活动方案之博览会筹备工作方案

博览会筹备工作方案【篇一：第三届中国东盟博览会筹备工作方案】附件：第三届中国—东盟博览会筹备工作方案省厅《关于做好第三届中国－东盟博览会参展参会组织工作的通知》（冀商国际字【2006】3号）已就做好中国－东盟博览会的重要意义、指导思想、组织原则及总体安排进行了详细部署。为了保证此项工作顺利开展，进一步细化工作程序，特制定以下工作方案。一、组织参会机构为使组织工作严谨有序，我省参展参会工作由省商务厅统一组织，牵头处室为国际经贸关系处，对外经济合作处、商业改革发展处和开发区管理处等处室配合，河北省投资促进中心协办。二、展览安排（一）展览规模：展览面积80，000平方米，国际标准展位3000个，其中室内展位2500个，室外500个。预计国内外参展参会人数3万人，其中东盟客商1万人。（二）展区设置：商品贸易、投资合作、农业先进适用技术、“魅力之城”四大专题展区。三、我省参加博览会的筹备组织工作（一）、加强宣传，做好动员工作5月中旬，各地根据第三届博览会的总体工作安排和专题设置，完成参加第三届博览会的工作部署，制定相应的工作方案，召开本地区的参展参会动员会议，突出重点，加强宣传，务必使本地区优势企业特别是与东盟经贸往来较多的企业了解本届博览会的总体工作安排和具体要求。（二）、参展参会具体安排：1、按照统一部署，各设区市商务局、扩权县（市）商务主管部门负责本地的牵头协调和统一组织工作,各地联络员可随时向省商务厅报送参展信息，并于每月28日向商务厅通报当月组织参展参会情况；2、企业招展工作时间安排及指标分解:⑴、5月份各地区全面开展招展工作，综合了解本地区的情况，5月28日前将各地区参展商品、项目、展示的重点报省商务厅;⑵、参展企业报名截止时间为7月28日，省商务厅6月份开始逐批确认参展企业和参展商品，并向博览会秘书处报送参展申请，同时向各地反馈东盟国家企业参展情况；⑶、9月15日前，各地将参展代表的详细情况报省商务厅，以便省商务厅与大会秘书处联系，安排代表团的住宿、交通、证件及其他参会事宜；⑷、10月份，省商务厅负责企业参展的各项组织工作及会期服务工作。（5）、省商务厅拟为我省参展企业申请59个展位，各市商贸展区展位分配请参考附表1。3、采购商组织工作时间安排及指标分解安排⑴、5月份各地开展宣传动员工作，组织参会采购商，并及时向省商务厅通报报名情况；⑵、采购商是指主营业务与博览会设置的商品贸易、投资合作、农业先进适用技术和“魅力之城”四大专题相关，且具有从事采购洽谈、投资洽谈、技术洽谈和旅游洽谈能力，并确定到博览会现场洽谈业务的企业或机构。参会企业报名截止时间为7月28日，省商务厅6月份开始逐批确认采购商，并向博览会秘书处报送参会申请；⑶、9月15日前，各地将参会代表的详细情况报省商务厅，以便省商务厅与大会秘书处联系，安排代表团的住宿、交通、证件及其他参会事宜；⑸、我省拟组织180家采购商参加博览会，各市组织大型商业企业、连锁企业、进口企业以及机械设备、电子电器、粮油食品、建材家居等相关行业的采购商，采购商数量分配参考附表2。4、征集“走出去”项目的时间安排及指标分解安排⑴、各地5月份对本地区与东盟国家的投资合作项目进行摸底调查，掌握总体情况，确定本地区重点“走出去”项目和引资项目安排；⑵、5月28日前向省商务厅报送本地与东盟国家的投资合作项目情况；⑶、“走出去”项目和引资项目报名最终截止日期为7月10日，6月份开始确认拟参会的“走出去”项目和引资项目，省商务厅及时将东盟国家项目向各地反馈；⑷、10月份进行参展项目的具体安排工作；石家庄市电视台中国会展网各省级日报二、组织保障（完成期限：5天，4月25日——4月30日）1、组织架构成立前期筹备办公室，负责会展规划建设及招商工作；负责向组委会汇报招商进展情况。成员单位：总裁办、外联部、太阳城商业公司、广告策划部。1、组织分工主持人：康万兵核心团队：总裁办：负责协调、督办；外联部：负责联系中央有关部委、各省、市级政府冠名及首长剪彩事宜；太阳城商业公司：负责国际、国内招商{国际客户暂定港、澳、台、东南亚国家的企业}；广告策划部：负责会展策划和媒体广告宣传报道；2、该阶段人员配备：10——15人三、措施保障：（完成期限：10天，5月4日——5月13日）1、在我们举办会展之前3个月内，请河北省政府不再批准其境内的会展申请。确保本届产品展销、成果发布、资本与项目对接会展的成功举办；2、制订工作流程和参展手册；3、制订工作责任制；4、会展活动内容及安排；5、场地布置及分配；6、会场装饰装修方案；四、工作落实（完成时限：30天，5月4日——6月3日）；1、外联工作基本落实，主办单位和协办单位基本确认，组委会名单基本确定；2、完成场地规划布置；3、组委会成员单位第一次会议（确定和通过会展规格、定位、参展对象、参展费用标准、资本对接、成果发布、媒体广告词、其他工作安排等事项）；4、广告策划：第一阶段：制作期（完成时限：10天，6月4日——6月13日）第二阶段：温和期（完成时限：100天，6月14日——9月21日）第三阶段：高潮期（完成时限：55天，9月22日——11月15日）5、招商工作：第一阶段：摸底排列；（完成时限：26天，5月4日——5月30日）第二阶段：发送参展邀请函并跟踪落实、签订参展协议书（完成时限：159天，6月4日——11月10日）第三阶段：接待；五、会展选址会展地点：太阳城中国名特优产品商厦。其理由：1、“中国名特优产品商厦”名称与本届会展主题完全吻合；2、目前小火车、休闲娱乐会所等项目正在紧锣密鼓地规划建设中，届时将作为主会展的配套服务设施，直接创造经济效益。3、更重要的是太阳城项目公司是一支充满信心、有战斗力的团队，而且已经做好了迎接召开会展的准备；六、评估1、成功举办本届会展，将实现太阳城商业项目当年投资当年创收的经济效益、政治效益和社会效益，缩短商业市场开发时间；2、异地举办，将分散太阳城商业公司的有效人力资源和客户资源，不利于太阳城商业市场的启动；3、会展能否成功举办，关键在于有效的工作效率、坚定的执行能力和前期准备工作是否深入细致。如