眼科医院科研档案管理制度

眼科医院科研档案管理制度第一章总则第一条为了提高医院科研档案的质量和管理水平，充分发挥科研档案在医院和国家经济、社会发展中的作用，根据《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）的有关规定，结合我院实际，特制定本制度。第二条科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。它是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家和医院的宝贵财富。科研档案实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。第三条科研档案工作是科研管理的重要组成部分，应当与科研计划管理、课题管理和成果管理等科研管理环节紧密结合，实现科研工作和建档工作“四同步”，即：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。第二章科研档案机构及其职责第四条科研管理部门、临床试验机构办公室共同构成医院科研档案工作系统，互相配合完成医院科研档案工作任务。1.科研管理部门作为医院科研工作的归口管理部门，负责指导、督促项目/课题组做好科研档案的形成、积累与立卷归档工作。2.临床试验机构办公室负责医院承接的药品、医疗器械的注册研究，以及上市后的药品、医疗器械开展的需国家局备案的临床试验的档案的管理和归档工作。该类档案的管理遵循GCP原则和规定。（该类档案的管理见医院GCP相关制度和SOP，不在本制度讨论范围）3.临床试验机构档案室负责以医院名义申请的各级各类科研项目档案的归档保存与管理，按照机构档案室的管理要求进行管理。第三章科研档案形成和归档第五条科研管理部门科研文件材料的形成，应当明确主管领导，配备档案管理人员，及时收集、整理，按时归档，确保归档材料的完整、准确、系统。第六条确定归档范围的原则：1.归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对医院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合科研管理和科研实践活动的成套性特点；3.协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属。第七条科研档案的归档范围：（一）立项论证阶段：项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等；（二）研究实施及过程管理阶段：1.研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据；研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。2.中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。3.专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。4.建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段：1.验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料；2.验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等；3.绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料；4.研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料；5.产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。第八条科研档案的归档要求：1.坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。课题组负责人对所承担的课题研究所形成资料的收集、整理负责。科研管理部门对所承担科研管理工作范围内形成的档案材料的收集、整理负责。2.科研档案应当按时归档。科研综合管理性文件材料在次年六月底以前归档；科研课题材料在科研项目完成后两个月内归档。科研管理部门负责管理性文件和部分科研课题材料的归档，课题组负责人负责科研课题材料的归档。归档时，参考附件1归档范围，填写科研档案归档目录清单（见附件2）一式二份，经档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。3.归档的科研文件材料一律使用原件。如无原件应注明原因。归档材料必须字迹工整、图文清晰，归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红水笔、复写纸、易褪色的材料书写、绘制，科研文件材料一般归档一份，其中重要和经常使用的文件可酌加副本。第九条各课题组对已完成的各个科研项目进行鉴定、验收和申报奖励时，须由科研管理部门出具证明方可进行；科研档案归档不符合要求的项目，原则上不得进行鉴定、验收和申报奖励。第四章科研档案管理与利用第十条科研档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则，对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合医院管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理。第十一条建立健全各项管理制度，对科研档案的接收、借阅、保管等情况进行管理，严格各项登记制度。保存的档案按照机构档案室管理的标准操作规程进行登记，相关的借阅制度也按照机构档案室的要求执行。第十二条科研档案的鉴定与销毁。由课题组和科研管理部门组成科研档案鉴定工作小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经院领导批准后进行销毁。第十三条归档文件材料的补充：1.科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向科研管理部门进行归档；2.科研档案管理人员对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。第十四条在科研档案的利用中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等法律法规。第十五条凡利用馆藏档案者，均应按档案室规定办理利用手续。科研管理部门、课题组可查阅已自身移交的档案。其他单位或个人查阅归档材料原则上需经科研管理部门同意，查阅课题材料原则上需经该课题负责人同意。第十六条科研管理部门应当努力开发利用科研档案，为提高本院教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。1.科研管理部门定期编制科研档案目录，在医院内部提供利用。并根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，专题汇编、文件资料等，为利用者服务；2.充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证；3.结合本单位管理工作现代化的进程，逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等，提高开发利用科研档案的能力。第五章附则第十七条本制度自颁布之日起施行，由科研管理部门负责解释。

**医院科研课题归档范围表研究阶段归档范围归档单位保管期限1立项论证阶段1.1项目指南、可行性研究报告课题组长期1.2项目经费预算文件材料课题组与科研管理部门长期1.3申请书及相关证明课题组与科研管理部门永久1.4立项评审文件材料科研管理部门永久1.5预算申诉和评审文件材料课题组与科研管理部门长期1.6立项（含预算）批复课题组与科研管理部门永久1.7任务合同书（含预算书）及各类协议书课题组与科研管理部门永久2研究实施及过程管理阶段2.1研究计划、组织实施工作方案课题组长期2.2研究、实验任务书、大纲课题组长期2.3实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录科研管理部门永久2.4综合分析报告课题组与科研管理部门长期2.5设计文件、图样科研管理部门永久2.6集成电路布图科研管理部门永久2.7工艺文件科研管理部门永久2.8计算文件课题组长期2.9数据处理文件课题组长期2.10科学数据课题组与科研管理部门永久2.11研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等课题组永久2.12中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等课题组与科研管理部门永久2.13项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料课题组与科研管理部门永久2.14撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料课题组与科研管理部门永久2.15专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料课题组与科研管理部门永久2.16建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等课题组永久-3结题验收及绩效评价、成果管理阶段3.1验收申请书，验收承诺书课题组与科研管理部门永久3.2工作总结报告课题组与科研管理部门永久3.3技术报告课题组与科研管理部门永久3.4项目经费决算等财务情况文件材料课题组与科研管理部门永久3.5验收通知，验收评审文件材料课题组永久3.6验收现场测试报告课题组永久3.7第三方检测、测试、评估报告课题组与科研管理部门永久3.8用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等课题组与科研管理部门永久3.9验收结论书，结题书面通知等课题组与科研管理部门永久3.10绩效自评价报告课题组与科研管理部门永久3.11专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料课题组与科研管理部门永久3.12研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料科研管理部门永久3.13自评价报告、科技报告科研管理部门永久3.14专利、软件及其他知识产权文件材料科研管理部门永久3.15产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料课题组长期3.16技术转让合同、协议书科研管理部门永久3.17成果推广应用中形成的技术文件及工作总结课题组长期3.18国内外同行评价及用户反馈意见课题组长期3.19成果宣传报道文件课题组短期4其它4.1专业会议文件课题组长期4.2标本、样品目录课题组永久4.3照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等课题组永久科研项目归档目录清单项目名称：项目负责人：归档文件序号归档内容纸质文件电子文件备注1项目经费预算文件材料oo2申请书及相关证明oo3立项评审文件材料oo4预算申诉和评审文件材料oo5任务合同书（含预算书）、各类协议书、oo6实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录oo7综合分析报告oo8设计文件、图样oo9集成电路布图oo10工艺文件oo11科学数据oo12中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等oo13项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料oo14撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料oo15专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料oo16验收申请书，验收承诺书oo17工作总结报告oo18技术报告oo19项目经