人力资源管理信息化的价值及实施策略

摘要：21世纪，传统经营理念和模式已经不再适用于我国企业人力资源管理，在未来人力资源管理中怎样选拔和培养人才、激励人才，已成为我国许多企业的一项重要任务。如何提升人力资源管理效能，并做到科学化、精细化管理是我国企业面临的一个全新挑战。关键词：人力资源；管理；信息化；价值；实施策略前言知识经济的产生，使人类社会在生产方式、生活方式、思维方式等方面都发生着巨大的变化。信息化已经逐渐深入到企业生产、流通以及组织管理方式当中，有效的人力资源管理是企业维持持续竞争力以及长远发展优势的重要因素之一。所以，人力资源管理在战略规划、组成结构、管理方法和途径等方面也应随之进行改变，以满足企业信息化需求。这种变革最主要的方式就是人力资源管理信息化。一、人力资源管理信息化的价值（一）提高工作效率信息化有助于人力资源部门简化流程，提高效率，如招聘流程的自动化、员工考勤管理及绩效评估，降低了人力资源管理时的繁琐作业，使工作效率更高。（二）数据驱动决策信息化系统可以协助人力资源部门对员工数据进行采集、分析与使用，并通过多种报表与分析工具提供数据支持，使人力资源决策更加科学、精准，为公司战略规划与业务决策做出贡献[1]。（三）提升员工参与度在信息化平台的支持下，可搭建员工自助服务系统，使员工更方便地申请假期、查询薪酬福利信息、参加培训，提升了员工参与度及满意度。（四）强化人力资源管理支持信息化系统有助于人力资源部门为业务部门提供更完善的支持，如销售团队绩效考核和技术人才职业规划，从而对企业的核心业务给予更加有的放矢的扶持。（五）降低成本通过信息化系统能够降低人力资源管理时间成本以及纸质材料成本等，还能够避免部分人为失误与疏漏，从而间接降低企业管理成本。二、人力资源管理信息化的具体实施策略（一）制定信息化发展规划从企业本身发展需要出发，结合当前管理体系，编制人力资源管理信息化长远发展规划至关重要。从企业组织结构、业务需求以及信息流程等方面确定了信息化系统总体架构设计。其中包括明确系统模块结构、数据流向和信息交互模式，以保证系统能有效地支撑人力资源管理中的所有操作。从企业实际出发，结合今后发展的需要来选择适合自己的信息化技术平台。其中涉及硬件设备、数据库系统、操作系统、网络架构的选型，应保证系统从性能上、稳定性上以及灵活性上都能符合企业需要。考虑不同信息化系统之间的集成和接口，确保人力资源管理信息化系统与其他企业系统（例如财务系统、生产系统）能够良好地协同工作，实现数据的共享和流通。确定了人力资源管理信息化系统实施步骤及时间节点，主要从需求分析、系统选型、开发定制、测试验证、上线运行阶段进行布置与规划。在执行过程中还要合理安排人力资源及资金投入以确保工程顺利推进。信息化发展规划需符合企业总体战略规划，保证信息化系统能有效地支撑企业发展目标及战略重点的实现，是企业发展强有力的好帮手。在规划时，需考虑信息化系统投资成本及长期运营成本等因素，以保证投入和回报的均衡，实现信息化系统效益最大化。规划需兼顾信息化系统的灵活性与可扩展性，保证系统能满足企业发展需求，具有较好的可更新性与扩展性，能随企业发展而持续优化与提升。所以，信息化发展规划的编制是一项系统工程，它既要综合考虑企业自身条件以及未来发展的需要，又要时刻注意整体战略规划，保证信息化系统可以有效地支撑企业发展与经营[2]。（二）确定信息化需求和目标明确信息化需求与目标，对于企业人力资源管理信息化的发展具有十分重要的意义。企业应充分调查与分析现有人力资源管理情况，摸清各业务流程存在问题与瓶颈，确定信息化系统可解决痛点与提升空间。本文在深入细致地进行需求调研的基础上，确定了各部门、各岗位对信息化系统提出的具体要求，并充分考虑到了今后业务开展对信息化系统所提出的新要求。企业有必要对人力资源管理信息化目标进行明确界定，其中包括所达到的作用与收益。这些目标可涉及但不仅仅局限于提高效率、降低成本、提升员工体验和强化组织管理。目标应具体、可行和可量化衡量。企业在制定信息化需求与目标时，需要清楚地认识到信息化系统在员工与组织管理方面的支撑作用。其中包括该体系对招聘、培训、绩效管理和员工关系的支持率及该体系担负的作用与职责[3]。保证信息化系统真正能成为人力资源管理的得力帮手，促进管理效能的提高。清晰地界定需求与目标，对后续信息化系统的选择与实现也是非常关键的。企业只有明确界定了需求及目标才可以更好地选择与其相匹配的信息化系统，并在实现过程中更好地引导开发及定制，保证系统真正符合企业需求。企业在界定信息化需求与目标时需重视全员参与、全面沟通与协调各个部门需求等问题，以保证信息化系统设计与实现能真正地服务企业大局，从而为企业长期发展与持续优化提供扎实的支撑。（三）选择适合的信息化系统根据企业规模、行业特点和管理需求选择适合自己的人力资源管理信息化系统至关重要。不同规模的企业对人力资源管理系统的需求是不一样的。小型企业在提高效率和降低成本方面可能更加注重简单明了和易于利用的系统；规模中等的企业可能需要较多功能，以支持复杂的组织管理和员工发展；对大型公司而言，他们或许需要一个更加定制化的系统，以满足其庞大的员工基数和复杂的业务流程的需求。每个行业的企业在人力资源管理方面都可能存在不同，比如零售业需要更加注重员工的调度和培训，制造业需要更加注重生产效率和安全管理，金融业需要更加注重绩效考核和合规管理。因此对人力资源管理信息化系统进行选择时，需充分考虑产业特点，确保系统能够满足产业需求。企业在人力资源管理方面的具体管理需求同样也会影响到系统选择。例如有的企业可能对招聘管理的职能提出了更高的要求，有的企业则可能更重视绩效管理和薪酬福利管理。因此在选择信息化系统时，需要与企业内部各部门充分沟通，了解他们的具体需求，以确保系统能够满足管理的需求[4]。企业可以选择购买技术相对成熟、功能完善、能够迅速满足企业基本需求的人力资源管理软件。另外，对于一些有特殊需求或者对于信息化系统有严格定制的企业，也可以考虑定制开发以确保系统能够完全符合企业的实际情况。此外，利用云端服务也可以成为一个选择，可以降低前期投资成本、提高灵活性，并且可以使企业根据业务变化对系统规模和功能进行调整。无论采用何种方式，均应全面开展需求分析、市场调研和尽职调查，确保选用的信息化系统能够真正满足企业管理的需求，有助于企业管理水平和运营效率的提升。（四）组织变革和人才培养人力资源管理信息化给企业带来了非常深刻的意义。一是可能使管理流程、组织架构、工作流程等方面发生较大调整。在这一形势下，组织变革成为必然，以使得企业能够适应全新的管理模式，实现信息化所带来变革的最大化。二是要保证信息化转型的顺利实施，企业要注重人才培养，提高员工信息化系统运用与操作能力，作为信息化转型所需的人力资源支持。企业实施组织变革需要组建变革管理团队、确定变革目标及方向、主动与员工交流、提高员工对变革的认同及支持程度。与此同时，企业也需要进行全方位的变革教育与训练，督促员工主动融入变革步伐中去，培养员工适应变革、创新意识等能力。在人才培养方面，企业要通过开设信息化系统专业培训课程、编制详细的操作手册或者引入外部培训资源等方式促进员工技术与操作水平的提高，以保证其能够熟练运用信息化系统。另外，还可以通过激励机制与绩效考核来激励员工主动参与信息化系统推广应用，增强其信息化转型支持度与热情。组织变革与人才培养构成信息化转型的关键环节。企业需密切注意这两方面才能保证信息化系统顺利推广应用。企业只有以组织变革与人才培养为支撑，才能有效地进行信息化转型、提高管理水平与运营效率以获取持续竞争优势。所以，保证组织变革顺利进行，提高员工信息化能力是重中之重。（五）强化数据管理和安全保障在推行人力资源管理信息化进程中，维护员工个人信息，强化数据管理与隐私安全控制非常关键。企业要想保证数据完整性、可用性、保密性，就要采取一系列的举措。首先是企业要建立并完善信息保护制度与程序，主要是明确职工个人信息采集与利用标准、规范数据权限管理、建立数据访问审批机制，从而保证数据合法安全。其次是企业需利用安全可信的信息技术手段对敏感数据进行加密存储与传输，并对数据进行访问控制和权限管理，以防止非授权访问与篡改，并且定期开展系统漏洞扫描、安全审计等工作，对可能存在的安全风险及时识别、修复。另外，企业还应该加强对员工信息安全意识的培养，让其意识到个人信息及敏感数据存在的意义，严格按照有关安全操作规范和程序进行操作，以免出现数据泄露、误用等问题。最后是企业需建立并完善数据备份与恢复机制来处理各种突发事件与灾害，确保信息系统在制定紧急预案时连续平稳运行，增强信息系统应急响应能力，尽可能减少数据泄露与误用风险。企业加强数据管理与安全保障能够有效地提升信息系统运行的稳定性与可靠性，规避数据泄露与误用，保障员工个人信息安全隐私，强化企业社会责任感与信誉度，也满足相关法律法规要求，对企业持续发展打下坚实基础。（六）及时有效地进行培训和推广培训与推广是人力资源管理信息化推行的关键环节。针对不同职位、不同工作内容明确职工对信息化系统使用要求，有的放矢地设置培训对象及培训内容。基于培训的具体需求，结合系统的功能特性以及员工的实际状况，必须制定详尽的培训方案，方案应涵盖培训的时间、地点、方式以及内容的具体安排。设计一套适合职工的培训教材，内容涉及信息化系统基本操作、功能模块简介、常见问题解决方法，突出操作技巧及注意事项。结合实际情况选择合适的训练方式，可采取面对面训练、远程网络训练、视频录制训练等方式来保证信息传达全面及时。为承担培训任务的培训师提供专业培训与辅导，以提高他们对系统操作的熟练度及培训技巧，保证培训效果。根据培训计划及方式组织开展信息化系统使用培训工作，保证培训内容全覆盖，有利于职工迅速掌握、运用新系统。通过内部宣传、分发宣传资料和组织推广活动，在职工中宣传信息化系统所带来的好处和方便，调动职工对新系统利用的热情。培训结束后，要建立连续支持机制、问题咨询渠道、反馈机制等，对职工使用中出现的问题要及时解决[5]。（七）进行系统评估和持续改进开展系统评估与持续改进，是企业信息化系统实施后至关重要的环节。该流程要求企业持续采集用户反馈信息与建议，从而综合评价信息化系统功能、性能与用户体验，依据评价结果做出相应调整与完善。通过定期进行用户满意度调查、使用情况分析以及系统性能监控，搜集员工及管理人员对于信息化系统使用感受及意见与建议。通过数据分析及系统运行报告来评价信息化系统对于提高工作效率、降低成本、完善管理决策的实际作用，保证系统部署与运用达到预期目的。依据评估结果及时对信息化系统功能设计、界面交互、系统性能、用户培训进行调整与完善，保证系统能不断满足企业管理需要。在系统更新升级的同时，定期开展员工培训工作，协助员工熟练运用新功能、新操作方法，建立起一套完整的技术支持体系，及时为用户排忧解