《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第2部分数字文件管理系统指南与功能要求GBT 34840.2-2017》详细解读

《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第2部分:数字文件管理系统指南与功能要求GB/T34840.2-2017》详细解读contents目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4指南4.1采用数字文件管理系统的目的4.2功能要求框架结构4.3高层级功能要求实施指南5功能要求contents目录5.1概述5.2生成5.3识别5.4分类5.5维护5.6混合文件管理5.7保管与处置5.8传播利用contents目录5.9实施管理附录A(资料性附录)数字文件管理系统合规性审核对照检查表附录B(资料性附录)本部分第5章与GB/T29194—2012相关内容映射表参考文献011范围123本标准规定了数字文件管理系统（DFMS）的指南和功能要求。适用于电子办公环境中数字文件的管理，包括文件的创建、存储、检索、利用、处置等过程。适用于各类组织机构，如政府机关、企事业单位、社会团体等，在电子办公环境中的数字文件管理工作。标准的适用范围不适用范围本标准不适用于非电子办公环境中的文件管理，如传统纸质文件的管理。也不涉及数字文件的内容创建和编辑过程，仅关注文件的管理层面。022规范性引用文件引用文件范围明确了本标准所引用的其他相关标准和规范，确保标准的统一性和协调性。涵盖了文件管理领域的基础性标准、技术性标准以及行业性标准等。关键引用文件GB/TXXXX.X-XXXX《信息与文献文件管理过程文件元数据》该文件规定了文件管理过程中文件元数据的构成、分类、描述方法以及应用等，为数字文件管理系统中的元数据管理提供了基础性指导。GB/TXXXX.X-XXXX《信息与文献文件管理系统功能要求》该文件从系统功能和性能要求等方面对文件管理系统进行了全面规范，为数字文件管理系统的设计和开发提供了重要依据。GB/TXXXX-XXXX《电子文件管理系统通用功能要求》该文件针对电子文件管理系统，提出了一系列通用功能要求，包括文件管理、文件存储与检索、文件利用、安全管理等，与本标准共同构成了数字文件管理系统的完整规范体系。123确保数字文件管理系统在设计、开发、实施和运维过程中遵循统一的标准和规范，提高系统的可靠性、可用性和可维护性。促进不同系统之间的数据交换和共享，实现信息的互联互通和互操作，提升信息资源的利用效率和价值。为用户选择和使用数字文件管理系统提供参考依据，帮助用户更好地理解和评估系统的功能和性能。引用文件的作用033术语和定义3.1电子文件管理系统功能EDMS应支持电子文件的捕获、分类、存储、检索、利用、处置等全过程管理，并提供相应的安全控制机制。定义电子文件管理系统（ElectronicDocumentManagementSystem，EDMS）是指用于创建、接收、维护、利用和处置电子文件的系统。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。定义电子文件具有易修改、易复制、易传输等特点，因此需要特殊的管理方式和技术手段来确保其真实性、完整性和可用性。特点3.2电子文件定义元数据是描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。作用元数据在电子文件管理中起着至关重要的作用，它可以提供关于电子文件的详细信息，帮助用户更好地理解和利用电子文件，同时也是电子文件管理系统实现自动化管理的基础。3.3元数据定义数字签名是一种用于验证电子文件真实性和完整性的技术手段。原理数字签名通过对电子文件进行哈希运算，生成一个唯一的数字摘要，并使用私钥对该摘要进行加密，形成数字签名。接收方可以使用公钥来验证签名的有效性，从而确认电子文件的真实性和完整性。3.4数字签名044指南文件是组织运营和决策的关键信息载体，记录了业务活动的证据和结果。4.1文件的重要性文件管理对于确保信息的真实性、可靠性、完整性和可追溯性至关重要。良好的文件管理实践有助于提高组织效率和降低运营风险。010203数字文件以二进制形式存储，具有易于复制、传输和修改的特性。数字文件管理系统需支持文件的捕获、识别、分类、保存、检索和处置等全生命周期管理。数字文件管理系统应具备安全性、可用性、可扩展性和可维护性等基本特性。4.2数字文件和数字文件管理系统的特点功能要求旨在确保数字文件管理系统能够满足组织在文件管理方面的实际需求。通过遵循功能要求，组织可以建立起一套符合国际标准要求的数字文件管理体系。主要成果包括实现文件的高效管理、保障文件的安全性和完整性、提高文件的可检索性和可利用性等。4.3功能要求概述及主要成果管理人员还需定期组织培训，提高员工对文件管理的认识和技能水平。管理人员需负责制定和执行文件管理政策，确保文件的合规性和一致性。管理人员需监督数字文件管理系统的运行和维护，确保其稳定性和安全性。4.4管理人员职责010203054.1采用数字文件管理系统的目的4.1采用数字文件管理系统的目的数字文件管理系统能够提供快速、准确的文件检索和访问功能，使工作人员能够迅速找到所需文件，从而提高工作效率。提高工作效率通过数字文件管理系统，可以对文件进行加密、备份和恢复等操作，确保文件的安全性和完整性。数字文件管理系统能够有效地管理电子文件，减少纸质文件的存储需求，从而节省存储空间和管理成本。保障文件安全数字文件管理系统支持多人同时访问和编辑文件，便于团队成员之间的信息共享与协作，提高团队工作效率。促进信息共享与协作01020403优化存储空间064.2功能要求框架结构功能要求按照数字文件管理的业务流程进行组织，确保各项要求之间的逻辑关系清晰明了。逻辑清晰框架结构涵盖了数字文件管理的各个环节，从文件的捕获、识别到最终的处置，确保每一环节都有明确的功能要求。全面覆盖功能要求被划分为多个模块，每个模块对应一个特定的文件管理环节，便于理解和实施。模块化设计4.2.1总体结构捕获模块管理真实和可靠的文件模块混合文件的管理模块保存与处置模块分类模块识别模块涉及数字文件的收集、创建和接收等功能，确保文件来源的可靠性和完整性。对捕获的文件进行初步分类和标识，为后续管理提供便利。根据业务需求对文件进行细致分类，实现文件的精准管理。确保文件的真实性、完整性和可追溯性，防止文件被篡改或损坏。针对纸质文件和数字文件并存的情况，提供统一的管理策略和工具。制定文件的保存策略，包括存储位置、备份方式等，并确保文件在达到保存期限后能够得到合理处置。4.2.2具体功能模块4.2.3支撑功能搜索、检索及呈现模块提供高效的搜索和检索功能，帮助用户快速定位所需文件，并以合适的方式呈现文件内容。管理人员职责模块明确各级管理人员的职责和权限，确保文件管理工作的顺利进行。安全与保密模块确保文件在传输、存储和访问过程中的安全性和保密性，防止信息泄露和非法访问。系统维护与升级模块定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可用性，以满足不断变化的业务需求。074.3高层级功能要求实施指南系统应提供严格的访问控制机制，确保只有经过授权的用户才能访问敏感文件和数据。访问控制系统应采用先进的加密算法，对存储和传输的数据进行加密，以防止数据泄露。数据加密系统应记录所有用户的操作日志，以便在必要时进行审计和追踪。操作审计4.3.1安全性功能要求系统应提供灵活的配置选项，以便管理员根据实际需求进行系统设置和调整。系统配置与管理系统应支持对文件进行细致的分类和索引，以提高文件检索和管理效率。文件分类与索引系统应具备有效的存储空间管理功能，包括空间分配、回收和优化等。存储空间管理4.3.2可管理性功能要求01020301用户界面设计系统应提供直观、易用的用户界面，以降低用户操作难度和学习成本。4.3.3可用性功能要求02多语言支持系统应支持多种语言，以满足不同国家和地区用户的需求。03帮助与支持系统应提供详尽的帮助文档和在线支持，以便用户在遇到问题时能够及时获得帮助。系统应支持定制化开发，以满足企业特定的业务需求。定制化开发系统应具备弹性扩展能力，能够根据业务需求灵活增加或减少资源投入。弹性扩展系统应具备良好的集成性，能够与其他企业应用系统进行无缝对接。系统集成4.3.4可扩展性功能要求085功能要求捕获范围明确数字文件管理系统应能捕获各种类型和格式的电子文件，包括但不限于文本、图像、音频、视频等。捕获方式系统应支持自动和手动两种捕获方式，以满足不同场景下的需求。捕获元数据在捕获文件的同时，系统应自动记录相关的元数据，如捕获时间、捕获人员、捕获设备等信息。0203015.1捕获文件类型识别系统应能自动识别捕获的电子文件类型，为后续的分类和管理提供基础。5.2识别内容识别对于文本类文件，系统应能提供关键字提取、主题分类等功能，以辅助用户快速了解文件内容。重复文件识别系统应具备识别重复文件的能力，避免冗余数据的产生。分类标准系统应支持多种分类标准，如按文件类型、按项目、按时间等，以满足不同用户的需求。自动分类系统应根据预设的规则，对捕获的电子文件进行自动分类，提高管理效率。手动分类对于自动分类不准确的文件，用户应能进行手动调整，确保分类的准确性。5.3分类可追溯性系统应记录文件的操作历史，包括创建、修改、删除等操作，以便在需要时进行追溯。真实性验证系统应提供文件真实性验证功能，如数字签名、时间戳等，确保文件的真实性和可靠性。完整性保护系统应确保电子文件的完整性，防止文件在传输、存储过程中被篡改或损坏。5.4管理真实和可靠的文件非电子文件管理对于与电子文件相关的非电子文件（如纸质文件、缩微胶片等），系统应提供统一的管理接口，实现电子与非电子文件的关联管理。混合文件检索系统应支持混合文件的检索功能，用户可以通过关键字、时间等条件同时检索电子和非电子文件。5.5混合文件的管理长期保存策略系统应制定长期保存策略，确保电子文件在长期保存过程中的可读性和可用性。处置策略5.6保存与处置对于无需长期保存的文件，系统应提供安全的处置方式，如删除、销毁等，以防止敏感信息的泄露。0102高效搜索系统应提供高效的搜索功能，支持全文搜索、模糊搜索等多种搜索方式。检索结果排序对于检索结果，系统应按照相关性、时间等条件进行排序，方便用户快速找到所需文件。文件呈现系统应以清晰、直观的方式呈现电子文件内容，支持多种格式文件的预览和查看功能。5.7搜索、检索及呈现VS系统应建立完善的角色与权限管理机制，确保不同用户只能访问其权限范围内的文件和信息。操作审计系统应记录管理人员的操作历史，包括登录、退出、文件操作等关键行为以便进行审计和追溯。同时对于敏感操作如删除文件等需要进行二次确认或者审批流程以确保数据安全。角色与权限管理5.8管理人员职责095.1概述提高工作效率通过电子化的办公环境，可以大大提高工作效率，减少纸质文档的处理时间，加快工作进度。节省存储空间传统的纸质文档需要大量的物理存储空间，而电子文档则大大节省了这一需求。方便信息共享电子文档可以方便地通过网络进行共享，使得团队成员可以随时随地访问所需信息。电子办公环境的重要性数字文件管理系统提供了一个统一的平台来管理所有的电子文件，使得文件的查找、检索和使用更加便捷。统一管理平台保障信息安全促进协同工作通过数字文件管理系统，可以对文件进行加密、备份和恢复等操作，从而保障信息的安全性。数字文件管理系统支持多人同时在线编辑和共享文档，促进了团队成员之间的协同工作。数字文件管理系统的必要性提供指导原则该标准为数字文件管理系统提供了详细的指南和功能要求，为系统的设计和实施提供了指导原则。确保系统质量推动行业发展GB/T34840.2-2017标准的意义遵循该标准可以确保数字文件管理系统的质量和稳定性，提高系统的可靠性和易用性。该标准的推广和实施有助于推动整个电子办公环境行业的发展，提高行业的整体水平。105.2生成手动输入用户通过键盘或其他输入设备手动输入文件内容。外部导入从外部系统或设备导入已存在的文件。自动生成系统根据预设的规则或算法自动生成文件，如日志文件、报告等。5.2.1文件生成方式准确性生成的文件内容应准确无误，避免出现错误或遗漏。一致性对于自动生成的文件，应确保每次生成的结果一致，避免出现差异。完整性生成的文件应包含所有必要的信息和元素，确保文件的完整性和可读性。5.2.2生成文件的质量要求在文件生成过程中，应自动收集并记录相关的元数据，如创建时间、创建者、修改时间等。元数据收集对收集的元数据应进行验证，确保其准确性和完整性。元数据验证元数据应与文件内容一起存储，以便后续检索和使用。元数据存储5.2.3生成文件的元数据处理访问控制对生成的文件应实施适当的访问控制，确保只有授权用户才能访问和修改。加密保护对于敏感或机密文件，应采用加密技术进行保护，防止文件内容被泄露或篡改。5.2.4生成文件的安全与保密115.3识别唯一性系统应确保每个数字文件都具有唯一标识符，以便在整个生命周期中进行准确追踪和管理。一致性识别方法应确保在不同系统、平台或环境中对同一数字文件的识别结果一致。持久性数字文件的标识符应在文件整个生命周期内保持不变，即使文件内容、格式或存储位置发生变化。5.3.1识别原则系统应采用自动化技术，如哈希算法、数字签名等，对数字文件进行准确识别。自动识别在必要时，系统应支持手动输入或选择标识符，以确保特定数字文件的正确识别。手动识别识别过程应与数字文件的元数据紧密关联，以便通过元数据检索和管理数字文件。元数据关联5.3.2识别方法5.3.3识别信息记录010203标识符记录系统应记录每个数字文件的唯一标识符，并确保其可访问性和可读性。识别时间戳在识别过程中，系统应记录识别操作的时间戳，以便追踪数字文件的识别历史。识别日志系统应生成并保存详细的识别日志，包括识别操作、操作员、操作时间等信息，以确保识别过程的可追溯性。5.3.4识别结果应用检索与定位通过识别结果，系统应支持快速检索和定位特定数字文件，提高文件查找效率。01权限控制根据识别结果，系统应实现对不同数字文件的访问权限控制，确保文件安全。02流程自动化识别结果可作为触发自动化业务流程的条件，如自动归档、自动备份等，提高文件管理效率。03125.4分类分类应基于文件的内容、形式、用途等客观属性，确保分类结果的科学性和准确性。科学性原则分类应保持相对稳定，避免频繁变动给文件管理带来不便。稳定性原则分类应形成一个完整、有序、层次分明的体系，便于管理和检索。系统性原则分类应预留扩展空间，以适应未来文件类型和数量的增加。可扩展性原则5.4.1分类原则5.4.2分类方法面分类法将文件分成互不相关的若干面（或类组），每个面中都包含一组类目，使用时可根据需要将有关类目组合起来。线分类法按照选定的属性或特征，将文件逐级分成相应的类目，并形成一个有层次的、逐级展开的分类体系。混合分类法结合线分类法和面分类法的特点，对文件进行多维度、多层次的分类。分析文件属性深入了解文件的内容、形式、用途等属性，为分类提供依据。5.4.3分类实施步骤01确定分类体系根据文件属性和管理需求，选择合适的分类方法和类目设置，构建分类体系。02标记与编目为每个文件分配相应的分类号或编码，并编制分类目录或索引，便于检索和管理。03实施与调整将分类方案应用于实际管理中，并根据实践中的反馈进行必要的调整和优化。04135.5维护01确保系统稳定性和可靠性数字文件管理系统需要定期维护，以确保系统的稳定性和可靠性，防止因系统故障导致的数据丢失或损坏。延长系统使用寿命通过定期维护和更新，可以延长数字文件管理系统的使用寿命，提高系统的性能和效率。保障数据安全维护过程中可以对系统进行安全检查和加固，防止数据泄露和非法访问，保障数据的安全。5.5.1维护的重要性0203010203硬件维护包括服务器、存储设备、网络设备等硬件的检查、维修和更换，确保硬件设备的正常运行。软件维护包括操作系统、数据库、应用程序等软件的更新、补丁安装和问题排查，确保软件系统的稳定性和安全性。数据维护包括数据的备份、恢复、迁移和整理，确保数据的完整性和可用性。5.5.2维护的内容030201预防性维护通过定期检查、清洁、紧固等措施，预防系统故障的发生，提高系统的可靠性。纠正性维护当系统出现故障时，通过诊断、定位和修复故障，恢复系统的正常运行。适应性维护根据业务需求和技术发展，对系统进行必要的修改和调整，以适应新的环境和需求。5.5.3维护的策略制定维护计划根据系统的实际情况和维护需求，制定详细的维护计划，包括维护时间、内容、人员等。实施维护操作按照维护计划进行硬件检查、软件更新、数据备份等操作，确保维护工作的有序进行。验证维护效果维护完成后，对系统进行测试和验证，确保系统恢复正常并满足业务需求。记录维护日志详细记录维护过程中的操作和问题，为后续维护提供参考和依据。5.5.4维护的流程145.6混合文件管理混合文件管理是指在一个系统中同时管理纸质文件和数字文件，确保两者之间的有效衔接与整合。定义混合文件管理融合了纸质文件和数字文件的优势，提高了文件管理的效率和灵活性，同时也带来了一定的挑战，如如何确保两种类型文件的一致性和同步性。特点混合文件管理的定义与特点文件分类与标识对纸质文件和数字文件进行统一分类和标识，确保两者能够相互对应和检索。文件转换与迁移制定明确的文件转换和迁移策略，将纸质文件转换为数字文件，或将数字文件输出为纸质文件，以满足不同场景下的需求。文件存储与备份采用可靠的存储技术和备份策略，确保纸质文件和数字文件的安全性和可访问性。混合文件管理的关键要素010203混合文件管理的实施策略制定混合文件管理制度明确混合文件管理的目标、原则、流程和组织架构，为实施提供指导。加强人员培训提高员工对混合文件管理的认识和技能水平，确保他们能够有效地执行相关任务。持续优化与改进定期对混合文件管理进行评估和审计，发现问题并及时进行改进，以确保其持续有效地运行。155.7保管与处置保管要求01数字文件管理系统应确保文件在保管过程中的安全性，防止未经授权的访问、篡改或删除。系统应能维护文件的完整性，确保文件内容、结构和元数据在保管期间不发生任何非授权的更改。保管的文件应始终保持可读状态，无论技术如何变化，都应能方便地访问和解读文件内容。0203安全性完整性可读性鉴定与评估定期对保管的文件进行鉴定和评估，以确定其继续保管的价值和必要性。处置策略迁移与转换随着技术的更新换代，系统应支持文件的迁移和转换，以确保文件能在新的技术环境中继续被访问和使用。销毁与删除对于无需继续保管的文件，应按照相关规定进行安全销毁或删除，以防止信息泄露或被滥用。制定计划技术更新合作与共享为确保文件的长期保存，应制定详细的长期保存计划，明确保存目标、策略、技术和资源需求。随着技术的发展，不断更新保存技术和方法，以适应新的存储介质和格式要求。与其他机构或领域进行合作，共享保存经验和技术成果，共同应对长期保存的挑战。长期保存计划010203数据备份定期对重要文件进行备份，并确保备份数据的安全性和可用性。灾难恢复计划制定灾难恢复计划，明确在自然灾害、人为破坏等紧急情况下的应对措施和恢复流程。测试与演练定期对灾难恢复计划和备份策略进行测试和演练，以确保在紧急情况下能迅速恢复文件和数据。灾难恢复与备份165.8传播利用提高文件可访问性确保数字文件管理系统内的文件能够被相关人员轻松访问，从而提高工作效率。促进信息共享通过传播利用，实现机构内部以及机构之间的信息共享，加强协作与沟通。发挥文件价值文件的传播利用能够充分发挥其参考价值、证据价值和情报价值，为机构带来实际效益。传播利用的重要性内部传播通过机构内部网络、内部出版物、会议等方式，将文件信息传播给机构内部人员。外部传播通过公开出版物、互联网、学术会议等途径，将文件信息传播给更广泛的社会群体。传播利用的方式传播利用中的注意事项在传播利用过程中，应确保文件的访问权限得到合理控制，防止信息泄露。权限管理在传播利用过程中，应注意保护文件的完整性和真实性，防止文件被篡改或损坏。文件保护在传播利用过程中，应尊重文件作者的知识产权，遵守相关法律法规。知识产权010203175.9实施管理明确数字文件管理系统实施的目标，包括提高文件管理效率、保障文件安全等。确定项目目标和范围5.9.1项目管理根据项目目标和范围，制定详细的项目实施计划，包括时间节点、人员分工等。制定项目计划定期对项目实施进度进行监控，确保项目按计划推进。监控项目进度识别潜在风险对数字文件管理系统实施过程中可能出现的风险进行识别和评估。01.5.9.2风险管理制定风险应对措施针对识别出的风险，制定相应的应对措施，以降低风险对项目的影响。02.监控风险状况定期对项目风险状况进行监控，及时调整风险应对措施。03.制定培训计划根据用户需求，制定详细的培训计划，包括培训内容、培训方式等。开展培训活动按照培训计划，组织用户开展培训活动，提高用户对数字文件管理系统的使用熟练度。系统推广通过各种渠道宣传数字文件管理系统的优势和功能，提高系统的知名度和使用率。0302015.9.3培训与推广定期对数字文件管理系统的实施效果进行评估，包括用户满意度、系统性能等方面。实施效果评估5.9.4评估与改进积极收集用户对系统的反馈意见，了解用户需求和改进方向。收集用户反馈根据评估结果和用户反馈，对系统进行优化升级，提高系统性能和用户体验。系统优化升级18附录A(资料性附录)数字文件管理系统合规性审核对照检查表系统应支持跨平台操作，确保在不同操作系统下均能稳定运行。系统架构应具备良好的可扩展性和可维护性，以适应未来业务发展需求。系统应提供完善的安全机制，包括数据加密、用户权限管理等，确保