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文档简介

外来文件管理制度1、目的：对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。2、适用范围：适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等进行控制。3、职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。3.2办公室：负责对外来文件进行收取、登记、分送、会签、执行、存档等管制。4、术语及定义：外来文件：不是本公司内部制定,而是根据需要从外部接收之文档,如与产品有关的法律、法规、国际、国家、行业标准和顾客提供的产品技术要求、图纸等、第二、三方审核的资料,客户的工程标准/规范(包括对其的更改）等。5、外来文件管理规则：5.1.1保存期限：按公司要求保存三年。5.2.2编号规则：以外来文件为索引，不设内部编号。5.3.3使用方式：A：直接使用（如客户方案、图纸等）；B：转换引用（如产品标准，接受准则等）；C：参考（如工具书，体系标准等）。6、外来文件的管理流程：6.1文件的接收及评审:办公室在接收到外来文件(电子版/书面版)后,提交相关职责部门,由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审,如技术标准、图纸、产品检验、接收标准等需提交产研部确认是否为最新版,是否可依照执行。6.2文件转化:如果需要将外来文件转化为内部标准,则职责人员需要将其进行转化,转化时视紧急/难易程度而定,一般应在一周内完成,转化后的内部文件经内部审批、签字。6.3文件发放:办公室将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中,将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。A、外来文件直接引用时,如需发放书面版,办公室对外来文件印章发放给相关人员,登记《文件发放、回收一览表》并得到接收者签字确认:如需发放电子版,将电子版文件通过Email或QQ等工具发放,并将存信息电话通知相关人员。B.由外来文件转化后的内部文件,办公室按照《文件控制管理程序》的要求进行发放。C.外来文件作参考文件时,办公室将电子版文件通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时,打印一份,盖受控章分类保存,以便需求者查阅。6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系,保证文件版本的有效性,接收到更新版外来文件后,遵循上述6.1~6.3的流程操作

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