办公用品及费用管理办法

—办公用品及费用管理办法

Q/LX-Z—l-XTJ—GLGWGL—014—11

1目的

为规范各部门办公用品申购、领用程序，保证正常办公需要，并有效控制办公费用（办

公、汽车、通讯等费用）的管理，满足正常的工作需要，并严格控制开支，杜绝浪费，根据

集团颁布的《隆鑫兆皇通用动力股份有限公司费用管理办法》，结合通机本部的实际情况结

合通机事业部的实际情况,特制定本办法»

2适用范围

本办法适用于隆鑫兆泉通用动力股份有限公司通机本部事业部办公用品的申购、领用、

报销，其他办公费用、汽车费、通讯费用的报销管理。办公类低耗品的管理按《低值易耗品

管理办法》执行。

3术语

无

4职责

4.1各部门负责人：负责对年度预算，月度购买计划审批。

4.2管理财务管理部:

4.2.1负责按各部门实际需求制定月度采购计划，报部门负责人批准后执行。负责办公用品

的保管、发放、及对各部门费用进行考核。

4.2.2负责核定各部门年、月度办公费用、通讯费用、汽车费用预算指标。

4.2.3负责按月对各部门办公用品费用进行归集、统计，对各部门费用的达成情况进行考核，

并进行反馈和控制。

4.2.4负责汇总各部门《办公用品购买申请表》，根据库存情况，制定月度采购计划，报部门

负责人批准后采购.

4.2.5负责办公用品的保管、发放。

4.2.6负责审核报销单据的合理性和进行正确的账务处理。

4.3各使用部门

4.3.1负责按时向姓■务食理卷理部填报《办公用品购买申请表》，按规定程序领用、保管办公

用品；

4.3.2负责及时报销各类费用。

5正文

5.1办公费用管理办法

5.1.1办公费用包含办公用品（又分办公类低耗或办公文具）、电脑耗材、纸张、书报资料、

邮寄费、印刷费、其他费用等，办公类低耗属低耗品管理，参见低耗品管理办法，本办法中

办公用品单指办公文具。办公文具分为消耗品及管理品，消耗品主要指笔、笔芯、胶水、信

发纸、大头针等易耗品，管理品主要指剪刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹、计算器、

笔筒等耐用品。

5.1.2办公用品管理办法

5.1.2.1办公用品定额标准：公司领导15元/月•人，部长级人员5元/月•人，一般员工3

元/月•人。新进人员一次性配备的办公用品，其费用不纳入部门考核，但计入部门费用；

5.1.2.2使用部门本着“节约使用”的原则，每月18日前按实际需要及在限额标准内填报次

月《办公用品购买申请表》，经部门负责人审核后报琼务管理部统一采购；

5.1.2.3前一个月节余费用可在下一个月使用，但不允许本月使用下月费用；

5.1.2.4财务壹理管理部办公用品管理人员应建立办公用品管理台账，每月20日扎账，对办

公用品的库存情况进行统计，结合各部门实际需求计划，编制次月办公用品的采购计划，经

财务管理部部长审核后组织采购；

5.1.2.5办公用品采购应优先选用集团招标定点单位，特殊情况报分管领导批准后，可选用

其它单位；

5.1.2.6办公用品的领用按上报的《办公用品购买申请表》发放，计划外物品不予发放；

5.1.2.7剪刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹、笔筒等耐用品在领用时实行“以旧换新”,

如有人为损坏、遗失，由使用人或部门按原样赔偿：

5.1.2.8办公用品报销时，采购人员凭《办公用品购买申请表》、采购计划表、领用签字表、

增值税发票、销货清单填写报销单，到财务管理部进行报销审核；

5.1.2.9办公用品实行领用登计制度。明:务管理部按部门设立《办公用品领用记录表》，各部

门签字领用后，须指定专人统一保管

5.1.2.10管理品在第二次领用时，须以旧品换新品，如有人为损坏、遗失，由使用人或部门

按价赔偿。管理品使用期限未满半年（含），按原价赔偿：使用在半年以上1年以内（含），

按原价的80%赔偿；使用在1年以上，按原价的50%赔偿；

5.1.2.11员工因工作变动、辞职等，必须将所使用的管理品交到部门负责人或接管人处方可

办理清退及离职手续。

5.1.3电脑耗材管理办法

5.1.3.1电脑耗材是指除计算机硬件设备以外，日常工作应用中经常消耗的所必需品，具体

包括打印机色带、色带架、墨盒、内存条、键盘、鼠标、U盘、硒鼓以及计算机专用清洗剂

等；

5.1.3.2打印机色带、色带架、墨盒、硒鼓等易耗品，根据需要随时报戚各管理部组织采购，

保证及时供给，但每次更换或修理后，必须经群务管理部经办人员的签字确认；内存条、键

盘、鼠标、U盘等耐用品，使用部门根据实际需要填报《办公用品购买申请表》，经部门负责

|人审核后报群务管理部信息室统一采购；

5.1.3.3电脑耗材在领用时按上报的《办公用品购买申请表》发放并签字签收，并实行“以旧

换新”，如有人为损坏、遗失，由使用人或部门按原样赔偿：

5.1.3.4电脑耗材报销时，采购人员凭《办公用品购买申请表》、领用签字表、电脑耗材易耗

|品更换确认单、增值税发票、销货清单填写报销单，到财务等理部进行报销审核；

5.1.4纸张管理办法

|5.1.4,1纸张由肝务管理部统一采购，领用时进行签收，使用时尽量使用双面，节约用纸；

5.1.4.2提倡无纸化办公，充分利用KOA系统的功能；

5.1.4.3纸张费用报销与办公用品相同；

5.1.5书报资料管理办法

5.1.5.1书报资料指公司为了解国家各级政策、国内国际形势，实事、市场行情等用途统一

订阅的报纸、期刊、杂志等；

5.1.5.2每年最后一季度或实际订阅时间，各部门根据实际需要，填《书报资料购买申请表》，

|每部门可订阅一至两种，须和部门工作内容相关，经部门负贡人审核签字后，交琼务管理部统

一订购；

5.1.5.3书报资料由各部门指定专人管理，负责保管，借阅等工作，保证书报资料的完整，洁净：

5.1.5.4报销时，采购人员凭《书报资料购买申请表》、发票、签收的签字表填写报销单，到

|财务管理部进行报销审批；

5.1.6邮寄费管理办法

5.1.6.1邮寄费指寄送提单、发票、宣传册等文件类资料所发生的快递费，包括同城或国内

快递、TNT、DHL等，但不包含邮寄包裹发生的快递费，其纳入运费核算；

|5.1.6.2国内快递使用国内营业部望镇部定标的公司，国际快递使用进出口公司定标的公司；

5.1.6.3尽量使用定标公司中的民营快递，少使用EMS、航空邮件即TNT,DHL等；

|5.1.6.4报销时凭经办人的快递申请单，正规发票填写报销单，报财务管理部审核；

5.1.6.5到付件邮寄费凭快递公司提供的回单和发票报销；

5.1.7印刷费管理办法

5.1.7.1印刷品指印有公司名称或标记的信纸、信封、便笺、单据或表格等，也包括宣传用

资料，或手提袋，但这些做为宣传品管理，不纳入办公费用管理范畴；

5.1.7.2使用部门根据需要，填制《印刷品申请单》，注明需要数量，完成时间，并附有印刷

品样本：

5.1.7.3《印刷品申请单》须经部门负责人和分管副总的审批后报肿务管理部统一采购，首次

印刷的申请单要经总经理审批；

5.1.7.4琳务查理等理部汇总各部门《印刷品申请单》，根据工作的轻重缓急、印刷品的必要

性和部门使用印刷经费的情况进行审核：

5.1.7.5印刷单位的确定采用招标方式;

5.1.7.6姆务量理管理部监督按期完成印刷品的印制工作，办理入库登记手续并通知所需部

门签字领用：

5.1.7.7报销时凭《印刷品申请单》、签字领用表、发票和销售清单.填写报销到丁矍报到财

务等理部弗事审核：

5.1.8饮水费管理办法

5.1.8.1各部门指派专人负责每次送水桶数的核实并签收；

5.1.8.2每月月初，林务喳理管理部报销人员凭上月送水签收单及发票填写报销单，到财务

邹纯进行审核；

带格赢J：字体颜色：自动设置一

5.1.8.3,内部会议不提供瓶装水，一律使用纸杯及桶装水；

5.1.9其他办公费用管理办法

5.1.9.1其他办公费用指以上未列支的，用于维持正常办公需要而发生的费用，例如购买发票、

纸杯、茶叶、鲜花、招聘费、报税或增值税开票系统服务费等；

5.1.9.2在超市和商场购买的物品须附有机打购物小票，随发票一起做为作为报销依据:

5.1.10_NC报销流程单据选择

报销单据选择无（有）借款-费用报销单

业务内容对应的NC编码对应的NC费用项目

120101办公文具

名片、刻章、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、绘图

仪器、笔筒、文件架、文件夹，圆珠笔、铅笔、签字12010101管理用办公文具

笔、签字笔芯、笔记本、印泥油、墨水、透明胶、档

案袋、回形针、胶水、大头针、订书钉、打印油、刀

片、便签纸、橡皮、标签、图钉、电池等12010102生产用办公文具

120102电脑耗材

色带、色带架、墨盒、内存条、键盘、鼠标、U盘、12010201管理用电脑耗材

硒鼓等12010202生产用电脑耗材

120103纸张

12010301管理用纸张

打印纸、传真纸、复印纸、绘图纸

12010302生产用纸张

报纸、期刊、杂志120104书报资料费

国内快递、DHL、TNT120105邮寄费

信纸、信封、便笺、单据或表格120106印刷费

桶装水120107饮水费

购发票、纸杯、茶叶、鲜花、招聘费120108办公其他费用

5.2通讯费用管理办法

5.2.1解务管理管理部每月报销通讯费用时，将各部门座机通讯费用与年初制定的月度预算相

对比，如有超标,在超标部门各员工的个人收入中平摊扣除；

5.2.2出国人员在出差所在国购买当地电话卡，充值使用，凭购买单据报销；

5.2.3副总及总经理出国，可携带公共通讯卡，公卡由附务管理部统一保管、充值、报销；

5.2.4除以上情况及国内驻外人员每月的通讯补贴外，不予报销任何私人移动通讯费用，包括

短信、彩信、国内及国外漫游费；

5.3汽车费用管理办法

5.3.1公务车使用流程

5.3.1.1分司•本部人员使用公务车,需事先填制派车单，由部门领导签字审核后，交则:务管理等

理部统一安排车辆；

5.3.1.2公务车出行后，用车人应在驾驶员所持《车辆运行记载表》上签字，确认用车时间、

出行地点、行驶里程及所发生的费用（过路过桥费、停车费、洗车费等）；

5.3.1.3《车辆运行记载表》作为费用报销及发放补助的依据；

5.3.2汽车油费管理办法

5.3.2.1汽车油量和油费按其行程里程核定。凡超出派车任务行程的油费的考核参照集团汽

车费用管理办法执行；

5.3.3汽车修理费管理办法

5.3.3.1公务车执行特约定点维修，从严把关；

5.3.3.2驾驶员在维修或保养前必须先填报《车辆维修单》，由车队队长审核并估价、比价；

5.3.3.3车辆小修或日常保养经群务管理部负责人同意方可送修或保养，并作为报销的依据；

中修、大修时需请示公司领导（说明原因、价格等情况），经批准后方可维修；

5.3.3.4凡未按程序办理维修手续，驾驶员擅自送“修”或送“养”者，所产生的费用全部

由驾驶员承担；

5.3.3.5如因驾驶员使用不当，致使车辆损坏或机件故障，其所需要的修护费，应依情节轻

重，由责任人予以负担；

5.3.4过路过桥费管理办法

5.3.4.1除每年统一缴纳的车辆路桥通行年费外，日常出车原则上不发生过路过桥费，且不予

报销；

5.3.4.2如出主城九区的公务车，发生的过路过桥费，说明出车事由，经公司领导签字后，

实报实销，报销时需附《派车单》，且发票上车辆号码应与派车单上保持一致，否则不予报销；

5.3.5汽车保险费管理办法

5.3.5.1公务车保险费由爵务管理部招标确定保险公司，并确定每辆公务车的保险金额，作

为报销保险费的依据；

5.3.6驾驶员出车补助管理办法

5.3.6.1加班补助：根据《车辆运行记载表》统计驾驶员加班时间，加班补助按5元/小时计算，

周一到周六以每天20元为限，周日以实际加班时间计算无上限；另外在加班期间，可按5元/

次发放误餐补助，已陪同客户吃饭除外；

5.3.6.2出差补助：凡单程连续行驶200公里以上（含200公里），来回时间》1天的出车按长

途出差处理。给予驾驶员的长途出差补助标准为50元/次（不论一次出差天数多少以1次任

务计，不再累计加班补助。报销时需附《派车单》，出差期间的住宿/餐费按一般员工差旅费

标准报销，详见差旅费用部分规定。

5.3.7停车费、洗车费管理办法

5.3.7.1洗车费上限为50元/月；

5.3.7.2停车费根据《车辆运行记载表》据实报销（有用车人签字，手续完备方可报销），超

标的从工资中扣出；

5.4NC报销流程单据选择

报销单据选择无（有）借款-汽车费用报销单

业务内容对应的NC编码对应的NC费用项目

汽油费121401油费

路桥年费、远郊过路过桥费121402过路过桥费

修理费，修理部件费用121403汽车修理费

各类汽车保险121404汽车保险费

汽车年审费，驾照年审费121405汽车年审费

不用121407货车营运费

停车费、洗车费121408其他汽车费用

5.5汽车费用报销特殊规定

私闯红灯、乱停车、驾驶未佩带安全带、驾驶时车速超规定等驾驶车辆违反交通规则行

为，其罚款和费用由驾驶人员自行负担。

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,5.6‘考核.体一GB2312,（中文）楷体一GB2312

带格式的：字体：（默认）楷

5.6.1.胪务管理管理部按月归集、统计各部门办公费用，交财务管理部乙体（出2312,（中文）楷体GB2312

带格式而一字体：（默认）楷

5.6.2务暧理等理部对照各部门月度费用指标对各部门进行考核。,体_GB2312,（中文）楷体_GB23】2

演格式的；字体：（默认）楷

5.6.3,各部门遇特殊情况需要超费用指标增加办公用品，须提出申请，经公司总经理批准后，体_GB2312,（中文）楷体一GB2312

,带格式的：字体：（默认）楷

交批务管理管理部购买,新增费用可不计入部门月度费用考核。.