公司行文管理规定

公司行文管理规定公司文件管理制度1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。2.范围本制度适用上海诺地乐通用设备制造有限公司。3.职责3.1人事行政部3.1.1负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2负责公司文件的下发及管理。3.1.3负责本制度的宣导与实施。3.2其它各部门3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程3.2.2负责按本制度规定执行4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。5．参考资料无6．程序6.1公司文件的种类及范围6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。6.2.1各类公司文件使用范围：6.2.1.1公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。6.2公司文件的处理6.2.1公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。6.2.2公司文件处理的定义及原则6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。6.2.2.4对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。6.2.2.5对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。6.2.3公司公文的分类及操作6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：管理总部文件、营销中心文件、生产中心文件6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分：公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总裁办根据文件内容共同确认。秘密，应分放在管理总部机密类文件中，按编号有序排列。6.3.3公司文件在下发后两周内需进行存档管理6.3.3.1文件管理员需建立公司在用文件的电子目录《公司在用文件目录表》附件四，每月15日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的电子目录在公司内网上进行更新。6.3.3.2各部门需设立部门所须使用文件的档案柜，按照公司在用文件的电子目录进行存档管理。办事处文件由办事处助理负责存档；职能部门由部门经理负责指定专人负责存档。6.3.3.3公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由人事行政部另行通知。6.3.4对于已过时效期限的文件6.3.4.1公司所有以水印文本形式下发的文件，在文件时效过期后必须退还至人事行政部。6.3.4.2对于时效过期的文件应按照发文年份-机密程度分类存放一年后销毁。如特殊文件需长期存放保管，需提交说明至人事行政部文件管理员，由文件管理员负责存放到档案室。6.4文件的借阅6.4.1公司所有已存档文件，只能予以查看，不得带出、复制或拷背。6.4.2公司文件的借阅，可以整个文件借阅，或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《公司文件调阅单》附件五中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。6.4.3公司文件的借阅，原则上均需当天返回。6.4.4公司所有文件借阅，均需办理借阅手续6.4.4.1对于部门内部文件的查阅，需经过部门经理的同意后，至部门文件管理员处进行查看。6.4.4.2对于公司跨部门文件的查看，需由部门主管填写《公司文件调阅单》附件五，明确说明借阅理由及工作需要，并按流程审核后予以查看：6.4.4.2.1对于秘密等级为“一般”的文件需经过直属主管的批准后交人事行政部经理同意后至管理总部文件管理员处进行查看；6.4.4.2.2对于秘密等级为“秘密”或“绝密”类文件，必须逐级审批至总经理后至管理总部文件管理员处进行查看。6.4.4.2.2公司文件的调阅原则上不得一次调阅多个文件，对于一次借阅两个或以上的文件，必须附件明确说明原因，否则不予批准。6.5文件的废止及销毁6.5.1文件的废止是指：新文件的发布涉及到原有文件的作废；或是由于公司的经营模式或组织架构变动，相关政策及文件已无实际可执行价值和依据，而涉及到的相关文件的作废；或是公司出台的具有实效性的文件，而已过其时效期而自动废止。6.5.2文件的销毁是指：对于已作废或废止的文件，在一定存放期后，由人事行政部对其进行销毁处理。6.5.4对于机秘等级为“一般”的文件由各部门文件管理员在新文件下发后自主销毁，对于机秘等级为“秘密”或“绝秘”的文件，在文件废止后必须退还至人事行政部。由人事行政部统一对其销毁。6.6相关处罚规定各部门必须按公司在用文件目录，对于下发至本部门的文件进行存档保管，文件柜必须加锁，由部门文件管理员统一保管。公司会定期对各部门文件的宣导情况及存档情况进行检查。在检查过程中发现未按公司规定执行的，将作一定处罚：6.6.1对于公司“秘密”及“绝密”文件在签收后保管不当，泄密或丢失的：6.6.1.1机密程度为“秘密”的文件，对于直接责任人，即文件的保管者处以100元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以100元/次/份的罚款。6.6.1.2机密程度为“绝密”的文件，对一直接责任人，即文件的保管者处以200元/次/份的罚款；部门经理负连带责任，同处以200元/次/份的罚款。6.6.2对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣贯，在相关工作的执行中出现问题的，将对部门负责人处以50元/次的罚款。6.7公司文件格式和行文规则6.7.1公司文件格式公司文件一般由文件编号、标题、机秘等级、受文部门、正文、附件说明、成文日期、发文部门等部分组成。公司文件标题应当准确简要地概括公司文件主要内容并标明公司文件种类。主送部门指公司文件的主要受文部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。制度类文件必须注明主送部门，并将主送部门置于标题之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首页列出受文部门的公司文件，如公告、通知、通报等文件，受文部门可以不在公司文件中体现，但需在《发文申请审核表》中明确。受文部门一律用全称或规范的简称。公司文件如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。公司文件成文日期以总经理签发批准日期或职工代表大会讨论通过的日期为准。6.7.2公司发文行文规则：6.7.2.1公告、通知、通报等书写格式见《公司文件书写格式》附件六（通知、公告