【行政管理】办公用品管理指引

XX公司

办公用品管理指引

第一章总则

第一条本指引旨在规范办公用品的使用和管理，节约经费，降

低办公费用。

第二条本指引适用于公司办公用品的预算管理、申购、采购、

领用、发放和登记等。

第三条术语及注释

本指引中所称“管理总部”指总部。

本指引中所称“公司”指XX公司。

本指引中所称“部门”指XX公司各部门。

本指引所指办公用品是指办公文具、办公耗材等低值易耗品。

第二章管理职责

第四条行政与人力资源部统筹管理所有办公用品，包括预算制

订、汇总、申报、采购、登记、发放、盘点等工作。

第五条各部门负责部门用办公用品申购、领用、分发等工作。

第六条财务部负责办公用品费用预算执行监督、审核工作。

第三章计划与预算管理

第七条各部门按规定的时间提交下一年度部门办公用品的采

购计划，行政与人力资源部进行汇总、编制相应费用预算，报公司和

管理总部审核、地产控股审批。

第八条办公用品费用实行部门控制，当支出达到部门文具年度

预算额度的80%时，财务部将提出预警。

第九条当业务需要增加预算外的办公用品时，必须报管理总部

和地产控股审批，审批同意后执行。

第四章种类、申购、领用

第十条公司办公用品由办公文具、部门办公用品、档案用品和

公司用品四种，其中办公文具为员工日常工作所需文具，即新员工物

品配备内所含物品；部门用品为部门专用用品或部门公用的非易耗物

品；档案用品为各部门档案管理专用物品；公司用品为耗材、清洁用

品、公用物品等低值非易耗用品。

第十一条办公文具、部门办公用品的申购，由各部门指定专

人于每月最后一周填写《办公用品申领计划表》，经各部门长签字确

认后，交由行政与人力资源部审核采购。

档案用品的采购由各部门档案管理员每季度末填写《办公用品申

领计划表》，经部门长签字确认后，交由行政与人力资源部审核采购。

公司用品的采购由行政与人力资源部采购负责人根据使用需要采

购。

第十二条行政与人力资源部于每月第一周采购并发放当月办

公文具和部门办公用品，各部门应指定专人负责部门办公用品的领

用、分发工作，并在《办公用品领用表》上进行登记。

行政与人力资源部于每季度第一周采购并发放当季度档案用品，

档案管理专员负责领用、分发工作。

公司用品根据使用情况，由行政与人力资源部即时补充。

第十三条办公用品每月发放一次，如因工作需临时领用办公

用品时，需填写《办公用品申领计划表》，审批通过后方可领用，并

在《办公用品领用表》上进行登记。

第十四条新员工入职当天，依照《新员工办公设备和用品配

置标准》，行政与人力资源部统一发放新员工办公用品一套，新员工

领用后在《新员工办公物品领用表》签字确认。

第五章采购、保管及管理

第十五条行政与人力资源部负责审核汇总各部门《办公用品

的采购申请表》，并按采购流程安排采购。行政与人力资源部专人负

责公司用品的统计和采购。

第十六条每月初行政与人力资源部专人对上月的办公用品的

采购与领用情况进行登记，建立《办公用品使用管理台帐》，并且每

半年进行库存盘点。

第十七条办公用品专为公司办公用途使用，不得作为个人私

人用途。

第六章办公用品采购流程图

申领部门行政与人力资源部财务部

申请

审核

采购

发放

第七章附则

第十八条本指引由行政与人力资源部负责制订、解释和修订。

第十九条本指引经公司总经理办公会审核通过后颁布实施，

并自颁布之日起生效。

第二十条本指引施行前制定的规章制度和其他文件与本指引

不一致的，以本指引为准。

附表1:新员工办公设备和用品配置标准

公司领导部门长普通员工

办公设备手提电脑1台，实木大班台1张，仿皮大台式电脑1台，办公桌1台，办公座椅1台式电脑1台，办公桌1台，办公座椅1

班椅1张，仿皮桌前椅2张，三位沙发1张，桌前椅2张、文件柜1个张

配置标准

张，长茶几1张，实木柜1个

高级电话机、盒纸、名片本、名片座、台电话机、盒纸、名片座、公司笔记本、公电话机、公司笔记本、计算器、裁纸刀、

历、公司笔记本、公司便条纸、计算器、司便条纸、计算器、裁纸刀、剪刀、铅笔、剪刀、铅笔、笔刨、橡皮、回形针、胶水、

裁纸刀、剪刀、铅笔、手摇笔刨、橡皮、笔刨、橡皮、回形针、胶水、订书机、订订书机、订书针、起钉器、涂改液、透明

办公文具

回形针、胶水、订书机、订书针、起钉器、书针、起钉器、涂改液、透明胶、橡皮、胶、橡皮、易土贴、笔座、塑料文件架、

涂改液、橡皮、易士贴、易上贴座、高级易上贴、易士贴座、笔座、长尾票夹各一长尾票夹各一件。黑色中性笔支，红色

配置标准2

笔座、铁质文件架、长尾票夹各一件。黑件。塑料文件架2个、黑色签字笔2支，中性笔1支

色签字笔2支，红色签字笔1支，塑料文红色签字笔1支，荧光笔1支

件架2个，荧光笔4支（不同颜色）

其它文件盒4个，双孔文件夹4个，文件夹4文件盒2个，双孔文件夹2个，文件夹4文件夹4个，文件袋2个

个，个，

配置标准

备注：新员工所配文具计入公司公共文具费用，以后补充文具时，费用列入各部门文具费用。司机和销售人员根据实际需要进行相应的配置。

附表2:新员工办公物品领用单

新员工办公物品领用表

部门：领用人：日期:

序规格/型单数

物品名编号备注

号号位量

计算机（主

1

机）

计算机（显

2

示器）

3电话

离职时需

归还

4计算器

5办公桌

6办公椅

7公司爸记本

8笔

订书机及订

9

书针

10笔座

11文件架

12易士贴

13裁纸刀

14回型针

15涂改液

(19mm)

16长尾票夹

17胶水

簿的

18文件夹

19铅笔及橡皮

20其它

备注：办公用品统一规格，统一颜色为黑色，其中领导用的电话、办公桌、办公椅、文件架

规格不同。

领用人签名:经办人签名：

附表3:办公用品申领计划表

XX公司

办公用品申领计划表

编号:

申领部门经办人申领月份：200年月

名称规格数量单位总价

行政与人

部门负责人

力资源部

备注：如果申购部门不知办公文具规格、型号、单价，则至行人部经办人处咨询。

附表4:办公用品使用管理台帐

办公用品使用管理台帐

上月

规格单上月本月进库本月领用