办公室OA办公需求方案1

办公室OA办公需求方案1OA办公详细需求流程注：（OA办公系统应以易用、实用、高效、安全为主）功能列表：1.1.1

公文管理公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功能包括：收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括：

用户可自定义审批流程

在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程；

具有流程跟踪功能

具有自动催办功能

支持短消息提醒跟踪

实现全过程记录，痕迹保留

可以通过电子邮件方式分发文件

拥有公文处理人员的代办机制，解决人员暂时不在岗时，公文也能及时处理的问题

在任意一个流转过程中的任意一个环节，都可以添加意见和修改文稿内容

公文管理中，可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺

支持标准格式的公文打印。

公文的编辑，可以在线对公文文档进行编辑和保存，提供的功能有：

Office软件的所有编辑功能，如复制、粘帖、对齐等，可插入图片、表格、批注。

具有原文修改功能，并保留修改人、修改时间等痕迹。

具有红头文件和加盖电子公章功能。

公文在流转中提交前均有文件预览功能

公文管理从逻辑上可划分成收文管理、发文管理、督办管理和立卷归档，同时，与医社保业务相关的审批工作，也可以转入OA系统，通过预定的流程，进行处理。

会议统计

会议查询

会议纪要相关人员可整理每次会议，对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。

会议查询根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等，便于对会议执行情况的跟踪管理。

1.1.3.3

领导日程安排相关人员协助安排领导或特定人员的日程。领导日程安排的功能和个人日程安排类似，只是安排的对象不同。领导日程安排实现对领导或特定人员日程的安排、提示备忘等功能。目的在于协调工作安排、进行工作提醒。

1.1.3.4

车辆管理管理车辆基本信息，管理车辆使用的整个过程，从车辆的申请、审批、通知等进行统一管理。车辆管理的流程也是可以通过流程自定义来进行统一设置和规范。

车辆管理示例

主要的功能包括：

车辆基本信息管理

用车申请

用车审批

用车情况管理

1.1.3.5

人事管理系统可以管理单位员工的人事信息，上传员工的照片，可以通过组合条件查询员工的人事信息。员工的人事基本信息，包括部门、姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、职称、职务、学历、毕业院校、工作经历、备注等，上传照片的路径。用户可以通过部门、姓名、政治面貌、学历等查询条件，查询员工的人事信息。有些人事信息是保密的，只有人事部门能看，即人事信息只有人事部及相关领导有才有查看权限。

1.1.3.6

物品管理系统可以管理固定资产、办公用品、图书资料的信息，系统记录各种物品的名称、类别、编号、所属部门、购买时间、备注等。系统同时对物品的使用情况进行登记，包括领用人、领用时间、责任人、归还时间等。系统可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用情况。

1.1.3.7

接待管理系统提供对来宾接待情况进行相应的登记管理，可以登记来宾的情况、事由、接待时间等，并可以通过组合条件查询来宾接待情况的历史信息。

1.1.3.8

外出情况查询系统根据个性化办公中的外出登记，为各级负责人提供外出情况查询。负责人可以查询自己下属职工的在岗信息，了解职工工作情况，为领导掌握下属工作提供方便。

1.1.4

决策支持本系统主要提供了报表功能，数据存储，内容管理，数据集成和知识管理作为决策支持系统的数据信息资源支撑，提供给决策者所需的信息资源，帮助其实现决策支持系统中的信息流程，工作流程，决策步骤的完整运行。1.1.4.1

动态报表动态报表主要指局各部门及三个中心提供给领导的动态工作报表，包括总控、医保支付结算情况、窗口结算数据等。根据系统管理中权限的设定，领导的权限不同，所能查看的报表也不同。系统可以收集报表数据，并提供通用的报表设计工具，用户可以根据需要设置报表的样式，生成报表。

1.1.4.2

常规报表系统可以按照用户的设定，生成各部门向信息中心或有关部门要求的月报等常规报表，有权限的领导或工作人员，可以查看这些报表。

1.1.4.3

专项报表系统可以生成一些特定的报表，如因工作需要，向有关领导提出的专题报表。有权限的领导或工作人员，可以查看这些报表。

1.1.5

公共信息公共信息是对公共信息的集中管理，并且向用户提供共享信息服务，主要包括电子公告、共享文件、网上论坛、电子刊物、大事记、领导信箱、公用通讯录、规章制度、政策法规、常用信息、常用软件更新等几个部分。1.1.5.1

电子公告用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。

1.1.5.2

共享文件系统可以将一些可共享的文件组织起来，供工作人员方便快捷的查询利用或者下载，免去了资料查找的繁琐过程，提高工作效率和文件的利用率。可共享的文件主要包括：

正规文件：历年编医保局发文号的文件；

其他文书：历年各部门定制的内部业务操作口径、问答、指南等资料；

信息资料：历年计划总结（季、年）、专报、简报、医保研究、会议纪要等资料；

大事记：历年局及各直属单位大事记；

局内新闻：当前各部门工作动态；

他局动态：劳保局、卫生局、药监局、民政局、市总工会等相关单位发送我局的信息资料摘编；

文献检索：购买相关文献检索光盘载入系统，如国家有关法规、政策，医保相关资料等；

视频、音频：历年医保工作大会市领导讲话录音、相关宣传电视片、其他视频音频等。

1.1.5.3

网上论坛网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。

1.1.5.4

电子刊物电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的窗口。电子刊物采编人员在系统中选择重点信息，产生电子刊物采编稿，添加在办公系统的待发表的电子刊物中，每一期电子刊物发表后，可供员工阅读。用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题，以及文章的时间、作者等信息对刊物和刊物中的文章进行查询。

1.1.5.5

大事记大事记记录单位历年来发生的各类事件，授权专人维护，其他员工只能查看。

1.1.5.6

领导信箱领导信箱是开设一个专用信箱，用来收集用户提出意见或建议。类似于网上论坛，用户可以发表意见或建议，通过本信箱系统直接传递给系统设置的领导人员，领导人员公开回复，供员工方便的查看。

1.1.5.7

公用通讯录类似于个人通讯录，有通讯录管理功能和通讯录查找功能，只是这里维护的通讯录内容是所有用户可以公用的。

1.1.5.8

规章制度规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度，信息内容由专人录入，供所有人员查询,

支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。

1.1.5.9

政策法规政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策，信息内容由专人录入，供所有人员查询,

支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。

1.1.5.10

常用信息为了便于用户的日常工作，系统设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号、长途区号等查询管理功能。系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便日常工作中迅速准确的连接。

1.1.5.11

常用软件下载系统可以提供常用软件的下载的功能，管理人员可以在下载列表放入常用的软件，工作人员可以随时下载系统下载列表中的软件，如图片处理工具、视频播放工具、杀毒软件、最新病毒库等，免去了工作人员在网上查找、下载软件的时间和精力，提高工作效率。

1.1.6

系统管理系统管理是为保证整个办公系统正常运行所设置，管理的范围包括部门及人员管理、用户权限管理、公文模板制作、工作流定义、对外信息发布管理、基础信息维护、系统日志等。以达到配置系统和改变工作流程可适应各种不同应用环境的目的。1.1.6.1

机构及人员管理

机构管理添加、修改机构信息，设定单位树状组织结构。

岗位管理在选定的机构中添加、修改岗位信息，一个机构中可以有多个岗位。

人员管理在选定的机构中添加、修改人员信息，一个机构中可以有多个人员。

1.1.6.2

用户权限管理系统中的用户岗位可以自由定义。在给用户分配岗位时可以与实际情况一一对应，也可以给用户对应一个或多个已定义好的岗位。系统中的权限已经预定义好，包括公文处理类权限（如添加文件、修改文件、否决、处理意见等）和系统功能类权限（如案卷立卷、公文处理、电子公告、车辆管理等）。权限管理

公文处理类权限管理给岗位分配该岗位的公文处理权限，从所有的公文处理权限中选出该岗位的权限。

系统功能类权限管理给每个岗位分配该岗位的功能权限，从所有的功能权限中选出该岗位的权限。

用户权限的授权有特殊权限的用户（如各科室领导及中心主任等），可以对其他下属人员进行授权，被授权人将得到相应的权限进行相关操作，同时可以取消该人的权限。

1.1.6.3

电子印章管理管理公文审批流程中，需要用到的电子公章和电子手写签名。电子公章或者手写签名通过图片的方式由使用者保存在系统中并设置调用密码。调用时必须先通过密码的验证才能显示出正确的图片。

1.1.6.4

公文模板制作办公系统的公文大都有固定的格式，系统可以预先设置好公文的模板，公文处理前的拟稿过程中，可以根据公文的类型套用固定格式的电子文档，如会议通知、车辆申请等；红头文件也可现制作好，发文时调用电子版的红头文件直接填写内容即可。

OA办公系统OA办公系统应以易用、实用、高效、安全为主。系统功能架构图：办公管理公文管理公用信息电子公告邮件系统写邮件个人事务日程安排档案管理文件共享收件箱待办事宜人事管理通讯录发件箱外出登记会议管理规章制度草稿箱提醒功能后勤管理政策法规文件夹个人文件夹其他电子刊物垃圾箱及时信息论坛邮箱设置名片夹通讯录个人信息意见箱大事件功能列表：公文管理收文管理对来文登记、批办、批示、传阅的处理，包括电子文件的处理和纸介质的扫描处理发文管理中心内部发文处理，包括制作模板、拟稿、核稿、会稿、批示、编号登记等处理公文归档提供办公系统中的临时归档、销毁，为档案管理系统提供接口催督办公文流转过程中的流程监控和催办、督办公文流程设置提供公文摸板和流程自定义，及串签、会签、退签、并发、流转等处理电子印章管理设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名档案管理案卷管理包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅管理、信息统计、打印输出等。卷内文件管理包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、信息统计、打印输出等。归档文件管理包括归档文件著录、归档文件销毁、检索、信息统计、打印等。外来文件管理包括外来文件登记、传阅、销毁、检索、信息统计、打印等。档案后台管理用来对主题词、类目、条目、密级、借阅流程、阅读权限等进行管理人事管理人事档案记录了所有员工的基本信息，方便调阅。灵活处理离职、退休等事件考勤管理记录员工的考勤异常情况，生成考勤日报，以及生成相应的统计报表培训管理主要对员工的培训记录进行管理，包括增、删、改、查询等人事异动对员工的职务调整进行管理，如调动、晋升、降职等。考核管理主要对部门工作绩效优劣进行评价反馈，支持领导和人事部分别打分劳务合同提供对合同的签订、续签、变更、查询的全面管理薪酬管理管理员工薪资，以及与薪资相关的养老金、住房公积金、医疗保险等。福利管理对员工养老保险投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表会议管理会议计划包括会议名称、议题、主办部门、时间、地点、参加范围等会议通知可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的反馈信息会议室管理对于单位会议室安排进行预约申请，登记。使用情况查询会议纪要记录各类会议精神、决议，上传相关文件，以及审批、归档、分发等会议查询根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等后勤管理办公物品管理完成对办公物品的入库、领用、借用、结存信息的查询和统计车辆管理对车辆登记、预约、审批、派车/出车、维修用油等进行管理固定资产管理对固定资产购买时间、金额、所属部门、使用情况、销毁等进行管理公用信息电子公告发布单位的各种公告，配合图片或附件功能，免去人为通知的繁琐。论坛建立单位内部信息交流和讨论的园地文件共享共享的文件组织起来，供工作人员方便快捷的查询利用或者下载，免去了资料查找的繁琐过程，提高工作效率和文件的利用率政策法规提供与各部门有关的政策法规公用通讯录用于本中心人员和日常工作中需经常使用的通讯信息规章制度管理与各部门有关的各种规章制度意见箱下级和上级沟通的桥梁，向领导反映情况支持完全匿名大事件记录单位历年来发生的各类事件，方便查阅万事通用于邮编区号、时刻