SMP-05-001-00 检品取样留样管理规程

**********科技有限公司管理规程标题：检品取样留样管理规程 起草日期编码SMP-05-0-00审核日期起草部门质量部批准日期生效日期新建立版本00分发部门：质量部、质保中心、质控中心1.目的：建立检品取样及留样管理规程，确保取样及留样工作的规范，确保检品的规范管理。2.范围：适用于药材和饮片、原辅料、包装材料、中间产品、成品、环境监测、工艺用水的取样管理及相应的留样管理。3.责任人：质量部经理、QA、QC。4.内容：4.1检品取样管理：4.1.1取样人员的要求：4.1.1.1经授权的质量管理人员有权进入生产区和仓储区进行取样及调查；4.1.1.1.1原辅料、包装材料、成品、环境监测、工艺用水的取样由质量控制部QC取样人员完成；4.1.1.1.2中间产品、待包装产品及验证涉及取样由中控室QC人员完成。4.1.1.2身体健康，无传染性疾病，有良好的视力和对颜色分辨、识别的能力；4.1.1.3能够根据观察到的现象做出可靠的质量判断和评估；4.1.1.4对物料安全知识、职业卫生要求有一定的了解；4.1.1.5接受相应的技能培训：4.1.1.5.1熟练掌握取样操作规程、操作步骤、注意事项；4.1.1.5.2必须掌握取样技术和取样器具的使用，熟悉取样器具、辅助工具、盛放样品容器的名称、材质及取样时容器应达到的洁净、无菌、干燥程度；4.1.1.5.3取样时应采取安全措施，包括预防物料污染和人员安全防护；4.1.1.5.4取样器具的清洁；4.1.1.5.5对异常现象的记录和报告。4.1.2.取样器具及样品容器的要求和类型：4.1.2.1取样器具应表面光滑，易于清洁和灭菌；样品容器应不吸附样品、不与样品发生反应、能避光防潮、方便装入样品和密封；4.1.2.2使用完毕应尽快清洁，必须在清洁、干燥的状态下保存，用于微生物检查取样的器具应经过灭菌；使用前应进行消毒。4.1.2.3破损的取样器具必须有明确标识并立即停止使用；4.1.2.4取样工具的类型：取样袋和不锈钢探子、铲子和不锈钢勺、药筛、浸取式吸管、不锈钢镊子、取样盘、标签和密封条；4.1.2.5样品容器的类型：洁净样品袋、洁净取样盒、玻璃瓶（棕色、白色）；4.1.3.取样地点的要求：4.1.3.1一般药材和饮片、原辅料、包装材料可直接在待验区取样，直接入药的药材和饮片、原辅料、中间产品、内包装材料应在取样间内进行。4.1.3.2取样间的洁净级别应等同于产品生产区域，有足够的空间进行取样操作。取样间的人流和物流通道要分开。4.1.4.取样原则和取样量4.1.4.1中药材和中药饮片取样原则和取样量：按《药材和饮片取样标准操作规程》操作取样。4.1.4.1.1取样件数：当n<5时，逐件取样；当5n99时，随机抽5件取样；当100n1000时，按5%的比例随机取样；当n>1000时，超过部分按1%比例增加取样；贵重药材和饮片，不论包件多少均应逐件取样。4.1.4.1.2取样方法：抽取样品每一包件至少在2～3个不同部位取样，对破碎的、粉末状或大小在1cm以下的药材和饮片可用洁净取样器（探子），包件大的应从10cm以下的深处在不同部位分别抽取。对包件较大或个体较大的药材可根据实际情况抽取有代表性的样品。4.1.4.1.3取样量：每一包件取样量，一般药材和饮片抽取100～500g；粉末状药材和饮片抽取25～50g；贵重药材和饮片5～10g。将抽取的样品混匀，即为抽取样品总量。若抽取样品总量超过检验量数倍时，可按四分法再取样，即将所有样品摊成正方形，依对角线划“×”，使分为四等份，取用对角两份；再如上操作，反复数次，直至最后剩余量足够样品量为止。最终抽取的中药材和饮片取样量应不少于检验所需用量的4倍，其中1/2供实验室分析用，另1/2留样保存。4.1.4.1.4取样后应及时将取样口用专用密封带封好，贴上取样证，填写取样记录，一份交与仓库管理员，一份附于检验记录中。4.1.4.1.5药材和饮片取样时发现外观霉变、虫蛀等直接按不合格论，不再抽取样品，移至不合格区（间）单独存放，防止对其它药材产生污染。有毒性、腐蚀性的物料，取样时应有相应的防护措施，如带防护手套等。4.1.4.2原辅料取样原则和取样量：按《原辅料取样标准操作规程》操作取样。4.1.4.2.1取样件数：当n3时，逐件取样；当3<n300时，按+1取样；当n>300时，按+1取样；4.1.4.2.2取样方法：固体原辅料一般应在待取包件的不同部位抽取并混合均匀，液体物料取样前应先摇匀后抽取；4.1.4.2.3取样量：应为检验量的4倍量，其中1/2供实验室分析用，其余1/2留样保存。4.1.4.2.4有关原辅料取样的其它要求：4.1.4.2.4.1原辅料取样时，凡有异常情况的包件，应单独取样、检验并记录。4.1.4.2.4.2取样后及时将内层塑料袋用扎带扎紧，将外袋或桶盖封好后贴上取样证。所取样品不得重新放回到物料包装容器中。4.1.4.2.4.3取样过程中不应同时打开两个物料包装以防止物料的交叉污染，取不同种类的原辅料时应更换一次性塑料手套以避免样品、物料间的交叉污染；4.1.4.3包装材料取样原则及取样量：按《包装材料取样标准操作规程》操作取样。具体取样方法及取样量见各包材内控质量标准及检验操作规程。4.1.4.4中间产品的取样原则及取样量：按《中间产品取样标准操作规程》操作取样。4.1.4.4.1取样件数：当n≤3时，逐件取样；当3＜n300时，按+1取样；当n＞300时，按+1取样；4.1.4.4.1取样人员根据生产过程质量控制点监控需要一般随机在每一待取容器的不同部位取样，混合均匀。4.1.4.4.2取样后及时将内层塑料袋用扎带扎紧，将外袋或桶盖封好后贴上取样证。所取样品不得重新放回到物料包装容器中。4.1.4.4.3取样量一般为检验量的2倍量。即1/2供检验用，另1/2供复检用。4.1.4.5成品取样原则及取样量：按《成品取样标准操作规程》操作取样。4.1.4.5.1取样件数：当n3时，逐件取样；当3<n300时，按+1取样；当n>300时，按+1取样；4.1.4.5.2取样为随机取样，在堆垛上、中、下不同位置分别抽取规定的件数，随机从每件的不同部位取样，每件被取样的包件顶部右上角贴附取样证，应有生产车间协助操作，及时将取样后的包装箱用本批零头补齐后封箱复位。4.1.4.5.3取样量为全检量的4倍，其中1/2供实验室分析用，其余1/2留样保存。4.1.4.6工艺用水、洁净室（区）环境及压缩空气取样要求：4.1.4.6.1取样人员根据监控频次到规定地点取样。4.1.4.6.2工艺用水按《工艺用水取样标准操作规程》取样；4.1.4.6.3洁净室（区）环境按《洁净室（区）沉降菌测试标准操作规程》、《洁净室（区）尘粒数测试标准操作规程》取样；4.1.4.6.4压缩空气按《洁净区压缩空气监测标准操作规程》取样。4.1.4.7需做稳定性考察的品种的取样按稳定性考察计划增加取样。取样方法分别按《药材和饮片取样标准操作规程》、《原辅料取样标准操作规程》、《包装材料取样标准操作规程》、《中间产品取样标准操作规程》、《成品取样标准操作规程》操作。4.1.4.8 验证取样按各验证方案进行取样。4.1.4.9偏差调查过程涉及的重新取样：按《检验结果超标调查操作规程》操作。重新取样必须采用原取样方法进行，取样的数量与原样相同。若原取样方法不适合，新的取样方法应建立确认和书面成文。4.1.5．取样证、取样记录及样品标签内容4.1.5.1取样证内容包含：样品名称、编码、批号、取样日期及取样人；4.1.5.2取样记录应包含：样品名称、编码、批号、取样日期、供货单位、数量、样品来源、取样量、取样件数、取样工具、取样方法及取样人；4.1.5.3样品标签内容包括：样品名称、编码、批号、取样日期、样品来源、样品储存条件及取样人。4.1.6.取样操作注意事项4.1.6.1取样时分别按规定的标准操作规程取样；取样过程应记录在取样记录中.4.1.6.2取得的样品应有代表性，并混合均匀。所有取样容器均应密封、贴签，并及时送达检验室，避免样品在转移过程中被污染；4.1.6.3取样工具应清洁、干燥，符合被抽样品的洁净要求，一般先取无活性易清洗样品，最后取有活性成分不宜清洗的样品。4.1.6.4在取样开始和结束时检查取样工具的数量，以避免将取样工具遗留在物料中。4.1.6.5取样时应当防止样品污染和交叉污染，遇需进行微生物限度检查的物料应按无菌操作要求进行。4.1.6.6物料取样时应有仓库管理员在场复核；产品取样时，应有QA人员在场复核。4.1.7.取样的异常处理取样时，取样人员需要对物料（或产品）外包装和物料外观进行现场检查，检查包装的完整性、清洁程度以及有无水迹、霉变或其他物质污染等情况；需要检查核对标签，如品名、生产日期和失效日期等信息，如果发现不符合的现象，取样人员应立即停止取样，将观察到的不符合现象记录在取样记录中，报告主管领导。经过分析通知质量保证部门进行调查处理。4.1.8对受托方的监控：持有人应对受托方的取样过程进行定期监控，按照以上取样要求，对受托方的原料、辅料、包装材料、中间产品、成品等的取样过程进行监控，确保受托方的取样过程符合规定；持有人有权查看受托方的取样相关记录，必要时可要求受托方提供相关记录复印件。4.2留样管理：4.2.1.企业按规定保存的、用于药品质量追溯或调查的物料、产品样品为留样。用于产品稳定性考察的样品不属于留样。用于留样的样品要能代表整批物料或产品的质量，也可以抽取其他样品来监控生产过程中重要的环节（如生产的开始和结束环节）。成品留样应该是最终市售包装形式，原料药的留样如无法采用市售包装形式的，可采用模拟包装。用于药品生产的活性成分、辅料（不包括生产过程所用的溶剂、气体和制药用水）和包装材料均需要留样。4.2.2.留样管理员由质量部指定人担任，负责留样样品的管理工作，留样管理员应具有一定的专业知识，了解样品的性能和贮存方法。4.2.3.留样种类4.2.3.1凡经检验后的样品，均需按批留样。4.2.3.2需保留的样品包括进厂原辅料、包装材料、中间产品及成品。4.2.3.2.1进厂原料包括化工原料，药用原料及辅料。4.2.3.2.2中间产品系指生产过程中未形成成品之前的一切产物。4.2.3.2.3成品包括制剂药品。4.2.3.3所有留样均应是按取样规程从整批原辅料、包装材料、中间产品或成品中均匀抽取一定数量具有代表性的样品。4.2.3.4每批成品均需留样，如果一批药品分成数次进行包装，则每次包装应至少抽取一件最小市售包装的成品作为留样。4.2.3.5留样观察的样品除有特殊规定的成品外，由取样员在成品取样时一并抽取。检验合格后所取留样样品交留样管理人员按规定留样。4.2.4.留样数量4.2.4.1当管理规程中规定留样数量时，可按规定的留样数量留样。4.2.4.2成品留样按照注册质量标准不少于二倍检验用量的样品数量留样。4.2.4.3原辅料留样量为每批原辅料检验完成后剩余检品的数量；包装材料留样量为印有文字的包装材料（除大包装箱外）每批留取一个检品，与药品直接接触的包装材料应有留样，如果成品已有留样，可不必单独留样。4.2.4.4中间产品留样量为每批产品检验完成后剩余检品的数量。4.2.5.留样要求：留样样品封口严密完好。4.2.6.留样环境留样通常在常温状态下保存，有特殊贮存要求的留样，应按规定的贮存条件存放。4.2.7.留样工作程序4.2.7.1样品接收4.2.7.1.1将样品交给留样管理员。4.2.7.1.2管理员在留样台帐上做好记录，内容有品名、批号、样品数量、接收日期、交样者、接收者等。4.2.7.1.3管理员检查样品封口是否完好，外标签标记是否清楚，合格后签字。4.2.7.2样品的保存4.2.7.2.1留样样品要专人专柜保管，按品种、规格、生产时间、批号分别排列整齐，并做好留样登记。每个留样柜内的品种、批号应有明显标志，易于识别，以便定期进行稳定性考察和用户投诉时查证。4.2.7.2.2所有留样样品都是极为重要的实物档案，不得销售或随意取走。如需动用，经质量部经理和分管副总批准。4.2.7.2.3各种留样均应保存至规定的留样期限，各种留样的保存期限如下：a.成品保存至有效期后一年。b.中间产品必要时按相关规定留样。c.用于制剂生产的原辅料（不包括生产过程中使用的溶剂、液体或制药用水）留样期限应至少保存至最后一批使用的成品放行后2年。d.有特殊要求（如作稳定性试验品种，报验品种等）需延长留样期限的样品按规定延长留样期限。e.如企业终止药品生产或关闭的，应将留样转交授权单位保存，并告知当地药品监督管理部门，以便在必要时可随时取得留样进行检验。4.2.7.3每天检查温湿度，并作记录。4.2.7.4留样样品考察4.2.7.4.1如果不影响留样的包装完整