某集团炼化公司物资供应管理制度汇编

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页Q/LHYW 炼化公司制度Q/LHYW010—2012D陕西延长石油集团炼化公司物资供应管理管控制度2012年7月27日发布2012年7月27日起实施陕西延长石油集团炼化公司发布陕西延长石油集团炼化公司物资供应管理管控制度第一章总则第一条为使炼化公司物资供应工作达到管理管控科学、安全高效、节资降储，更好的服务于公司生产建设的总体目标,结合炼化公司行业特点,特制定本制度。第二条本制度遵循“统一管理管控、分级授权、公开透明、高效快捷”的原则，使物资管理管控工作满足炼化公司现代化管理管控要求。第三条本制度适用于陕西延长石油(集团)XX炼化公司及下属各厂、炼化相关项目指挥部，陕西延长石油精细化工科技有限公司、榆林综合服务公司参照执行。第二章 术语、机构和职责第四条术语（一）物资指在生产、建设中由炼化集中采购、各厂自行采购的一切交由供应科负责保管、发放的设备和材料。（二）仓库指物资储存和保管的场所（包括：库房、露天堆场、集装箱库以及其它临时储存场所）。（三）物资供应管理管控物资供应管理管控指对从物资需求相关计划提出到采购、验收、保管、发放等一系列管理管控工作。第五条机构设置（一）二级管理管控体制炼化公司物资管理管控实行二级管理管控体制。即炼化公司物资部及所属各厂、相关项目指挥部供应科（以下简称供应科）两级.（二）权责明确原则供应科岗位设置应遵守权责明确原则并满足物资部业务管理管控的统一要求。第六条职责（一）物资部职责1、负责公司物资采购有关制度的建立和贯彻执行；2、负责对供应科的业务指导，监督管理管控工作；3、物资部参与物资采购招标和行使招标以外的其他职能，招标办行使物资采购招标的组织职能。公司所属供应科参与物资采购招标和行使招标以外的其他职能，招标办行使物资采购招标的组织职能；负责统一炼化公司物资供应系统的业务流程、工作标准、各种表格；根据公司生产、相关项目建设、年度相关计划和下属各厂的具体情况,负责接收、汇总、编制物资采购净需求相关计划，并负责公司所属各单位相关计划的调整和监督执行；6、负责物资（按分类）分级采购权限的划分，对供应科具体单项相关计划的采购有授予和收回的权力；7、负责向公司招标办公室提供物资采购招标工作所需的基础文件及日常业务中需提交招标领导小组讨论的相关事宜；8、负责物资采购资金预算、申报、使用及管理管控；9、对已准入协作企业（网络供货厂商）的合同合约履约能力、售后服务、产品质量、资质信誉等情况，有如实反馈信息的职责；10、负责公司物资系统的建档管理管控；11、负责建立维护物资管理管控系统网络信息平台及功能的开发创新；12、负责接收各厂报废物资处理、作价变卖的申请，并提请招标领导小组明确解决办法；13、负责整合各类物资定额（1）物资部负责储备资金管理管控和一般材料的储备定额制定和监督实施；（2）机动设备部负责组织各厂制定机动设备的配件、备品的合理储备定额，物资部负责实施；（3）科技部负责制定各厂化工原材料的合理储备定额，物资部负责实施；（4）物资部依据相关单位提供的储备定额，整理汇编形成炼化公司库存定额管理管控合适的方案。14、负责公司所属单位的物资供应业务指导和采供人员的业务培训。（二）供应科职责供应科职责由各厂、相关项目指挥部依据本制度原则精神自行制定。第三章相关计划管理管控第七条相关计划管理管控（一）相关计划编制原则和要求1、准确及时，保障实际使用需要；2、充分了解、灵活利用市场信息；3、优先平衡库存，积极利用、代用闲置物资；4、周密细致，考虑全面，尽量减少补报相关计划和应急相关计划，在保障科学合理库存的前提下，应考虑经济批量；5、明确相关计划科目、使用去向和具体要求（如到货时间、品牌、建议厂商、原始相关计划责任人等）；6、各厂编制的物资相关计划必须是通过公司相关职能部门审批的生产、相关项目建设需求相关计划（按科技部、机动部、安质部、办公室等相关部门的审批程序遵照执行）。编报单位负责人为其准确性负责并承担相应责任；7、各类表格必须符合物资部统一格式要求。凡呈报的相关计划、审批表等必须提出时间要求，有报出人签名和领导确认签字，并加盖公章。（二）相关计划管理管控体制物资需求相关计划实行两级编报制度，即:供应科在汇编本单位物资相关计划时必须平衡现有库存，形成本单位净需求采购相关计划后根据采购权限实施。物资部按照集采权限在公司范围内再次进行平衡后实施。相关计划编制、审核、审批、汇编上报等各环节应有明确的责任人，对相关计划的准确性、严肃性、节约性承担责任。物资部、供应科可根据造成不良资产的库存物资追究相关人员责任。（三）跟踪分析相关计划供应科每月10日前将各单位上月入库物资统计表和库存动态分析报表（按NC系统规定格式）上报物资部。物资部牵头做好各库余缺调剂，努力降低库存。第八条相关计划的执行（一）试车物资相关计划试车物资由试生产单位编制相关计划报公司相关专业部门和主管领导审批，批复后转各厂按分级采购权限负责实施；（二）生产相关计划1、生产消耗性材料化工原材料的相关计划申报审批程序：各厂根据本单位下月生产相关计划、当月消耗和消耗定额编制下月需求相关计划，并于本月25日前上报公司科技部。由科技部审定、主管领导批复后转交各厂，供应科依据审批后的相关计划，平衡库存后按分级采购权限负责实施；新筛选的化工原材料按《炼化公司化工原材料管理管控制度》执行；2、大修相关计划大修物资相关计划，依据各厂年度大修相关计划编制，检修材料相关计划的审核按照炼化公司机动部《装置检修管理管控制度》执行；供应科依据审批后的相关计划，平衡库存后按分级采购权限负责实施；3、维护修理相关计划正常维护修理物资相关计划在各厂按照程序审批完结后，依据炼化公司相关计划管理管控及审批程序审批后转供应科，供应科依据审批后的相关计划，平衡库存后按分级采购权限负责实施；4、设备配件设备备品备件相关计划的编制、审核程序按照《炼化公司备品备件管理管控制度》执行。（三）技改技措相关计划技改、技措相关计划经批复后，实施单位依据相应相关项目设计文件编制相关项目物资相关计划，报科技部审核、主管领导审批。批复后的物资相关计划作为采购相关计划依据，由各厂报供应科平衡库存后按照采购权限执行采购（附相关批文）。上报时间应充分考虑物资供应周期，以免影响相关项目实施进度。（四）相关项目建设相关计划由炼化相关项目建设指挥部管理管控的建设相关项目，指挥部供应科依据物资部对指挥部的物资采购权限划分组织实施（附指挥部物资采购权限目录）。（五）设备购置相关计划设备购置年度相关计划（含相关计划外设备购置）执行时，由机动设备部征得呈报单位意见后分月转生产相关计划部上报集团公司审批。审批后的相关计划由机动设备部转交各厂，供应科依据审批后的相关计划，按分级采购权限负责实施（各类轿车，集团统一采购设备除外）。（六）安全专项费用相关计划安全费用购置相关计划经集团公司审核批复后，审批后的相关计划由安全环保质检部转交各厂，供应科依据审批后的相关计划，按分级采购权限负责实施。（七）紧急救援物资相关计划此类相关计划应遵守抢救在先、快速高效的原则，依据相关相关计划由物资部或供应科直接采购,可不经过招标程序。但事前应请示领导同意或会议决定（会议纪要）。第四章采购管理管控第九条采购原则（一）遵章守法原则认真执行国家政策、法规、法令、规范，符合集团公司相关制度规定的要求。（二）比质比价原则比质比价原则：同样产品比质量，同等质量比价格，同等价格比交货期、比服务。（三）供货厂商选定原则原则上所有物资采购必须在炼化公司供货商网络内进行，特殊情况需经法律事务部审核确定后方可在供货厂商网络外采购。首选厂家直供（包括厂家指定区域代理、进口物资的中方唯一代理）；其次选厂家的品牌代理商或区域代理；最后选择一般供货商（即中间商）。此条约条款由纪检监察部门负责监督执行。（四）采购批次、金额划定原则几个相关计划中的同一种物资应由一个批次采购，坚决杜绝将可一次采购的划分为几个批次采购。集采物资中的材料类物资（钢材、电缆）批次采购资金在五万元以下者，由物资部按照市场采购的方式直接采购；自采物资批次采购资金在五万元以下者根据生产实际由主管领导审批后供应科可自行采购，五万元以上必须转招标办实施。（五）采购方式的分类非招标相关项目（市场采购、单一来源采购、订单采购、比质比价采购、会议比质比价采购）、邀请招标采购、公开招标采购；采购方式的审定由各级招标领导小组确定。第十条采购权限划分（一）采购权限按物资大类划分。采购行使权分两部分：物资部采购部分和供应科采购部分；（二）物资部根据地域性原则、发挥集中优势原则、方便性原则、节约原则、保障生产原则，合理划分供应科的采购权限范围（权限划分见附件）。第十一条采购程序（一）采购需求编制1、集采物资需求编制物资部负责接收各厂集采物资需求申请相关计划，收到相关计划后首先进行库存需求汇总平衡，生成净需求采购相关计划；同时编制物资需求请购单，经部门经理审批后，转招标办实施（订单采购物资部直接实施）。2、自采物资需求编制供应科负责接收各使用单位物资需求申请相关计划，收到相关计划后首先进行库存需求汇总平衡，生成净需求采购相关计划，集采物资上报物资部，自采物资编制物资需求请购单，经供应科长审批后，转招标办实施（订单采购供应科直接实施）。（二）采购实施请购单编制审批完成后，公开招标、邀请招标、订单采购（生产消耗性材料应当以年度相关计划需求计算，原则上进行一次性招标）、会议比质比价、比质比价的采购方式由招标办公室组织招标比价活动并将中标结果（通过物资管理管控NC系统）转送物资部（供应科）。物资部（供应科）依此进行商务合同合约签订。1、单一来源经招标领导小组会议决定后由物资部（供应科）进行商务谈判和合同合约签订。2、市场采购经招标领导小组会议决定后由物资部（供应科）组织，相关部门参与进行商务谈判。报账发票必须有经办人、验收人、物资部经理（供应科长）、主管领导签字后按财务制度报账。3、订单采购，物资部（供应科）依据招标办年度招标结果，签订年度供货协议。依据实际供货数量签订合同合约。（三）施工方代为采购物资价格的确认办法1、施工承包方代为采购物资的相关计划（或采购清单）必须由我方确认的施工代表及负责人审核签字；2、由承包施工方代为采购物资时必须采用控制价的办法管理管控。预决算部门提供代为采购物资的控制价，控制价提出的依据为：在设计文件的概算价（估算价）或市场询价的基础上根据物资分类下浮百分点的方法提出；3、我方负责控制价的主管领导、相关项目负责人或授权指派的价格确认人员，在接到承包方采购清单后，三个工作日内必须依据我方内定的物资采购控制价一览表予以答复；特殊情况必须在五个工作日内予以答复；4、当施工承包方代为采购物资价格高于控制价时，我方价格确认人员应呈报负责控制价的领导审批。超出控制价百分之三（含百分之三）的由负责控制价的领导报公司领导或公司招标领导小组审批。第五章合同合约管理管控第十二条物资采购合同合约管理管控原则（一）遵章守法原则所有合同合约必须符合《合同合约法》、《陕西延长石油（集团）炼化公司合同合约管理管控办法》要求。（二）真实性原则坚决做到合同合约的“五不”签约资质不符者不签；超出履约能力者不签；信誉和经营状况不好者不签；代理人超代理权限不签；“三证”（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）“一书”（授权委托书）不全不签。（三）维权性原则杜绝隐含限制一方权力和扩大一方义务的条约条款存在。（四）资金安全原则合同合约条约条款中应坚持货到验收合格后凭发票付款，一般不付预付款。但遇大型设备、进口设备等确需预付款条件时，在预付款条约条款中应有银行担保条约或按国际惯例实行。（五）保密性原则合同合约文本及其附件必须在保证炼化公司相应权益的前提下保管。未经领导同意，不得向合同合约以外的任何第三方透露合同合约合适的内容和保密信息。（六）标准约定原则合同合约条约条款中，要求供货商必须按照《炼化公司设备材料采购标识规定》、《炼化公司包装储运图示标志》、《炼化公司危险货物包装标志》、《炼化公司设备材料运输包装一般规定》执行。合同合约文本必须符合炼化公司法律事务部的规范要求并统一编注合同合约编号。电子档案、纸质档案必须按照物资部统一格式建档。（七）质量技术保证原则技术附件是合同合约文本的重要组成部分，与主合同合约具有同等的法律效力。技术部门负责合同合约技术附件（技术协议、技术合同合约）的谈判和签约；物资部（供应科）负责商务合同合约条约条款的谈判和签约。没有技术附件（协议）的合同合约应在质量条约条款中明确说明产品的材质、执行的标准及编号、质量等级、精度以及附加的质量要求等，必要时应注明产品检验方式。（八）合同合约业务规范原则1、合同合约审签必须认真负责，各相关部室审签人员依据部门职责在《合同合约审批表》中签注专业意见、姓名、日期，同时加盖部门公章，并承担相应责任。合同合约审查审批过程需在延长石油法律事务管理管控信息系统上完成。2、合同合约生效。由合同合约签约人签字，合同合约管理管控部门加盖合同合约专用章即生效。签约人原则上炼化公司由公司总经理委托授权物资部经理，各厂、相关项目指挥部由厂长、指挥委托授权供应科长签字，相关计划员为经办人。签约人负责合同合约履约的全过程责任。3、根据管理管控需要，合同合约文本要保证合同合约管理管控部门、财务资产部门各一份，供应部门留存两份（验收、存档）。合同合约结束后向合同合约管理管控部门反馈合同合约执行情况。4、合同合约存档资料中应有《物资需求请购单》、《合同合约审批表》、《合同合约文本》、《技术协议》、中标依据及定价资料、厂商资质证明及相关授权委托人证书、合同合约相关会议纪要、报价评审结论文件等。5、供应科每月将所定《合同合约》及《合同合约台账》电子版呈报物资部一份留存备案。6、合同合约签字生效后，不得随意修改和变更，若确需修改或变更，必须经公司招标领导小组和法律事务部批准。7、合同合约变更、中止、转让、解除时，由合同合约经办人负责填写《合同合约变更审批表》。必须注明合同合约变更的原因、依据及合同合约变更的合适的内容。《合同合约变更审批表》的审签人应是原《合同合约审批表》的审签人。第十三条合同合约的履约、监管及货物催交（一）物资部门负责合同合约的履约、监管和货物催交工作。（二）告知供货商事项1、供货商发货前必须以文字形式通知合同合约经办人，待合同合约经办人签字确认后方可发货；2、发货时必须填写统一格式的运料单，经合同合约经办人签字后随货同行；集采物资合同合约经办人同时将签字后的运料单反馈给供应科相关计划员；3、合同合约经办人要明确告知交货地点，相关计划员（接运人）姓名及联系方式；4、合同合约经办人应明确告知规范性引用文件的相关规定。（三）以采购订单做为收货依据炼化公司采购物资，招标工作结束后，招标办在第一时间内将中标通知书或等效文件转合同合约经办人，合同合约经办人需在第一时间在NC系统中生成采购订单，以便供应科及时做好货物接运前的准备工作。（四）中间验收和工厂验收中间验收和工厂验收由物资部牵头，相应专业部门配合组成验收组，并由合同合约经办人填写《制造厂检验申请表》，验收完毕后由验收组批准填写《工厂检验放行单》后，制造厂方可发货。（五）质保金的给付程序质保金的保留期限原则上是设备、材料使用满一年或货到十八个月，具体情况按照合同合约约定条约条款执行。集采物资由使用单位出具质量证明文件，并经使用单位主管科室和主管领导审批同意后转交公司对口专业技术部门审批，审批后物资部方可按财务程序办理付款；一般材料（如钢材、电缆、管阀件等）的质保金到期后，若没有接到有关的质量否定意见，可由物资部门直接出具质保金结算单；自采物资可参考以上程序执行。（六）合同合约的违约处理我方违约，物资部门应组织相关部门研究做好违约谈判的准备，以降低损失。对方违约，物资部门应尽快组织相关部门研究补救措施（如寻求替代或另签合同合约）以满足生产建设需要。同时做好违约谈判准备，维护好企业利益。引起法律纠纷的及时通报公司法律事务部。（七）催货管理管控在物资采购过程中，需加强对采购物资催交工作的管理管控，确保供方按合同合约规定的进度和合适的内容提供文件资料和约定标的。1、催货管理管控办法适用于炼化公司及所属各厂在采购过程中对设备、材料等物资的催交工作。2、催交工作通常采用以下两种方式：办公室催交，指通过电话、传真、邮件等通讯手段实现催交；工厂催交，指催交人员直接到达供方生产制造工厂进行实地敦促和督办。3、催交工作程序（1）中标通知书或采购合同合约一经发生，货物催交工作随即产生。（2）催交工作由专职催交人员或各专业对口相关计划员兼职完成。（3）催交人员应熟悉和掌握采购物资的来源、去向、供货周期以及现场施工和安装工作的进度。（4）与供方再次确认中标通知书或采购合同合约所约定的供货周期的一致性。（5）合同合约生效后2—4周内，催交员按照合同合约相关条约条款和进度要求制定《采购合同合约催交相关计划》，主要包括：制定催交等级（见附件），供方图纸催交，原材料采购监督，产品制造监督，供方工作相关计划监督，货物发运等。（6）催交员负责为每份合同合约制定一份《催交工作记录》表，并认真填报。（7）要求供方按时提供工作进度相关计划，其中包括设计进度、材料进度、制造进度等，以便催交员随时掌握供方产品实时状态。（8）催交工作进入关键阶段后，按需方要求，供方随时提供书面的到货周期时间表及催交相关的其它文件。（9）当存在可能的或已经发生的延迟交货状态时，催交员应立即敦促供货商出示延迟交货的书面说明书（如设计变更的原因、工厂生产的原因、原材料短缺的因素等），必要时召开专题催交会议，明确延迟后果，更新催交合适的方案。（10）若采购合同合约中涉及清偿和索赔条约条款，催交员应及时将已经发生的延迟交货状态通知相关计划员及相关领导，严格按照合同合约约定采取必要的惩罚措施。（11）设备到达现场，进入安装程序后，由于现场实际工况而追加、补充的零配件也应及时催交。同时，对于售后服务人员的及时到位催交人员也应认真落实。（12）采购物资及相关文件完全按照合同合约条约条款约定到达现场后，催交工作即告一段落，催交员认真填写《催交工作记录》，并移交相关计划员，催交工作结束。相关催交工作表单见附页。第六章仓库管理管控第十四条规范性引用文件供货商提供硬件产品的控制规定设备、材料运输包装一般规定设备、材料采购标识规定设备、材料开箱检验程序设备、材料不合格品控制规定接运工作程序第十五条职责（一）分管仓库科长全面负责仓储管理管控。具体包括：验收、保管、发货、技术档案、单据、账目的管理管控和仓库安全管理管控等。（二）验收组长1、负责入库物资数量和质量验收的管理管控工作。2、负责资料、发票移交及建档的管理管控工作。（三）仓库组长1、负责设备、材料仓储管理管控的具体实施。2、负责仓储作业文件和记录文件的管理管控工作。 第十六条仓库管理管控的任务对仓库的全部技术作业活动进行相关计划、组织、协调、控制和监督，达到以最小的费用付出，取得最佳的管理管控效果。第十七条物资接运接运工作的主要任务是在交通运输部门的交货地点，及时、准确、安全地从交通运输部门接收提取物资。（一） 岗位设定为了分清责任，便于处理质量纠纷和交接资料的存档，供应科应设立专职或兼职接运员岗位。（二） 接运准备1、在收到承运部门接货通知后，应作好物资接运准备。2、接运员在接到相关计划员转交的接货通知后，应及时组织接运：对照合同合约和货物运单，认真核对货物的品种、规格和数量，做到交接手续清楚，证件资料齐全、有效。（三） 接运检查1、首先做外观检查（如：包装、标志、封印是否完好，有无沾污、受潮、水渍、油渍等异状）；应对检查情况做好记录、并确认。2、若发现疑点或不符合情况，应立即请承运部门派人复查，对短缺、损坏情况如实做出记录，以利于交涉处理、澄清责任。对待接运物资确信无误后，方可提货。（四） 责任划分与索赔1、接运员应清楚发货人与承运部门的责任划分（即运输部门在运送货物上应负的责任和收货人责任）；2、应清楚提出索赔的手续和必要的证明文件；3、若经调查，认定短缺/损坏属于承运部门的责任，接运人员应配合领导向承运部门提出索赔要求。（五） 直接提货或库房接货对于直接到生产厂、商处提货，提货员应与仓库验收员联合工作，接货工作按《设备、材料开箱检验程序》有关规定执行。（六） 交接记录接运员接到物资后，应及时填写《货物交接记录》表。第十八条物资验收（一）基本要求对于入库物资均应进行严格的数量和质量验收，以确定入库前的物资数量、质量状态、分清不合格品的责任，防止不合格品入库。到货未验收的物资，如生产急需，由验收人员请示批准后先行发放，作好记录，待验收后冲账。（二）验收准备熟悉有关的订货文件和运输文件（如合同合约等）；准备检定（必要时）需要的检验工具；准备堆码、苫垫材料和搬运装卸工具、设备，并配备相应人力；规划、安排物资的存放地点和保管方法；对于有特殊要求的物资，准备防护措施；进口物资或要求进行技术检验的物资，应通知有关检验部门和有关方面的代表，共同检验。进口物资按《设备、材料开箱检验程序》中有关进口设备、材料开箱检验条约条款规定执行。（三）核对文件1、核对文件是将供方提供的单据、交货文件及订货文件的有关要求进行检查核对。这些文件一般应包括:（1）NC系统的采购订单及运输部门的接货通知单；（2）订货单（订单采购）或采购合同合约及其附件（包括变更文件）的复制件；（3）供货方提供的质量证明书（如：合格证）、发货明细表、装箱单、磅码单、主要图纸、样本以及发货票等；（4）承运部门的运料单（由炼化公司各级相关计划员签字）；（5）其它必要的证明材料。2、文件不符合（1）若文件不全或无效，则不准予验收入库，但应妥善保管，并加明确标识；（2）待文件追索补齐且符合后，方可进行验收。（四）实物检验除了对物资进行数量检验和质量检验外，实物检验还包括包装质量、唛头标态检查和随箱技术文件和商务文件的验收。其检查合适的内容应按《设备、材料开箱检验程序》执行，具体要求如下:1、数量验收（1）数量验收可以采用计重、计件、求积、理论换算等方式。（2）根据物资的来源、包装好坏、规格整齐程度等情况，决定采取全验或抽验合适的方案。全验:即对物资的数量全部进行检查。抽验：对国内供货产品协作关系稳定，文件齐全，包装完整者；对包装严密，打开包装易损坏物资质量，不宜恢复原包装者；对数量大，件数多而包装完整无疑者；对理论换算的物资且规格整齐划一者，通常采用抽验方法。通常，抽验率为5％～15％。对抽验中发现有不符合规定的物资，应扩大抽验范围或全部检验。①计重物资的验收计重物资一律按净重计算，实行检斤过磅：带包装计重物资，应同时记录毛重、皮重和净重；定量包装的物资，抽验率为20％～40％；大宗材料与理论换算交货的物资，按理论换算验收。②计件物资的验收对单件，应全部清点件数；对带有附件或成套交货的机电设备，应清查主件、部件、零件和工具等。③小件物资对于包装一致的小件物资，若包装完好，对箱内的（包内、盒内）数量，可按运输批次以5％～15％的比例进行抽验，检验后应恢复原包装。对于小件批量大的散包物资，可实行过磅点数的方法。④其它计量方法用其它计量方法（如：求积、标箱等）计量的物资，应按照国家有关规定检验（如对玻璃、木材等）。2、质量验收（1）国内供货除了订货文件中要求进行材料复验外，国内供货通常仅做外观检验和核对技术文件；检验合适的内容详见《设备、材料开箱检验程序》中的相关条约条款；若外观检验发现问题，需要做进一步技术检验时，应报分管仓库科长核准；需要开箱或拆件时，应保证不损坏物资本身，检验后应恢复原件和包装。（2）进口物资的验收详见十八条（七）款。（五）验收记录1、对检验结果应做验收记录。注：在《设备、材料开箱检验程序》中，有五个质量记录表格规定了检验记录的合适的内容。2、验收记录应由验收员签字后，方为有效（见表内要求）。3、对检验质量合格、数量符合、文件齐全的物资，应及时填写《入库单》。（六）问题的处理对数量、质量不符合的物资，执行《设备、材料不合格品控制规定》。1、若物资数量有差异，且在有关规定或合同合约规定的差额范围内，应按实数入账；2、若物资数量差异超过规定差额范围的，应及时向供货单位提出交涉,并填写盈亏表；3、对属于运输部门造成的短缺/破损，应凭承运人签字确认的“供货商发货凭证”向承运部门索赔；4、对不符合订货质量要求的设备/材料，应与符合物资分开存放，并加以标识，及时通知合同合约经办人（相关计划员）与供货单位交涉；5、对不同质量状态的设备、材料的标识按《采购设备、材料的标识规定》执行，以避免发生混放、误用而导致质量事故。（七）进口大型设备、关键材料进口大型设备、关键材料的验收工作，政策性强，技术要求高，必须遵守国家政策，要严细认真，及时准确，并且要求全验。检验程序、合适的内容和方法按《进口大型设备、关键材料开箱检验程序》中有关规定执行。（八）建档建档包括以下合适的内容：1、物资档案应包括:物资出厂时的各种文件、技术证明书、物资入库前的运输文件、验收资料、磅码记录、技术检验证书和订货资料等；2、物资档案应一物一档，同批次、同规格、同制造厂出品者，可归一档。3、物资验收档案应按合同合约编号（订单号）顺序统一编号，，设专人、专柜管理管控。4、所有单据凭证，要妥善保管。年终订册，集中保存，原则上以二十年期限方可作废销毁（按QHSE要求执行）第十九条物资保管物资的保管工作是保证物资在贮存过程中，不因时间因素、自然因素和人为因素的影响，造成物资在发放中的账、物不符，品种规格的混淆，质量性能降低和损坏等，使物资完整无损地、合理地、如数地贮存在仓库之中。（一）入库手续验收完毕的物资，应立即办理入库手续。入库手续有以下几个环节:签收、登账、挂签（立卡）、标识、建档。1、签收由验收人员填写《入库单》，并附上验收记录、“磅码单”、产品合格证、装箱单等有关资料凭证，一并交给保管员签收，以证实该物资已验收合格或问题处理完毕，可以正式入库保管。2、登账（1）每一种物资要建立“物资动态明细账”（简称料账），即物资收、发、存明细账，按照入库物资的类别、品名、规格、批次分别立账。所有物资应注明货位，以便查找。（2）保管员应及时登账，经常核对、保证账物相符。3、 挂签（立卡）（1）每一种物资都必须设置料签，并悬挂在货位明显处，以显示物资库存动态和结存情况。（2）料签的合适的内容包括：物资的类别、名称、编号、规格、实存数量等。（3）每次收发物资后，保管员应及时变更料签。（4）保管员应经常以物对账、以物对签，保证三者相符。4、标识（1）为了便于识别、防止误用，应对物资状态加以明确、醒目的标识。（2）标识的主要类别有：责任标识、质量状态标识、储运标识、危险货物标识等。（3）标识的设置和移植按有关的国家标准、行业标准和工程规定执行。5、建档建档合适的内容包括库存物资在保管期间有关检查、维护、保养、损溢变动等情况的记录和其它资料的归档、整理。物资保管档案应按入库单号顺序统一编号，设专人、专柜管理管控。为了便于查询，保管员也可在入库单号的基础上加注四号定位。所有单据凭证，要妥善保管。年终订册，集中保存，原则上以二十年期限方可作废销毁（按QHSE要求执行）。（二）保管维护1、按照物资的物理、化学和工艺性质、对其它货物的可容性，以及防火安全等要求做适当安排保管。仓库类型:露天料场（堆场）；料棚；封闭式仓库；取暖仓库；特种仓库。2、露天料场（1）对于雨、雪、露的侵袭、空气温/湿度的变化、日光照射等影响，不造成损害或损失轻微的物资，可以采用加垫木等措施，存放于露天料场。料场的地面（或铺装面）必须夯实、中间隆起、四周有排水沟、防止积存雨水。（2）存贮在露天料场的物资一般是比较大型和笨重的原材料（如：型钢、地下配管管材）、某些建筑材料（如：原木、预制构件等）、大型和笨重的设备（如：包装完备的机械、妥善保护了的设备等）。3、料棚对于雨、雪、露的侵袭可能造成损害，但对空气的温/湿度的变化不受明显影响的物资可存入料棚。例如:中型钢材、型材、管件、耐火材料、优质木材等。4、封闭式仓库对于雨、雪、露的侵袭、空气的温/湿度的变化，会造成损坏的物资，应存入的封闭式仓库中。例如：沥青、水泥、焊条、机械、电器、仪表、通讯设备等。5、取暖仓库对存贮温/湿度有要求的物资，应存入有取暖设施的仓库中。如：精密工具、相关计划仪表、特种焊条。6、特种仓库（1）对因为物理/化学性质的原因，有特殊保管要求的物资，并要求和其它物资隔离存放的，或对其它物资的质量及防火安全有严重不良影响的物资，应存入特种专门仓库。（2）特种专门仓库应与其它仓库隔离。（3）对危险的液体燃料、气体燃料、化学品、催化剂、电石、油漆、剧毒品、爆炸品等物资，应存入特种仓库，仓库应设在库区的一端。（三）保管场所的布置合理布置仓库，不仅使库容得到充分、有效的利用，而且便于装卸、搬运，便于收、发、保管及安全等作业。1、料架、料区及通道的布置在库房、料棚、料场内，对料架的排列、料区的划分以及工作通道和收、发料场地的布置应进行合理安排。（1）料架应排列整齐，成行成列。（2）应将就地存放物资的料场，划分为若干存料区。（3）根据使用功能，通道宜分为运输通道、人工作业通道和检查通道，其宽度为：运输通道3m～5m；人工作业通道1.5m～2m，检查通道0.6m。（4）收、发料场一般设置在库房端部，以形成合理的作业流程。2、仓库的编号（1）仓库应统一按顺序编号对所有的库房、料棚应统一按顺序编号，编号标记应明显醒目，露天料场亦应划分出若干存料区，设置编号标志，标志应明显醒目。（2）仓库内的编号库房/料棚内的各种料架、存料地点，亦应分别按顺序编号，并设置编号标志。（3）料架内的编号料架各层应按顺序编制层号；每层存货位置应按顺序编制位号。（4）每种物资的存贮位置应由库（场）号，架（区）号、层（排）号和位号所确定，即“四号定位”。应在账、卡上注明其四号定位，使物资管理管控有条不紊、查找方便，收发迅速。需要时还应绘制仓库布置图，对照查找、方便使用。3、存放秩序（1）物资的存放秩序原则上应按物资大类目录分类编号的顺序，在相应的库房，料棚和存料场地的指定货位，依次存放；（2）若个别物资在作业和保管上有特殊情况时，可另行安排（如：配套物资可集中存放；笨重而难移的物资可存放在收发料方便的适当地点）。（四）码垛、苫垫1、物资码垛根据物资的包装形状、性能特点、重量、数量，结合季节气候、储存时间等因素综合考虑，将物资按一定规律码成各种形状的货垛。码垛应符合下列要求:（1）合理性对不同品种、规格、型号、牌号、等级、批次和不同供方的物资，应分开码垛，不相混杂；根据物资的物化性能、结构形态、包装情况等特点，选择合理的垛型；堆码时，应分清先后次序，宜符合“先进先出”的原则。（2）牢固性垛应码得不偏、不斜、不倒，保证堆垛的最大稳定性；码垛不宜过高，不得压坏底层物资及地坪。（3）定量对于相同物资，每垛的数量应一致，层次分明，零头在上；每行、每层的物资数量宜为整数，易于统计。（4）整齐、集约、方便各垛物资应堆码整齐，成行成列，标志向外；应节约占地面积，节约使用苫盖材料和劳动力；垛位、垛形应符合装卸、搬运、发放、检查等作业便利的要求和安全要求。2、苫垫为保证物资的完整和不受损害，物资的底部应加衬垫物，需要时，上面加苫盖物。（1）物资码垛均应有下垫，防止地面潮气侵蚀；（2）部分物资还应上加苫盖，苫盖应平整、有适当起脊，且不应苫到地面，应保证不渗水且通风良好；（3）对易燃物资，不得使用油布、油毛毡等材料苫盖。（五）点查1、点查合适的内容物资的点查是物资保管的经常性工作，主要包括:（1）查数量:核对账、签、物是否相符；（2）查质量:检验库存物资有无变质、锈蚀、破损、发霉等情况，必要时进行物理、化学检验；（3）查保管方法:检查物资的保管方法是否符合规定要求，库房管理管控是否科学、实用；（4）查计量器具:检查衡器、量具是否准确、保管是否合理；（5）查安全:查是否符合保管安全和消防要求。2、点查方法物资点查应形成制度，严格执行。主要点查的方法为：动态盘点法；循环盘点法；重点盘点法；全面盘点法等。3、点查记录每次点查应形成记录，并填写《物资点查盈、损报告》；应定期向供应科长提交库存状态报告。（六）维护保养1、物资的维护与保养工作包括两个方面:预防物资在贮存期的变质和损坏；救治已经开始变质和损坏的物资。2、预防措施（1）加强对库区温度、湿度的监控，如：采取通风/吸湿/取暖升温/冷冻等措施；（2）对物资采取密封（封闭）措施，以减弱外界不良条件对物资质量的影响；（3）采取涂敷保护层等措施，使物资与自然环境隔绝；（4）保持贮存环境的清洁卫生，防止霉腐及虫鼠害等。3、救治措施（1）物资在保管中发生轻微程度的损坏、变质，不可轻易报废，应积极采取必要救治措施，以使其全部或部分地恢复使用价值（如：金属制品的除锈、霉腐物的晾晒、烘烤、一些金属设备的焊补等）；（2）修补过程；（3）对修补完毕的物资应再行检验，给出处理意见。注：详见《设备、材料不合格品控制规定》。4、自然损耗（1）物资的自然损耗是指由于本身性质变化及外界环境条件对其不良作用和装卸作业过程中造成的数量减少。引起自然损耗的原因主要有干燥、风化、挥发、散失、粘失以及易碎品在贮存过程中的破碎等。（2）物资的自然损耗一般条件下难于完全避免。在仓储实践中要采取科学的保管方法、合理的作业程序、严格的点查制度和有效的预防措施，将自然损耗降至最低限度。第二十条物资发放及调配调拨（一）物资发放调拨1、仓库管理管控员应严格遵守物资发放制度，杜绝错发、漏发、重发等事故，确保准确、及时地发放合格的物资，保证工程进度和质量。2、发放应遵循“先进先出，推陈出新、保证重点、专物专用”的原则。3、发放应根据生产部门和相关项目建设部门提交的用料相关计划、调拨相关计划，编制出库相关计划，落实物资发放需要的搬运机具、人员和场地等。4、物资部对供应科库存物资有调拨权，调拨手续在物资部NC系统中办理；物资部各专业相关计划员根据生产建设所需或全公司闲置物资动态平衡情况生成调拨订单并发起调拨业务；基层调出单位供应科依据公司调拨订单自动生成调拨出库单；对应调入单位供应科依据上游调拨出库单自动生成调拨入库单；基层库房之间急需物资的调运由调出部门负责，正常物资的调运由调入部门负责运输;调拨订单、调拨出库单、调拨入库单分别一式两份，调拨订单留存公司物资部、财务部，调拨出库单留存调出单位供应科、财务科，调拨入库单留存调入单位供应科、财务科，NC系统生成的调拨单据作为财务部门核算的合法凭证。5、属延安辖区内公司所属单位之间相互调拨物资，公司本部以调拨订单做账，调出单位以调拨出库单作账、调入单位以调拨入库单做账。6、属跨区域公司所属单位之间相互调拨物资按财务资产部制定的相关规定执行。调拨发票由调出单位负责向调入单位传递。（二）核对领料凭证1、仓库管理管控员应认真检查《领/发料单》，核对物资的名称、规格是否相符，数量有否涂改，印鉴、签名是否齐全；2、对于不合规定或没有正式《领/发料单》的领料要求，仓库管理管控人员有权拒绝发料；3、属第二十条（五）3项，所列情形除外。（三）备料1、仓库管理管控员应按领料单要求备料，并准备好随料发放的技术资料、质量证明文件等；2、备料物资一经搬离原存放地点，仓库管理管控员应立即修改原料签上的余存数量。（四）复核1、为了防止差错，备料后必须复核。应复核：——领料凭证是否齐全、有效；——备料是否与领料完全相符；——应附技术资料和单据是否齐全；——结存实物与账卡是否相符；——备料的质量状态。2、对问题的处理——若发现差错应及时纠正；——对质量有疑问者应暂缓出库，需在会检合格后方可出库。（五）发放1、在商定的时间、地点，将复核无误的物资和资料向材料员当面交点签收，办理交接手续。2、对在库区不可分割的物资（如：钢材、电缆等），可按实际出库量出库，并按实际出库量填写《领料单》。其余量可作为相关计划员下次审批的依据。3、对于工程救险或施工紧急用料，经分管仓库科长批准，可凭其签据先预发料，事后用料人应尽快按实际用料量补办正式领料手续，余料退回。4、物资出售、价让：各单位积压多余的物资首先在公司内部积极调剂、替代利用；其次，在本单位、公司内部已无法调剂利用的方可价让出售。出售时应办理相关手续，其资金入公司收入账户。（六）清理发货完毕，保管员应立即开始清理工作。合适的内容包括：1、清理现场，调整货位；2、清理账目，日清月结，随发随销，核对结余，发现问题，查明原因，及时解决；3、查明损耗，填报盈亏报表；4、整理单据，集中保管，以备查验；（七）其它对于设备/材料的移用、待验收材料的发放、剩余材料的回收等问题，供应科应根据实际情况制定出详细的操作细则堵塞漏洞。第二十一条仓库安全（一）制度仓库安全包括人身、设备、物资的安全以及防盗的门卫出库程序等，对安全组织、安全教育、安全操作、安全储存、安全检查、劳动保护和消防管理管控等方面，应建立有效的详细细则。（二）专人负责仓库应有专人负责仓库的安全工作，并作为仓库工作效果考核的一项重要合适的内容。（三）标准仓库安全管理管控执行国家、行业有关标准、规定。第七章 闲置、报废物资管理管控第二十二条定义（一）闲置物资闲置物资是指企业由于产品结构调整、工程相关项目变更、相关计划不周等不正常原因所造成的本企业在一定时期根本不用或二年以上无动态的库存物资。（二）报废物资报废物资是指失去使用价值或在一定的条件下不能参加周转的库存物资。物资报废的标准是：保管不善，严重锈蚀或超过规定存放期限不能再使用；技术落后、耗能高、效率低，已被淘汰；设备淘汰，在本公司范围内不能使用的配件；技改技措相关项目停建或工艺变更无法改作他用的专用物资。第二十三条闲置物资利用、代用（一）闲置物资利用供应科应积极建立闲置物资库存组织，并动态更新。供应科相关计划员和物资部相关计划员分别在本厂和炼化公司范围内双重平衡利用。（二）闲置物资代用供应科相关计划员和物资部相关计划员分别在本厂和炼化公司范围内双重平衡代用。各厂严格按照《炼化公司闲置物资利用、代用认定制度》成立认定小组，供应科出具代用清单，认定小组对拟代用物资认真组织质量、工艺评价，确定代用合适的方案，积极进行代用。物资部相关计划员对各厂闲置物资库存组织在炼化公司范围内提出拟代用物资清单，炼化公司认定小组或相关项目使用单位对拟代用物资认真组织质量、工艺评价，确定代用合适的方案后相关计划员办理调拨手续。（三）报废物资管理管控1、报废物资必须按照炼化公司有关规定、程序申请,审批手续完善后方可报废出账；2、报废物资的出售由物资部提请公司招标领导小组统一做出安排部署。出售所得资金入财务账；3、材料类物资报废由所在单位供应科报物资部，经公司招标领导小组审批后，组织竞价拍卖；4、设备类报废物资（履行完报废手续的设备），由所在单位供应科在征得机动科意见的基础上报物资部（审批时必须要有机动设备部会签意见）并提请公司招标领导小组同意后，组织竞价出售。（四）责任追究供应科、物资部均有责任对造成闲置积压、报废的物资依据炼化公司物资责任标识系统追溯责任人的相关责任。第八章 资金及财务结算管理管控第二十四条物资供应资金管理管控及合同合约付款程序（一）采购资金相关计划由物资部报财务资产部，申请安排采购资金。（二）供应科采购资金相关计划呈报本单位财务科，纳入各厂资金申请相关计划报财务资产部。财务资产部根据各厂生产建设需要一并安排。（三）财务资产部根据公司相关计划及预算统筹安排采购资金，物资部所购发票在各使用单位财务科按规定进行账务处理后，物资部转财务资产部审核付款。供应科采购发票在该单位财务科进行账务处理（详按陕油炼（财）发[2006]45号《陕西延长石油集团炼化公司材料核算办法》执行）。（四）采购发票一般应为增值税专用发票，其它相关服务要求对方必须提供的是国家规定的发票。（五）物资采购发票到达之日起必须在三个工作日内完成核对、登记转交财务资产部门。若需转财务资产部付款的发票，各厂、相关项目建设指挥部财务科应在接到票据之日起五个工作日内完成财务账务处理并转交财务资产部。（六）合同合约的付款审批程序1、合同合约预付款由合同合约经办人（相关计划员）根据合同合约条约条款填写《预付款申请单》并登记预付款台账。经物资部经理（供应科长）签字确认、主管领导、公司总经理（厂长）审核签字后转财务资产部（科）。财务按财务制度规定办理付款手续。2、原始发票到达后，相关计划员根据合同合约条约条款审核发票信息，审核无误后在发票上签注付款意见并转验收员，验收员将发票信息录入到NC系统中（包括合同合约号、合同合约总金额、发票份数、发票总金额、发票明细以及付款意见等），形成《采购发票》，《采购发票》在NC系统中由相关审核人员审签后分别作为财务科及财务资产部的付款依据。自采物资《采购发票》经供应科长及其主管领导审签后，由验收员将《采购发票》及对应发票一并转本单位财务科，财务科按相关规定进行财务处理；集采物资《采购发票》经供应科长审签后转物资部，由合同合约经办人审核并签注付款意见，经物资部经理及其主管领导审签后转财务资产部，财务资产部依据审签后的《采购发票》按相关规定进行财务处理。3、清单结算办法：合同合约经办人（相关计划员）根据订单和验收员签字的收货清单，核对无误后在发票上签注付款意见，经物资部经理（供应科长）、主管领导审核签字后转财务资产部门作账务处理并付款(此条约条款仅适用于市场采购方式中不签订合同合约的货款结算)。4、到货物资质保期满后，供货商向使用单位提出质保金支付申请，按程序审批完成后交由合同合约经办人（相关计划员）。然后填写《质保金付款申请单》，经物资部经理（供应科长）、主管领导审核签字，报财务资产部门审核付款。5、物资供应部门负责向财务资产部门提供合同合约原件一份，以备财务资产部门做为合同合约付款依据。（七）财务票据原则上不得转让他人代替审签。因故审签人暂时不能审签导致业务停办时，可由物资部经理（供应科长）电话请示审签人并征得同意后方可先行办理，审签人回来后应及时补签。若审签人较长时间不能正常履行审签工作时，应由公司总经理（厂长、相关项目指挥）授权他人暂时代理。授权代理要书面通知相关部门代理合适的内容、时间段和代理人姓名。（八）财务人员对不符合财务制度的票据应拒绝接收。不符财务要求的票据由物资供应部门负责退（换）票，坚决不允许先行挂账支付。（九）所有与物资有关的收入，应全部汇入各厂的收入管理管控账户。第九章信息网络管理管控第二十五条信息网络管理管控（一）物资部负责公司物资供应网络平台的建设。物资供应网络必须符合公司物资供应管理管控制度规定要求。有机整合相关计划管理管控、采购管理管控、仓库管理管控和资金管理管控等，形成全面覆盖物资供应业务链的管理管控系统。（二）物资部负责公司物资编码的统一管理管控，具体编码工作由供应科编码人员负责，物资部对编码的编报、修正、