目情况，包括项目进展过程中的合同信息、付款信息、过程材料及成果、知识产权等情况，企业过去常常采用一个个独立的Excel表格进行管理。随着企业发展，管理的项目数量日益剧增，需要将各类信息分解成多个Excel表格，而一个Excel表格的分项随着项目的增加甚至被分解超过20项，非常不利于日常的项目管理和信息查找。同时各个表格之间缺少联系，严重影响信息的筛选、录入、核对，从而导致项目管理中存在信息的重复录入，更新不及时，信息漏项、错项的情况，使工作效率及质量大幅下降。相比Excel、Word等工具的普及，大家对Access的认识相对来说会比较陌生。本文通过设计数据库管理系统将预研日常工作需要用到的功能可视化，界面简单易懂，实现了预研项目管理、技术开发合同管理、科技成果管理等管理模块的有机深度融合。为预研创新管理提供了有效的支持。2预研项目管理现状与体系分析2.1预研项目管理特点2.1.1信息共享与协作部门多预研项目涉及部门多，除外部协作单位外，单位内部往往还包含项目管理部门、技术部门、财务部门、采购部门等。由于部门跨度大，涉及的人员相比产业化项目流动性更大。对于一线科研部门来说，资源的获取、信息的更新、阶段性成果的上传、下阶段任务的获取等都需要与管理部门实时沟通，进行信息、资源的传递。而对于财务人员，其在工作中需要及时的做好资金的归集和拨付，对各项目的资金使用情况实时了解，对发生预算偏离严重情况进行预警。对于项目管理人员来说，需要及时了解项目进度、沟通总体单位、对偏离进度情况进行预警、对项目产生的各类成果进行收集，同时对各项目所需的资源进行协调。可以看出，在预研项目管理中需要信息沟通和共享的频率是极高的。2.1.2项目研究周期长关键节点多大多数预研项目的周期都在两年以上，部分项目更能长达5年之久。而任务来源主要是国家重大战略需求或型号牵引，对预研项目的完成时限有严格的要求。项目中的关键节点不计其数，落后一步就可能对项目最后的结题造成不良影响。同一个项目技术员往往同时身兼多个项目，而传统的节点管理往往依靠Excel、Word等工具，项目成果储存位置分散，项目相关信息繁杂，不利于对项目进行全面把控和综合管理。若通过对项目进度的可视化管理和报表导出，无论是设计人员、财务人员还是项目管理人员都可对项目进程及待办事项有清晰直观的认识，便于实现进度纠偏。2.1.3相关文件繁杂现有的项目管理中，对于项目过程文件、结题文件、科技成果等资料的管理受项目管理人员业务素质影响较大。预研项目中产生的文件往往更改版本较多、提交时间仓促、不同项目文件差异较大。易出现过程资料缺失，版本不一致等问题。而信息的共享则能及时对报告版本进行检查，实现资料的统一，达到在管控项目进度的同时，可直接进行预研项目文件管理的目的。2.2预研项目管理相关模块及需求分析考虑到预研项目管理包括合同管理、项目进度管理、项目收支管理、知识产权管理、成果文件管理等几大部分，主要完成以下功能：（1）有关项目信息的管理，基本信息的输入。包括项目名称、类别、申报时间、申报金额、项目负责人、获批金额、结题时间等主要信息。（2）项目进度的管理。包括进度节点、进度要求、完成情况、已完成文件等（3）项目相关合同的管理。包括合同名称、起止时间、合同/任务书编号、甲乙方等信息。（4）收付款情况的管理。包括发票编号、时间、办理人、金额、发票类型等信息。（5）知识产权管理。包括申请号、专利号、申请类别、申请日期、授权日期等基本信息。其中还包括引进专利信息的管理。（6）智力成果管理。包括智力成果名称、保护形式、所属部门等信息。（7）获奖情况统计。包括获奖项目的基本情况，主要包括项目名称、完成单位、完成人等基本信息。根据项目管理特点，本文拟设计包括项目管理、合同管理、科技成果管理的预研项目管理系统，其总体结构如图1所示。图1预研项目管理系统结构3科研项目管理系统的实现3.1数据库管理系统及Access数据库当前主要的数据库管理系统包括Oracle，MSSQLServer，InfoMix，Sybase，Foxpr，Access等。例如大多数公司现在使用的SAP系统本身基于Oracle数据库建立。考虑到公司当前预研创新项目，项目数据量规模不是很大，并且需要与原有的MicrosoftOffice文件相兼容，本文将采用Access2007数据库构建产品基本信息管理子系统。Access数据库管理系统是MicrosoftOffice套件的重要组成部分，用以存贮和管理用户所需要的数据。Access不仅是一个数据库，而且它具有强大的数据管理功能，它可以方便地利用各种数据源生成窗体（表单），查询报表和应用程序等。3.2科研项目管理系统设计根据预研项目管理现状与体系分析需求的研究，转化为E-R图（ENTITY—RELATIONS）概念模型可有效梳理各概念实体的属性和之间的联系，如图2所示。图2各项目管理实体间E-R概念模型通过E-R图概念模型即可设计对应数据库中基本表格，以及其对应关系，如图3所示。最终通过窗体设计，实现对数据库数据的导入、修改、提取、查询等功能。图3预研项目管理系统的关系3.2系统使用说明3.2.1系统总体设计（1）用户权限分离设计：程序依托商密网实现公司内的互联互通，可实现同步修改编辑的功能。同时通过注册，我们将用户分为普通用户和管理员两类角色。普通用户只具备简单的查询和浏览权限；而管理员则可根据项目的实际需要，对数据库内的信息进行新增、删除、上传文件等操作，保证数据的准确性和及时性，登录首页界面如图4所示。（2）数据库首页设计：根据前期的调研，我们将预研项目管理数据库的三方面工作设置为数据库首页的三个模块设置在首页，它们分别是预研项目管理、合同管理、科技成果管理。使用者根据自身的工作需要，只需打开一个程序，点开对应要查看的模块输入项目名称即可实现对项目信息的掌握，如图5所示。（3）协同办公及写入冲突预防：预研项目数据库系统的所有修改编辑皆能实现同步更改，方便多部门的协同办公。当出现多个用户编辑同一条信息时，后者的更改将被暂时储存在剪切板中，待确定新更改内容后，可根据需要更改，如图6所示。图4预研项目数据库系统首页图5系统主菜单设计图6同时修改提示功能3.2.2预研项目管理模块设计（1）项目基本信息管理：预研项目汇集了项目的基本信息，收、付款合同情况、进度情况和所有项目总览五个分区。可实现对项目基本情况的录入、修改、删除等操作。也可直接在该界面完成收付款合同及进度情况的编辑工作，如图7所示。项目基本信息版块包括项目名称、类别、申报时间。申报金额、项目负责人、获批金额、结题时间等主要信息。（2）项目进度管理：预研项目数据库系统兼具文件管理及进度管理的功能。从项目立项到阶段性检查直至项目结题。该模块可实现对各个阶段进展情况的录入、修改、删除及文件上传功能。点击编辑进度进入如图8所示的界面，点击左下角的箭头可实现对项目不同节点完成情况的浏览，右边的搜索框可实现对节点的搜索情况。图7预研项目总表

图8项目进度管理3.2.3合同管理模块设计合同管理的子菜单包括收款合同管理、付款合同管理、收款信息管理和付款信息管理4个部分，如图9所示。（1）合同基本信息管理：合同板块的主界面的左上方为合同的基本信息，包括名称、起止时间、合同/任务书编号、甲乙方等信息、左下方为收款情况，主要为发票编号、时间、办理人等信息。如图10所示，右边部分显示所有合同的情况。合同信息界面包括单据编号、办理、发票金额等基本信息，以合同名称和合同编号为连接关联各项目。图10为公司预研项目收款情况总览，在其界面即可实现搜索、编辑等功能。（2）收付款管理：项目的收付款情况，依靠合同编号和合同名称连接各项目。如图11所示，下方总表为公司预研项目付款信息总表，各单项之间可筛选，界面也可实现搜索功能。图9合同管理菜单图10合同管理主界面图11付款信息主界面3.2.4科技成果管理模块设计科技成果管理模块可实现对项目的专利、论文、报告等的项目制、动态化管理，促进科技成果管理及应用，如图12所示。（1）知识产权管理：如图13所示，知识产权版块上方为编辑页面，包括申请号、专利号、申请类别、申请日期、授权日期等基本信息、依靠项目编号实现与具体预研项目的相关，实现了项目管理时的知识产权归集。下方的总表为公司知识产权总表，可实现对所有专利的筛选、查找功能。（2）引进专利管理：如图14所示，引进专利管理界面主要帮助企业实现对引进专利的梳理和汇总。界面上方为引进专利的基本信息，下方为汇总表格。（3）智力成果管理：如图15所示，智力成果管理主要包括智力成果名称、保护形式、所属部门等信息，下方为汇总表格，可实现信息的编辑、筛选等功能。（4）获奖情况统计：获奖情况统计界面主要分为两部分，上方为获奖项目的基本情况，主要包括项目名称、完成单位、完成人等基本信息。下方为公司获奖情况统计的总体情况，在项目申报过程中能快速为工作人员提供佐证材料。图12科技成果管理菜单

图13知识产权情况主界面图14引进专利情况主界面图

图15智力成果情况主界面4总结预研项目管理系统，是公司创新工作的重要实践和载体，也是单位未来发展的基石，是公司重视的核心工作，其管理的优化工作具有重大意义。实现项目全周期的信息集成，提高数据利用的精度和深度。规范了整个项目进行中的执行管理机制，便于各个环节部门各司其职，高效联动，消除人力和时间上的浪费。预研项目管理系统页面用户友好