行政部工作职责及管理办法

行政部工作职责及管理方法

目的

加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本

原则

办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念

规范

以制度规范办公管理

效率

有助于提高整体工作效率

效益

减少资源耗费，降低成本1.基本行为规范

1.1部门各员工要发扬团体精神,加强理解与沟通,在工作与生活中相互支持与合作,对同事的合理请求,在力所能及的范围里,应尽可能提供帮助;

1.2公司内与同事相遇应点头行礼表示致意

1.3上班时间不得随意闲逛,串岗,聊天,不得讨论与公司业务无关的其他事情;

1.4不得在办公室大声喧哗,两个员工互相讨论时，可放低声音;三个或三个以上员工讨论问题时,须到会议室进行讨论,以免影响其他员工的工作;

1.5在日常工作中,做到"对事不对人",而非"对人不对事"

1.6走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

1.7办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。2.办公环境管理

2.1行政部卫生管理的范围为公司办公大厅、会议室、及走廊、门窗等处的卫生。

2.2行政人员看到大厅地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。确保公司的卫生、整洁。

2.3每天的值日生在下班后应将办公大厅的桌面擦拭干净，处理干净烟灰缸和垃圾桶内垃圾；并最后将抹布洗净挂好，扫把、拖把放置妥当。

2.4注意安全用电：电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。

2.5下班后要关好公司所有门窗，关闭电源。

2.6空调管理：

2.6.1每天早上来公司后应立即打开办公区域空调，下班后离开公司前应检查关闭所有空调。

2.6.2会议室、接待室等无人处应将空调关闭。2.6.3中午午休，大部分员工离开公司时，可关闭部分空调，然后打开窗户透气。下午上班后将窗户关闭。

2.7注重办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔.每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁,井然有序;3.顾客接待管理

公司来客由前台接待负责。接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与领导会见。

3.1接待人员必须仪表端庄、整洁。具体要求是：

3.1.1头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。

3.1.2指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。涂指甲油要尽量用淡色。

3.1.3口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

3.1.4化妆：应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水

3.2接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。

3.2.1接待环境包括前台、沙发区、走廊等处。

3.2.2办公桌上的文件、文具、电话等物品应摆放整齐。不常用的东西和私人用品，应放置在抽屉中。

3.2.3茶叶、杯具要准备齐全。客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。

3.2.4接待区的报纸应定期更新。

3.3接待来访者的工作程序：

3.3.1要时刻注意公司大门，发现有客人朝门口走来，应站立面带微笑迎接来访者，为公司树立良好的形象。

3.3.2了解客人的来访缘由，并及时联系被访人。如果被访人临时不在或有事，应立即请其入座，款待茶水，递送报纸以派遣时间，或者轻松的与之交谈，使之感到不被冷淡。如果实在无法接待客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。。

3.3.3客人离开时，应礼貌送客。

3.4接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。应记住常来的客人，看到对方应及时喊出姓氏。

3.5向客人递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。4.电话管理

4.1电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话筒。如果耽搁了一小会，拿起电话后，要先向对方真诚致歉。说话应稍慢而清晰，同时面带微笑。

4.2通话时先问候，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。

4.2对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。

4.3暂时离座时,同部门或邻座同事请主动接听来电并作好电话记录。

4.4打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。

4.5行政人员应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。

4.6若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人电话,禁止长时间拔打私人电话.

4.7与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。

4.8如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。

4.9正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。

4.10接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉意然后再通过相关手续解决问题。

5.办公用品及设备管理

所有办公用具、用品的购置统一由行政部制订计划、报经总经理批准后方可购置。办公设备由行政部负责管理和维护。

＜办公用品管理＞

5.1在每月的25日前,各部门必须把本部门下月所需的办公用品预算清单报送行政部文员处,办公室根据各部门

11.4行政部负责公司总经理及副总经理主持召开的各种会议的组织和服务工作。

11.5拟定会议议程、日程表。

11.6准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。

11.7会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、满足领导临时需求等。

11.8会后清理会场，打扫卫生，编制会议记录，做出会议总结等。12.档案管理

为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。本规定所指文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料。

＜文件资料的归档＞

12.1凡与公司项目经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

12.2对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。

12.3为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。机密文件另类归档。

12.4对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：

12.4.1保持联系，便于查找；

12.4.2按重要程度或形成时间排列；

12.4.3批复、批示在前，请示、报告在后；

12.4.