煤炭企业内部控制体系优化策略研究

摘要：随着市场竞争日益激烈，煤炭企业为保证市场竞争优势，需进一步强化内部控制管理。本文认为现阶段煤炭企业内部控制体系运行中存在着内部控制环境基础薄弱、经营流程规范性不足等问题，针对存在的问题，本文提出了夯实内部控制环境基础、规范经营业务流程、完善信息沟通机制、加强内部控制监督等优化策略。关键词：煤炭企业；内部控制；内控体系优化煤炭行业是支撑我国经济发展的重要支柱产业之一，近几年来，受新能源发展的影响，我国煤炭企业的库存有所增加，资金周转效率降低，煤炭企业的经济效益面临着严峻的挑战。在新时期，煤炭企业生产质量提高、管理成本降低是其核心任务，对此，煤炭企业应优化内部控制体系，以内部控制手段为核心，规范企业经营和生产，提高风险防控能力，确保企业在稳定运行中实现高质量发展。一、煤炭企业强化内部控制的必要性（一）增强企业战略经营能力煤炭企业内部管理结构复杂，生产经营流程中冗余环节较多，容易产生贪腐舞弊风险，而在内部控制体系作用下，煤炭企业可全面监管财务活动，掌握内部资产运行情况，同时优化企业的生产、运输等流程，合理配置内部资源，减少不必要的资源、费用浪费，进一步提高企业经营管理效率，提升企业整体经济效益。（二）加强企业风险防控煤炭挖掘、运输等各环节都有较多的隐患风险，一旦发生安全事故将危及一线员工的生命安全及企业财产安全，而且煤炭市场价格变化频繁，深受国内外形势的影响，企业承受较高的财务和经营风险，而内部控制体系的运行能够规范企业业务活动，减少由于不规范操作带来的各类风险，提高企业运营中的抗风险能力[1]。二、现阶段煤炭企业内部控制体系运行中存在的问题（一）内部控制环境基础薄弱1.对内部控制的认识不全面、不到位部分煤炭企业管理层对于内部控制的重视度不足，缺乏内部控制意识，难以有效落实内部控制理念，导致内部控制制度制定不完善，执行力度无法保障。煤炭企业管理层往往简单地认为内部控制就是制定好内部控制制度，导致员工认为内部控制制度是监督自己的工具，缺乏风险防控意识，未能主动参与内部控制体系建设，企业缺乏较好的内部控制体系建设氛围。2.人力资源管理制度不完善部分煤炭企业的人力资源管理制度不完善，对企业内部控制体系建设的影响较大，人力资源管理问题主要表现为：一是员工能力与岗位职责不符，在实务中部分人员的能力素质无法胜任岗位工作，难以妥善应对生产经营环节的风险问题[2]，为企业安全生产经营埋下安全隐患；二是缺少完善的良性竞争和激励机制，企业对员工的职业规划不清晰，员工工作积极性差，不愿投入内部控制体系建设；三是针对员工的培训工作力度较弱，对于培训结果的检查考核不到位，导致员工培训流于形式，无法发挥其真正作用。（二）风险识别管理不到位部分煤炭企业的风险识别和管理制度不完善，对于生产风险以及产品价格风险的管理不到位，比如在煤矿资源开采期间，风险预测和应对滞后，未能及时识别和控制开采活动风险，难以保证企业煤矿开采和产品生产的安全性，导致企业生产安全管理未能达到国家标准要求，从而面临安全处罚。同时，风险预测不到位将导致生产安全排查不及时，威胁一线人员的生命安全，煤炭企业承受较重的财产损失。此外，煤炭行业市场环境复杂且不断变化，煤炭产品价格波动较大，部分煤炭企业对市场风险的预测识别不准，导致企业在煤炭价格低迷时期，生产计划安排调整不及时，导致企业库存增加。（三）经营流程规范性不足部分煤炭企业经营流程规范性不足，以采购业务流程为例，企业缺少完善的采购计划，在市场价格波动较大时，煤炭企业对于采购价格较为被动，未能提前调研市场价格，采购计划未能及时反映市场价格，导致企业的采购价格较高，增加了企业的采购成本。而且部分煤炭企业对于供应商的管理不到位，供应商信息档案库和信息更新工作落后，替换不合格供应商的速度较慢，针对供应商的评价管理、监督约束等也缺乏科学性，影响企业采购业务环节内部控制的有效性[3]。（四）信息沟通机制不完善信息沟通机制是支持煤炭企业稳定发展的关键要素，是确保企业落实以人为本管理思想的核心，但是就目前实际情况而言，部分煤炭企业的内部信息沟通机制不完善，各层级和部门间的沟通效率较低，部门协同合作机制落实不足，企业员工的凝聚力相对低。而且部分煤炭企业的对外沟通机制也存在问题，比如与客户信息不对称，未能准确掌握客户真正需求，导致客户问题难以及时解决，影响客户满意度。（五）内部控制缺少有效监督内部控制体系建设和运行离不开监督机制，但部分煤炭企业内部控制缺少有效监督，无法约束部门之间的协调合作和内部控制制度落实执行，而且对企业重要事件和突发事件的检查不及时，导致内部控制流于形式。三、煤炭企业内部控制体系优化策略（一）夯实内部控制环境基础煤炭企业优化内部控制体系应注意夯实内部控制环境基础。首先，煤炭企业管理层要强化内部控制意识，提升对内部控制理论的掌握程度，从而发挥表率作用，带动员工高度重视内部控制，积极投身于内部控制体系建设。其次，提高管理层素质，煤炭企业应增加对管理层的培训，提升其决策能力和发展眼光，使其拥有现代化企业发展经营理念和大局观，并且实行轮岗机制，确保管理层可熟悉各部门的管理流程、体系运作，从而制定更合理的经营决策。最后，加强人力资源管理。一是优化人才招聘机制，人事部门要根据员工离职退休以及生产需求等因素制定人才招聘计划，并且对应聘人员进行多维度、多方面的考察了解，筛选符合岗位职责要求的人才进入企业；二是加强员工培训，针对员工能力情况制定个性化培训方案，定期组织相关人员参加培训，提升员工对岗位职责的理解程度，从而更加胜任工作，而且在培训过程中应重视企业规章制度、组织架构、经营目标等方面的培训，进一步夯实企业内部控制环境基础；三是引入良性竞争机制，完善激励机制，加强层级考核管理，实施差异化绩效考核，给予员工物质和精神激励，促进提高员工工作积极性，从而主动参与内部控制体系建设。（二）加强风险识别管理煤炭企业应当建立完善的风险识别和管理制度，实行问责机制，对生产经营流程中的风险展开全过程、全周期的识别管理，增强各环节人员风控意识。煤炭企业应基于自身风险承受能力，确定风控目标，围绕重点业务确定风险识别和管理重点，即针对煤炭产品价格、市场变化、环保政策、国家规划等外部因素，以及企业生产开采流程、组织架构、管理规划、财务管理、投融资管理等内部因素，开展全面的风险识别和管理工作，准确预测和识别生产经营流程中的风险，深度分析风险形成原因，基于此提出风险应对措施。（三）规范经营业务流程煤炭企业应规范经营业务流程，首先优化采购流程，企业物料管理人员需收集和分析各部门的生产要求，以及物料库存情况，从而确定采购需求。以研发部门为例，研发部门需提前填报采购申请表并提交至部门经理处审核，在申请表签字确认后交由物料计划部门经理复核，经过两次审核方可提交所有书面资料。煤炭企业的物料采购应由物料计划人员启动，办公用品采购则由行政部门采购，按需采购生产经营所需的物资。对于价值高昂的物料器械采购，应采用询价招标模式，由物料使用部门、计划部门、采购部门联合组织招标活动，严格控制招标流程，密切关注询价、议价、合同签订、结算等环节的风险问题，各环节参与人员需做好信息记录并形成书面文件备查，在付款结算时财务部门需全程参与，核实采购价格，在收到发票后支付相应货款。其次，加强供应商管理，煤炭企业采购部门需对首次合作的供应商进行审核评价，尤其要重视品质检查，综合产品品质、供货能力等，筛选优质供应商[4]。同时，企业需定期对供应商进行评分，更新信息库中的信息，对于打分较低且提供物料品质较差的供应商则结束合作关系，并加入供应商黑名单。（四）完善信息沟通机制对煤炭企业内部控制体系优化而言，完善的信息沟通机制是其重点，煤炭企业需构建统一、高效、开放的信息沟通平台，实现无障碍传输和共享信息，促使各部门清楚认识到自身职责，掌握和了解业务经营情况，明确自身承担的企业发展目标和使命，各组织管理机构可明确现阶段的经营管理问题、下一步发展方向、发展规划如何落实等，充分发挥内部信息共享作用，强化煤炭企业组织结构管理效能。随着煤炭企业业务规模扩大、层级结构复杂化，企业信息沟通难度增加、效率降低，信息传递过程中容易出现错误，导致信息变形失真，对此，煤炭企业应从以下两方面入手：第一，加强财务部门和其他职能部门管理人员的协同合作意识，财务人员应当准确认识其在煤炭企业经营管理中应承担的职责，积极了解和参与业务管理，深入业务前端监督业务流程，加快与业务部门的融合，全面掌握业务流程中的风险点，从而结合实际情况与业务部门协作制定风险控制措施，有针对性地防范风险。比如针对市场风险，财务部门可利用信息技术手段对市场变化进行预测，识别市场风险因素，预判市场价格变化情况，并分析生产经营计划以及库存情况，结合最新的市场价格和供需关系变化情况，协助生产部门调整生产计划，并及时处理库存，避免企业成本增加。第二，加强信息共享平台建设，财务部门和审计部门联合搭建信息共享平台，全面收集煤炭市场价格、政策文件、市场趋势、国际形势、经济动态、生产经营计划等信息进行采集和分析，全面掌握企业内外经营环节，分析经营风险、财务风险以及市场风险，基于此提前做好应对准备。并且深入利用大数据技术手段，进一步挖掘企业经营和市场数据，提高数据分析质量，为企业经营决策制定提供真实准确的数据支持，提高决策准确性。（五）加强内部控制监督煤炭企业应当加强内部控制监督，首先，煤炭企业需确定各职能部门的内部控制管理责任，避免出现一人身兼多职现象，建立岗位责任机制，并使各岗位相互监督约束。同时对于内部循环控制活动流程的完善优化，煤炭企业财务部门需制定管理办法。一是控制业务活动内部循环不允许存在漏洞，业务流程中必须有明确的整体控制环节，而且确定各环节的控制目标，将整体控制目标层层分解，实现控制业务活动内部循环流程标准化、专业化[5]；二是做好岗位分工和权限划分，煤炭企业管理层应根据经营管理需求以及人力资源规划，合理设置岗位，确定岗位审批和责任归属。其次，增强内部审计监督职责，内部审计部门需履行内部控制的审计监督职能，持续加强财务审计监督工作，比如煤炭企业可设置独立的审计组织，并提高审计组织的权威性、独立性，安排具有较高专业素质的审计人员，或是从内部审计管理岗位中调配专业人员。同时注意定期对内部审计人员进行培训指导，确保内部审计人员能够适应当前高质量管理水平的煤炭企业的管理需求。在实务中，煤炭企业内部审计组织需以常规审计为核心，结合专项审计和突击审计对各部门的内部控制制度执行情况、经营管理行为等进行检查，争取将各种不规范行为扼制在摇篮中，切实保障煤炭企业的健康发展。