地产招标采购管理作业指引

招标采购管理作业指引编号：版本：生效日期：20XX-XX-XX限额设计、成本对标管理指引编号：HBZY-CB-05版本：1.0生效日期：2015-XX-XX1目的规范公司工程及材料设备招标采购活动，明确公司各部门及相关人员在招标采购过程中的责任，保证各招标采购有序进行，规避过程风险。适用范围适用于集团、区域组织的工程承包、材料设备、监理、造价咨询、监测、检测类等的招标采购工作，其它类招标可参照执行。适用于采购方式为招标方式的采购管理，招标采购限额标准要求达到下列标准之一的，原则上进行招标采购：施工单项合同估算价在XX万元人民币以上的；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在XX万元人民币以上的；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在XX万元人民币以上的；单项合同估算价低于以上三项规定标准，但项目总投资额（不含征地费、市政配套费与拆迁补偿费）在500万元人民币以上的。术语定义招标工作小组：由集团发起招标的，小组成员由集团成本招采中心（成本、招采）、集团工程管理部、集团规划设计部、集团营销客服中心（设计里面效果类）以及区域设计工程部（工程）、区域成本招采部（成本、招采）等指定人员组成，由集团成本招采中心负责人作为工作小组召集人，负责组织招标工作。由区域公司发起招标的，小组成员由区域成本招采部（成本、招采）、区域设计工程部（工程）、区域设计工程部（设计）相关人员组成（如果招标采购涉及影响立面、装饰效果的招标采购，还需集团设计工程中心、营销客服中心指定人员参与）。区域成本招采部（招采）负责人为工作小组召集人，负责组织招标工作。招标方式：邀请招标：招标人以投标邀请书的方式邀请至少4家及以上的符合资格的法人或其他组织参与投标的方式。竞争性谈判（三家比价）：针对招标的供方不足或者方案不可比、零星采购类，采取的一种招标方式。直接委托：政府垄断的工程施工、咨询服务、设计；垄断经营的材料设备采购（含行政事业性收费），按【直接采购作业指引】执行。职责部门职责区域成本招采部（招采）负责项目发起的招标全过程工作，包括：供方资格预审、供方考察、供方入围、编制招标文件、答疑、回标、开标、商务谈判、合同签订等；负责汇总经济标和技术标的评标书面意见，编制评标报告。区域成本招采部（成本）负责清标及经济标的评标工作；编制商务标文件、标底；参与商务标谈判。区域设计工程部（工程）参与并配合招标采购部对供方进行预审、考察，并提出专业意见；组织并负责踏勘工作；负责技术标中关于施工组织设计相关内容的谈判工作；负责施工组织设计类技术标评标；负责对投标单位项目人员进行面试。区域设计工程部（设计）提供相应的图纸等技术文件；编制招标文件中材料设备技术参数等技术标相关内容；负责技术方案比选及评标；参与技术标谈判；配合成本招采部（招采）对技术标的答疑工作。集团招标采购部负责集团发起的招标；审核招标文件、招标入围名单；监督项目权限内招投标的规范性；审核项目发起的招标流程。集团成本管理部当项目公司组织的招标金额超过30万元（含）时，参与回标、开标及商务谈判。集团工程管理部审核施工组织设计类的技术标；负责审核招标文件中的工程概况、范围、施工界面、质量标准、工期。集团规划设计部配合招标工作；负责封样的确认工作；负责确认招标文件中材料设备的技术参数；负责技术标的把关与审核。作业指引招标权限招标内容集团招标区域招标工程及材料设备类负责组织重要工程、材料类采购项目（包括：总包单位、精装修、园林景观、玻璃幕墙、门窗、小市政、桩基、土方、弱电智能化以及100万以上的分包工程及非战采类材料、设备）招标采购实施。100万以下的分包工程及非战采类材料、设备招标设计类负责组织设计单位（包括重大设计：建筑设计、精装修设计、园林设计；二次深化设计：铝合金门窗、幕墙、泛光照明、智能化、基坑支护等）的招标采购实施。勘察设计单位营销类重要营销供方（包括：策划、渠道、广告公司、沙盘类）的招标采购实施。项目活动公司、现场物料制作行政类重大行政类（固定资产类）的招标采购实施、集团本部办公用品。本级办公用品招采流程招标准备阶段工作步骤工作内容相关记录招标立项项目合同规划中已经审批的招标项目不再单独立项，不在项目合约规划的新增招标采购项目应补充招标立项，填报《新增招标项目立项表》并经审批后更新项目合约规划，原则上需提前30天上报，紧急特殊情况除外。招标立项由采购部门发起，集团招采由集团招标采购部发起，区域招标则由区域成本招采部（招采）发起，按【组织权责手册】报批（OA填报）后方可实施。新增招标项目立项表招标策划总包类、景观类、精装类、门窗幕墙类、消防类、电梯类、涂料类、市政类，需编制招标策划方案并单独组会汇报：集团招标的由集团总裁或者总裁临时指定招采分管副总裁主持会议，成本招采中心（招采、成本）、设计工程中心（设计、工程）、营销客服中心（里面效果类供方方才参会）、并视情况要求区域对应的专业线条部门参会。区域招标的由区域总或区域总临时指定招采分管副总主持会议，区域成本招采部、区域设计工程部、项目总以及其它部门参会。其它类不强制要求做招标策划，在月度招采计划中审批后即可启动招标。招标策划方案招标策划汇报PPT资格审查采购部门负责资格审查，审查通过后组织现场考察，具体按【供方认证作业指引】执行。入围审批考察评定合格后,采购部门发起入围审批，填写《招标入围单位审批表》，按【组织权责手册】报批（OA填报）；原则上单项招标入围单位不得少于4家，入围单位数量≥2N+2，其中N为标段数。特殊情况的入围单位数量在招标策划时一并确定。入围审批表招标文件编写具体招标文件的编制分工：招标文件条款成本\经济商务内容：成本部门负责工程概况、范围、施工界面、质量标准、工期：工程或项目部材料设备技术参数、材料封样：设计部门文件汇编：采购部门格式合同文本：法务提供图纸目录、施工图纸（总包、各专业分包）：设计提供工程量清单，成本部门提供招标文件审批:由采购部门发起，按【组织权责手册】报批（OA填报）。招标文件范本招标文件审批表标前会召开标前会的作用旨在对招标过程起到指导推动和促进作用。总包工程、市政工程、园林工程、精装修工程的招标项目须召开标前会，此类一般由集团招标采购部组织，参会人员包括项目总、设计、工程、成本部门负责人、精装修可邀请营销客服中心参与。会议内容包括目标成本、招标范围、标段划分、入围标准、产品定位、品牌档次、招标计划、评分办法等关键点，标前会结束后应形成会议纪要。会议记录发标发标时需收取投标保证金，如标书发放以电子版标书的形式发出，则投标保证金在回标时收取。投标保证金收取额度为预估合同额X≤100万,按1万元收取；X＞100万，按预估合同额的1%收取，最高不超过20万元；总包按20万元收取。招标文件收取工本费100-500元，预估合同金额X≤100万，收取100元；100万＜X＜500万，收取300元；X≥500万，收取500元，最高不超过500元。图纸押金，由采购部门根据具体情况收取图纸押金2000元，并开具收据给投标单位；投标单位在回标时归还完整的图纸，凭收据取回押金，若归还的图纸有遗漏或残缺，则相应的扣取部分或全部押金。采购部门在发标过程中应做好相应的记录，填写《发标、回标签到记录表》。发标、回标签到记录表踏勘及答疑踏勘踏勘组织与时间要求：集团招标由设计工程中心工程人员组织、区域招标由区域设计工程部工程人员负责组织踏勘，设计人员配合协助；踏勘的方式及时间要求可在招标文件中明确或在发标后以书面方式通知投标人。答疑答疑文件一律以“书面”方式为准；签署流程：采购部门招采经办人员，就收到的质疑文件，征询招标小组各成员意见后形成答疑文件，填写《投标疑问及回复表》，经招标小组会签，由招采经办人员统一发给所有投标人。回标地点：集团发起招标的，回标地点设在成本招采中心，区域公司发起的地点设在区域公司。回标时递交的文件，应按照招标文件的要求密封、盖章，按照规定份数，按时回复至约定地点，不符要求应作为废标处理。回标时均应要求投标人填写《发标、回标签到记录表》。发标、回标签到记录表开标内容：开标包括技术标和商务标。签署流程：开标过程原则上采取公开开标形式（每次仅一家投标单位在场），开标顺序根据现场抽签决定；区域公司负责招标的，参与开标的人员包括区域设计工程部负责人及指定人员、区域成本招采部招采人员、成本人员、集团审计部人员或法律事务部人员，区域成本招采部招采人员负责现场组织，填写《开标记录表》。区域公司组织的招标金额超过30万元（含），成本招采中心需派人参与；集团负责招标的，参与开标的人员包括设计工程中心、成本招采中心分指定人员、集团审计人员或法律事务部人员，集团招标采购部负责现场组织，填写《开标记录表》；开标过程中，如商务标标的较为简单、可现场直接谈判的（报价组成单一，且分项报价数量不超过5项的，如监理、桩基检测、沉降观测等），由参与开标的成本人员负责进行现场谈判；如商务标标的较为复杂须清标的，现场可不进行谈判，根据第一轮清标结果再进行商务谈判。技术标答辩及项目管理团队面试由参与开标的工程人员、设计人员负责进行，并填写《项目管理团队答辩及面试评分表》。面试前，应由面试人员统一编制面试题目，并经项目总经理确认。项目管理团队面试中对第一轮面试如合格家数少于3家，可视需要进行第二轮面试，直至合格为止。集团审计部人员或法律事务部人员负责对现场开标及谈判过程进行见证；开标后，如商务标标的较为简单的、可现场直接谈判的（报价组成单一，且分项报价数量不超过5项，如监理、桩基检测、沉降观测等），在剩余有效投标单位不少于3家的情况下，报价最高的投标单位直接按弃标处理；开标记录内容：包括投标单位正式名称（全称）、技术标、商务标的正本及副本的数量，以及电子版、样品或色卡等、开标报价金额等；凡招标项目有统一图纸的，在开商务标之前必须要有标底。标底编制根据权限划分，项目招标的，由区域成本招采部（成本）负责编制标底、集团成本管理部审核；集团招标的，奇迹他UN成本管理部负责编制标底；重大材料、设备的采购，必须由采购部门预先作询价。开标记录表项目管理团队答辩及面试评分表清标释义：清标是指审阅技术标、商务标是否响应招标文件及主要偏差，并针对不同投标单位在投标文件中的差异，由招标小组提出疑问或统一招标条件，投标单位进行解释澄清或确认投标条件的过程；内容：清标工作由招标小组组长组织完成，招标小组根据需要通知投标人进行商务标澄清或二次报价，原则上二次报价不能高于首次报价，如高于首次报价作为弃权处理（带方案投标或比价，由于方案调整导致价格变动的情况除外）；商务标标的较为复杂的，第一轮清标及澄清后，在剩余有效投标单位不少于3家的情况下，澄清报价最高的投标单位直接按弃权处理，取消参与后续谈判的机会；清标过程应做好相应的记录，由区域成本招采部（成本）负责填写《澄清函》。澄清函商务谈判内容与策略：商务谈判前，招标小组应根据评标与清标的汇总结论及相关信息确定谈判内容及策略，以便更好的掌握谈判方向与进程；谈判过程：由招标小组组长组织进行谈判，谈判人员为参与第一次现场开标人员。商务谈判必须有书面记录，并由谈判对方授权人签字确认，必要时须补充提供带有正式签章的文件（如需与投标方项目经理、技术总工、总监（监理招标时）沟通，商务谈判前需将商务谈判需求告知招标小组组长）；谈判顺序：投标单位同时到场，以现场抽签方式决定先后顺序，逐家商议。招标小组原则上在谈判时不得外出，不得接听电话与发送短信，议完一家后立即通知下一家；谈判内容：商务谈判由成本部门负责，谈判内容包括价格、数量等，招采部门配合。区域公司组织的招标金额超过30万元（含），成本招采中心需派人参与；谈判轮次：如需要，可进行多轮次谈判，以达到预期目的为准，但应尽可能控制谈判的轮次在2次以内。评标释义：评标是对技术标、商务标是否响应招标文件、主要偏差以及各投标人之间的横向偏差等进行评审的环节；内容：包括技术标评标、商务标评标；工作程序：由成本部门负责主持商务标评标工作，并汇总填写商务标评标报告，做经济标排名，区域公司组织的招标金额超过30万元（含），成本招采中心需派人参与。工程、设计部门负责技术标评标（其中涉及技术方案比选的），并填写技术标评标报告，做技术标排名，且技术标不合格的不能选为推荐中标单位；评标以后的前三名供方，由采购部门建立双方高层（总裁、分管副总裁级）的沟通渠道，促成双方高层就合作方面达成共识，奠定良好合作基础。定标内容：评审结束，招标小组根据需要邀请招标领导小组召开定标会，并形成会议纪要，并经招标小组成员签字确认。当定标评审意见出现分歧时，原则上遵循少数服从多数的原则，另外，总裁对定标结果享有一票否决权；签署/审批流程，集团招标的定标由集团招标采购部发起，区域招标的定标由区域成本招采部发起，填写《中标审批表》，按【组织权责手册】报批（OA填报）；中标审批完成后，招采部门填写《印章使用申请表》，发起中标通知书审批；总包中标通知书发放前，需收取中标人履约保证金，其他供方根据项目实际情况确定是否收取履约保证金；履约保证金分为保证金和保函两种，保函需提交银行出具的无条件履约保函。中标审批表印章使用申请表合同签订阶段合同审批工作：招标合同的发起按谁招标、谁发起的原则，集团招标的定标由招标采购部发起，区域招标的定标由区域成本招采部发起，填写《合同审批表》上签字确认，按【组织权责手册】报批（OA填报）；合同审批完成后，流程自动跳转所在层级的印章管理部门，印章部门盖章并登记；合同签订后，退还未中标单位的投标保证金，总包中标单位投标保证金转为履约保证金，履约保证金不足的由中标单位补齐；合同签订后，招采部门做好合同备案和归档，并于3天内录入招标及合同台账；招标工程开工前，招采部门向使用部门（工程、项目）进行合同交底，并填写《合同交底记录表》。合同审批表合同交底记录表三家比价原则上所有项目工程项目均须通过招标方式确定承包单位，且合格备选单位数量不得少于三家。项目开发