公司行政部职责

公司行政部职责2014年公司行政办公室组织架构、人员编制及所属人员岗位职责一、组织架构及编制（一）办公室：4人，其中主任1人，人事文秘专员1人，劳资保险专员1人，安全督察专员1人。（二）保安：12人（指在立交商场与普惠商场合并之前应保持人数），其中：立交商场3人；普惠商场6人；普惠商场物流部库房夜间值班保安2，石佛岗车场保安1人。未计划普惠商场白天值班和新建中山路办公楼配备保安；未包括库管员中的兼职夜间值班保安2人。（三）炊事员：3人，其中：石佛岗食堂2人，维修部食堂1人。未计划普惠商场食堂和中山路新建办公楼食堂可能增加的炊事员。（四）保洁工：3人，其中：立交商场1人，普惠商场2人。未计划新建办公楼应配备的保洁工。二、岗位职责（一）主任工作职责：1、对外联络方面：受总经理委托，代表公司负责牵头与政府职能部门和与公司行政、后勤工作相关联的其他单位进行工作联络、协调、接待工作。具体负责有关报告、申请、洽谈、合同（协议）起草、签订；出席有关会议、活动；办理公司营业执照变更、年检，公司活动占道许可申报等有关事项。2、对内服务与管理方面：按照公司赋予的管理职能，受总经理委托负责全面领导管理行政办公室工作。具体负责：3、主持行政办公室工作，召集行政部门会议，布置、检查、考核办公室工作人员工作。4、负责公司行政规章等重要文件的起草或审核。5、监督检查公司各部门对公司规章制度的贯彻实施情况，组织对重大违规违纪、失职、事故等事件的调查、处理。6、组织召开公司办公会议及公司其他有关会议。7、负责公司水电气费缴纳。集团通讯网络人员增减调整。8、在总经理领导下，负责公司安全管理，布置、检查、督促专（兼）职安全管理人员的工作。9、完成公司领导交办的其它临时工作任务。10、指导、协调公司各职能部门行政管理工作。11、审查对外报表（不含财务报表）、公函、报告。审核各部门办公用品采购、生日礼金发放申请13、审批转正申请。（二）人事文秘专员：对部长负责。主要工作职责是：1、人事管理：负责招聘、入职、离职、转正、劳动合同签订、职工调动、考勤、培训、建立人事档案和培训档案等具体工作。文件管理：负责收文、发文的登记、保管；文稿的校对、打印、分发、借传阅、整理归档等具体工作。负责公司办公会和行政部门工作会的会议记录。负责职工食堂管理。劳保用品和办公用品的（发放、台账）管理。2）．处理：制度规定明确，情节轻微的，对照文件规定直接起草处理决定张贴公示，同时分别交所在部门领导、行政部、部财务各一份；事情重大，需向领导请示报告才能处理的，则向办公室主任报送调查处理报告（对《报告》的要求：事实经过描写详细清楚；询问笔录、监控记录、物证、证人证言等证据材料充分；定性准确；处理意见或建议的依据清楚、态度鲜明）。部长根据报告内容，决定是否再报总经理审批或由公司组织相关人员研究后再作处理决定。2、安全管理工作：负责公司日常安全管理工作和对商场保安队和夜间值班员的领导管理工作，负责有关安全资料的整理建档。其工作内容是：1）.巡查：在督察巡视的同时或单独对公司各部门安全生产经营、消防、治安等方面的安全情况进行巡视排查。2）.记录：填写安全巡视记录、提出整改措施意见或建议、落实整改措施。重大问题向领导报告。3）.处理：参与领导、组织公司各类安全事件处置（包括应急事故救援的预案制定和演练）4）.负责对公司安全员、保安队、夜间值班员的工作情况、各种记录、违规失职情况等实施监督管理。3.负责政府职能部门有关安全管理的报表资料的编制报送。一是公司内部报表或资料：包括消防设施（设备）台账记录、安全巡查记录表、督察巡查记录等；二是对外报表：包括安监局、商务局、消防支队等要求报送的各种报表或资料：包括安全隐患排查、治理登记台账、企业安全信息备案登记、巡查记录等；三是与工作相关的其它报表、报告或资料。4.组织执行对公司各种活动安全保卫工作5.负责办公家具管理。根据公司《办公用品管理制度》，接收各部门《办公用品申请》并报送部门领导、总经理核准；建立办公家用具台账（需对应部门和人员）和易耗品办公用品领用登记表，具体经办采购、发放、盘点、报损等相关管理事务。（五）保安（值班）及各部门安全管理人员职责：1、负责对办公室、商场营业厅、库房、通道、周边环境的安全巡逻、隐患排查、危险排除和事故报告或处理，以保障公司生产经营安全、消防安全和治安安全。2、检查、保护、维护好消防、供水、供电、通讯等设施设备。当班保安或部门安全管理人员应填报的主要记录、报表如下（由安全督查专员检查确认）：1）《每日防火巡查记录》（平时自己保管备查，年末报行政部存档）2）交接班记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档）3）日常安全巡查记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档）4）异常情况发现、处置记录、报告（发生时记录、编报）（六）炊事员职责：1、负责按时提供工作餐；2、负责职工食堂清洁卫生;3、