GB∕T 35770-2022《 合规管理体系 要求及使用指南》之17：“8运行-8.3提出疑虑”解读和应用指导材料（雷泽佳编写2024B1）

“8运行-8.3提出疑虑”解读和应用指导材料GB∕T35770-2022《合规管理体系要求及使用指南》之17：“8运行-8.3提出疑虑”解读和应用指导材料GB∕T35770-2022GB∕T35770-2022《合规管理体系要求及使用指南》8.3提出疑虑组织应确立、实施并保持一个报告过程，以鼓励和促进（在有合理理由相信信息真实的情况下）报告试图、涉嫌或实际存在的违反合规方针或合规义务的行为。该过程应：——在整个组织内可见并可访问；——对报告保密；——接受匿名报告；——保护报告者免于遭受打击报复；——便于人员获得建议。组织应确保所有人员了解报告程序、了解其自身的权利和保障机制，并能运用相关程序。运行提出疑虑目的和意图；确立、实施并保持一个报告过程，以鼓励和促进对试图、涉嫌或实际存在的违反合规方针或义务的行为的报告，同时确保该过程可见、可访问、保密、接受匿名、保护报告者并便于获取建议，并确保所有人员了解并能运用该程序。“疑虑”的定义：指对可能存在的违反合规方针或合规义务的行为的怀疑或担忧；疑虑的产生往往是因为观察到某种行为或决策可能与合规方针或合规义务相违背；这些疑虑可能源于对特定操作、决策或行为的观察，认为其可能不符合相关法律法规、行业标准、组织内部政策或道德准则，表明存在不合规的风险或已经发生了不合规的行为；疑虑可能涉及组织的运营活动、员工行为、商业决策等多个方面。组织应确立、实施并维护一个报告过程，以鼓励和促进（在有合理理由相信信息真实的情况下）报告试图、涉嫌或实际存在的违反合规方针或合规义务的行为；组织应建立一个系统化、结构化的报告过程，该过程程不仅是为了响应已经发生的违规行为，还包括鼓励员工报告潜在的、尚未实际发生的违规企图或嫌疑。这一机制的建立体现了组织对合规行为的零容忍态度，以及对全员参与合规监督的积极倡导；鼓励和促进（在有合理理由相信信息真实的情况下）报告试图、涉嫌或实际存在的违反合规方针或合规义务的行为：疑虑报告机制的核心目的：鼓励员工在发现有违反合规方针或合规义务的行为时，能够勇敢地站出来报告。这包括那些尚处于尝试阶段、有违规嫌疑的行为，以及已经实际发生的违规行为。为了确保报告的有效性和避免恶意举报，报告人应基于合理理由相信信息的真实性；疑虑报告平台的设立与疑虑报告渠道公布；设立疑虑报告平台：组织需建立一个专门的立疑虑报告平台，作为接收和处理立疑虑报告的中心。多渠道公布：通过公告、内部通讯、官方网站等多种方式公布立疑虑报告电话、邮箱或专用信箱，确保员工及外部相关方能够轻松获取立疑虑报告途径。职责明确：明确界定相关部门在处理立疑虑报告中的职责权限，确保立疑虑报告得到及时、专业的受理。确保疑虑报告机制高效运作，适时上报至最高管理层与治理机构；“适宜时”的界定：指在发现重大合规疑虑或违规行为时，或当疑虑涉及到组织的核心业务、高级管理层成员、或可能对组织造成重大影响时。这些情况需要更高层级的介入和决策，以确保问题得到及时、妥善的处理。上报至最高管理者：将重大合规疑虑上报至最高管理者，可以确保问题得到足够的重视和关注，并促进高层级的决策和资源的快速调配；上报至治理机构：将合规疑虑上报至治理机构，有助于实现多方监督和制衡，确保决策的公正性和透明度。同时，治理机构具有更广泛的代表性，能够从不同角度审视问题，提出更为全面和长远的解决方案；上报至相关委员会：将合规疑虑上报至相关委员会（如审计委员会、合规委员会等），可以充分发挥其专业性和针对性，快速识别问题本质，提出有效的应对措施。报告过程的关键要素。报告过程应：在整个组织内可见并可访问：报告渠道应当是公开透明的，确保所有员工都能方便地找到并了解如何使用。无论是通过内部网站、热线电话还是其他方式，组织都应该确保员工在需要时能够轻松获取报告途径。对报告保密：为了保护报告人的隐私和安全，报告过程必须严格保密。这包括保护报告人的身份信息不被泄露，以及对报告内容的保密处理。组织应制定明确的政策和程序来保护举报人的隐私和安全，确保他们不会因举报行为而受到任何形式的报复或歧视；接受匿名报告：允许匿名报告可以进一步消除报告人的顾虑，提高报告的积极性和真实性。组织应提供便捷的匿名报告方式，并确保这些报告能够得到同等的重视和处理。保护报告者免于遭受打击报复：组织应明确表态并采取措施，明确禁止任何单位和个人以任何形式对举报人进行打击报复，确保任何因报告违规行为而遭受打击报复的行为都将受到严厉惩罚，确保举报人的合法权益得到保护；便于人员获得建议：报告过程中，员工可能需要就如何报告、报告的内容以及如何保护自己等方面获得建议和支持。组织应提供便捷的途径和资源，帮助员工获得这些必要的支持和指导。组织应确保所有人员了解报告程序、了解其自身的权利和保障机制，并能运用相关程序；确保所有人员了解报告程序：组织有责任和义务确保每一位员工都清楚知晓如何报告合规疑虑或违规行为。这包括提供详细的报告流程指南，明确报告途径（如热线电话、电子邮箱、内部举报系统等），并解释每一步操作的具体要求。通过内部培训、宣传海报、员工手册等多种方式，确保信息的全面覆盖和深入传达；了解其自身的权利和保障机制：员工在报告疑虑或违规行为时，应明确知晓自己享有的权利和组织提供的保障机制。这包括但不限于匿名报告的权利、报告过程的保密性、免受打击报复的保障，以及对于报告被采纳后可能获得的奖励或认可。组织需通过明确的政策文件、内部通讯等方式，向员工详细说明这些权利和保障措施，增强其报告的信心和积极性。能运用相关程序：仅仅了解报告程序和权利保障机制是不够的，组织还需要确保员工能够在实际需要时正确、有效地运用这些程序。这要求组织提供必要的