记录控制程序

记录控制程序文件编号QEP-03版次D/0C/10制、修订日期20178-09-0111-16页次第页共5页文件受控发行（盖章）制定单位品质部本资料内容为厦门飞德利照明科技有限公司专有之财产，非由书面许可，不得透露或使用本文件或转变成任何其他形式使用。ThecontentofdocumentistheexclusivepropertyofXiamenFriendlyLightingInc.andshallnotbedistributedorreproduced,ordisclosedinwholeorinpartwithoutpriorpermissionofXiamenFriendlyLightingInc.文件分发明细受文部门份数受文部门份数受文部门份数受文部门份数管理代表1份计划部1份财务部1份品质部1份业务部1份文控原稿管理部1份采购部1份总经办1份制造部1份研发技术部1份文件制、修订记录制修订日期版次修改内容制定审核批准2014-12-01A/0新制订发行；胡雨珊袁家兴袁家兴2015-10-12A/1文件格式梳理更新，页码纠正；胡雨珊周霞周霞2017-05-05B/0追加两化融合管理文件记录要求明确各部门职责及记录的格式潘美婷颜丽霞王长征2017-09-01C/0ISO9001&14001换版潘美婷颜丽霞颜丽霞2018-9110-1165CD/01追加知识产权管理文件记录要求潘美婷目的：通过控制记录作业，以提供质量、环境和、两化融合、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。适用范围：适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。定义：3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。如：审核记录、检验记录、检测报告、设备维修记录、量检具校验记录、电子记录等，其媒介体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品、，或是它们的组合。职责：4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；作业流程：5.1记录格式的设计：各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。5.3记录的填写要求：5.3.1记录的内容必须及时、真实、准确、全面、字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核和批准。5.3.2记录不得随意更改，确需更改时，采取删除线“＝或\”划改的方式，并在更改处签名。5.3.3记录以表格要求的书面或电子档形式为主，按表格的要求进行填写、数据信息采集、储存、共享和使用，如各电子平台系统的数据采集和储存。5.1记录的收集：5.1.1记录的类别包括数据、参考资料、规格、计划、工程资料、报告、外来文件记录、讲义培训教材与资格证书；5.1.2记录的形式：包括书面形式、电子文档、照片。5.1.3各作业活动人员，依据作业程序或工作说明书所叙述的方法收集、书写记录。5.1.4各作业活动的主管人员，应审查记录的确切性与完整性。5.2记录的标识：5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；5.3编制索引和归档5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，以便追溯。5.3.2档案管理人员应根据记录的所属性质的分类，由档案索引找出对应档案夹，依次序归档，如无原档则建新档。5.4记录的调阅5.4.1调阅记录时应经职责主管批准，必要时予以登记；5.4.2借出的文件应维持其整洁和完整性，并不得在其内划记，非经允许不得拆卸、复印；5.4.3档案管理人员应仔细检查归还文件的完整性后入档结案。5.5记录储存保管与处理：5.5.1记录应妥善保存，以避免损坏或变质，对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。5.5.2记录的保管分为两大类：第一类为现用档，系指记录仍在使用状态，大部分以活动案卷的方法留置于使用或收集者工作场所。第二类为备用档，系指记录已过现用期，或产品、合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于文件柜或库房内。5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。5.6外来记录管理：5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关部门保存。5.6.2涉及商业机密或足以影响供应商或分包商营运的质量和、环境和知识产权记录，不得对外泄漏，非经允许不得复印、复制。5.7记录的质量保证5.7.1为确保本程序为所有质量、环境和、两化融合和知识产权活动有关人员所了解，各部门主管应以培训、例会等方式宣传贯彻，使本程序能有效的实施。5.7.2各部门主管应留意人员的记录作业活动，有否遵照本程序执行。并不定期抽查档案以查核其符合本程序作业要求的程度。5.8电子档记录的管理：5.8.1电子数据的维护人员必须确保现记录的现行有效性；5.8.2IT管理员负责设定网络中的访问和更改权限，确保系统的正常运行；5.8.3IT管理员负责新用户的培训指导，确保每一个用户熟知使用方法和使用中的注意事项，规范操作，以保证系统成功运行；5.8.4IT管理员应定期作系统备份，同时监控系统的运行情况，以保证系统的完整性和正确性;5.8