行政部工作内容及流程概述

PAGEPAGE4行政部工作内容及流程概述根据我公司运行特点，行政部职能主要有三大部分：一是行政后勤类工作。主要包括文字材料的处理、秘书服务、前台接待、会务组织、工作督办、办公用品采购、车辆管理、食堂管理、宿舍管理、园区安全保卫、园区美化绿化、基础设施的保养与维护、档案管理、企业文化宣传、公司外联与接待、公司领导交办的其他工作等。二是人事类工作。主要包括各项工作制度的编制、招聘、绩效考核、考勤、培训、劳动关系管理、劳动纠纷的调查及处理等。三是法务类工作。主要包括合同的起草、合同的法律审核、合同纠纷的处理、各种诉讼的参与（配合法律顾问）、法律文书的归类存档、公司其他涉及法律事务的工作等。我公司行政部工作覆盖面广，无法归口财务、技术、质检、生产、设备动力、采购、销售等职能部门的工作，包括行政后勤、人事、法务、档案管理、企业文化宣传等，统归到行政部。按照部门设置精简高效、便于沟通协调的企业管理要求，同时体现“生产、设备不分家，技术、质检不分家”的原则，建议：行政部可改称为行政人事部或综合事务部，体现行政就是服务的要求，符合现代企业管理精神。同时生产和设备动力合并为一个部门，统称为生产部；技术质检合并为一个部门，统称为技术部；采购与销售合并为一个部门，统称为购销部或者营销部。下面，就行政部涉及的三大职能进行简要概述，并对各工作流程进行一一梳理。一、行政后勤类行政后勤工作必须体现四个要求，一是服务，服务公司领导，服务业务部门，保障各岗位工作的顺利开展和高效运作，为员工提供舒心愉悦的工作环境。二是上传下达。保证领导意图准确及时的落实到各业务部门，保证业务部门的工作问题及时上报到领导决策。三是督办。对领导部署工作及时督办，并将落实情况及时反馈给领导。四是协调。需跨部门沟通的问题，及时呈报给领导，并按领导交办要求及时协调。行政后勤类工作在一个企业好比润滑油，保证企业机器高效运转，不出问题。1、文件办理，包括行文和收文行文（红头文件）流程：领导或业务部门提出行文（红头文件）要求——报总经理审核是否行文——相关部门或者行政部草拟文稿——行政部确定文号、附文件批办单后报分管副总审核——分管领导审核通过后报总经理签发——行政部印发——各相关部门签收——签收单、分管领导审核修改稿、总经理签发稿、正式文件两份装订后存档。收文流程：行政部接收外部文件——附文件批办单后报行政经理拟办——根据拟办意见报分管副总审阅——分管副总提出审阅意见后报总经审批——根据总经理审批意见，行政部印发各分管领导和部门——分管领导和部门签收——签收单、正式文件附批办单、复印件一份装订后存档。2、文字材料撰写，包括通知、计划、总结、领导讲话、请示、函等，如需出红头文件，按行文流程办理。分管副总或总经理提出写作要求——文秘人员草拟——行政部经理文字把关——交分管副总或总经理审核并提出报送或者下发要求——行政部印发——下发相关部门或者报送政府部门及关系单位——签收单（或传真记录）、正式文稿两份装订后存档。3、秘书服务秘书服务是行政部的一项日常工作，根据总经理要求确定，在工作过程中一定要遵守秘书工作基本原则，务必要细致、谨慎，做到手勤、腿勤，不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说，处处替领导着想和分忧，把日常杂务打理的井井有条，保证领导全部精力投入到公司决策和发展中去。4、前台接待前台接待是秘书服务工作的延伸，但仅限于办公场所内的秘书服务工作，主要包括公司客人的接待和登记、函件的收发（总经理私人函件要转秘书办理）、订票、领导客人的预约和接待、会务服务等。来客接待流程：车辆加油由办公室统一安排，建议实行加油卡管理，指定加油站并办理加油卡，由办公室按照用款流程，办理加油卡的充值。加油记录随车登记，由加油司机记录每次加油时的行车公里数，作为计算该车百公里耗油的依据，每月通报一次，同时作为考核该车司机的依据之一。如司机外出需现金加油的，按照出发报销规定流程办理。车辆维修管理，车辆维修需司机提出，行政部报分管副总或者总经理审批后进行，可施行指定维修点管理。如先维修的，带维修完毕后补办手续，但需司机告知行政部。每次维修后需维修点提供维修清单，清单交办公室存档。如一车一司机，该车维修记录每季度通报一次，作为考核司机的主要依据之一。如外出进行修理的，按照出发报销规定流程办理。10、食堂管理食堂管理是企业管理的重要内容和水平体现。“企业管理看食堂、留住人先留住胃”是企业管理的重要格言，公司食堂可施行福利或者保本经营管理，保障职工用餐营养和需求。（1）福利食堂施行餐补的办法，制定出员工餐补标准，每个月将补贴发放到职工餐卡，上月没有消费余额随工资发放给员工。食堂建议由专人负责，根据用餐人数和标准编制每周用款计划。尤其企业内招（小餐厅）属于企业接待客人需要，标准较高，本部分成本不列入其内。除食堂工作人员工资和水电费外，建议财务专门设立食堂用款专门账目（建议内招单列），便于资金使用平衡和成本控制，食堂采购清单每天记录，每周到财务报账。食堂厨师负责编制营养套餐计划，每天在食堂菜单上公布，同时根据职工建议进行调配。如每周用款前五天结余较大，可在周末两天改善伙食，以此调动员工参与食堂管理的积极性。（2）保本经营企业食堂保本经营是指职工用餐只承担采购成本，人工费和水电等费用不计算在内，由企业承担。食堂保本经营同样需要编制用款计划，根据采购成本确定菜价，保证职工吃到既经济实惠、又卫生可口的饭菜。保本经营的关键是企业不承担食品成本，只承担人工费和水电费。基本操作模式同福利食堂，职工配备餐卡，自己根据用餐需求定期充值。（3）补贴食堂是福利食堂和保本食堂的结合，既企业承担职工用餐食品成本的一定比例，可采取每个月发放定额餐补的方式进行，每月发放到职工餐卡内一定数目的餐补资金。为保证职工用餐安全和用餐人数，防止职工外出用餐，也可采取每餐一补的方式，职工用餐刷卡一次，补助一餐数额，根据用餐次数每月结算一次。11、宿舍管理宿舍是职工休息和生活的重要场所，企业有责任给职工提供温馨安全、卫生舒适的宿舍。宿舍管理主要靠各相关制度的制定和执行，包括财产登记制度、设施维护制度、住宿标准制度、住宿申请制度、宿舍安全卫生管理制度、宿舍公共卫生维护制度、宿舍检查评比制度等。除完善各项制度外，还需要宿舍管理人员和蔼人性，认真负责，才能为职工营造出一个温馨和谐、卫生安全的休息生活环境，保证职工体力充沛和愉悦工作。12、安全保卫安全保卫的目的是维护公司财产和人身安全，防止重大意外安全事故发生。安全保卫的核心是施行责任制，关键是编制好各项制度和应急预案，包括出入登记制度、值班制度、巡查制度、领导巡岗检查制度等。落实好这些制度的主要措施是施行责任制，责任制必须落实到人，要求工作人员具有极强的责任心。为防止重大安全事故的发生，企业必须编制重大事故处置应急预案，要求总经理必须亲自挂帅，各分管领导各司其职，各部门和岗位全力配合，将事故危害降到最低限度。13、基础设施维护及园区绿化美化基础设施维护包括水、电、暖、电话、网络等的安装与维护，需要有专门技术人员负责。安装根据公司整体计划，工程施工阶段由承包方完成，电话、网络需行政部协调政府主管部门完成，水、电、暖需专门工作人员定期检修和维护，基础设施包括路面、宣传墙板、门窗、室内装潢等，专门工作人员能完成的，行政部组织实施，不能完成的，报请分管副总或者总经理批准后，联系外部专业队伍完成。基础设施维护目的是保证园区的正常运转和良好形象。园区绿化和美化是营造优美环境，树立园区良好形象的重要方面，由行政部牵头协调，也需要专门人员负责。工作人员要认真负责，定期浇水施肥，保证园区花草树木生长良好，创建园林式园区，为员工工作和生活营造优美环境。14、其他工作任务以上方面并不能完全涵盖行政后勤类工作，企业规模集团化以后，还要建立档案室和企宣部门，前期由行政部统管。由于企业运行事务繁杂、多变，领导根据临时需要安排行政部办理，确不能归口其他业务部门的，都由行政部完成，行政部需承担多功能职责，同样是行政部履行职能的重要方面。行政部人员要具有爱岗敬业、吃苦耐劳、乐于奉献的精神，才能真正胜任好本职工作。二、人事类人事工作是保障企业人力资源需求，吸引、留住、用好人才的主要方面，是现代企业发展成败的决定因素，“吸引人、留住人、用好人”成为现代企业人力资源管理的最终目标。1、公司制度的制定公司制度的制定是行政部的重要职责，根据公司管理需要，按行文(红头文件)流程办理。部门内部管理需要出台管理制度的，自行制定并执行，报行政部备案存档即可。2、招聘流程各用人部门向行政部提报用人计划——行政部汇总用人需求——编制招聘方案——报总经理审批——从储备人才库查找、发布招聘信息（电视广告、网络、公司员工介绍）——应聘人员登记——资格审查、初步筛选——确定初试人员名单——初试——复试——录用意向洽谈——确定拟录用人选——报总经理审批——录用通知——体检——录用手续办理——入职面谈——入职培训（按培训流程办理）3、培训流程（1）新员工入职培训流程意志培训：形式主要是军训，其目的是为了培养新人的吃苦耐劳的精神、朴素勤俭的作风和团队协作的意识——认知培训：主要包括公司企业概况、企业主要管理者介绍、企业制度、员工守则、企业文化宣讲等内容，实行集中培训。认知培训主要是帮助新员工全面而准确的认识企业、了解企业，从而尽快找准自己的企业中的定位——职业培训（用人部门自行安排）：使新员工完成角色转换，成为一名职业化的工作人员——技能培训（用人部门和岗位主管自行安排）：技能培训主要是结合新员工即将上任的工作岗位而进行的专业技能培训。（2）项目培训流程根据公司整体发展需要确定培训项目——总经理审批——建立培训标准——制定培训计划，包括选定培训方法、设计培训课程、准备培训条件、聘请培训人员——实施培训——评估培训效果：有效性、效益性4、绩效考核绩效考核是一项系统的工程，具有很强的专业性和技术性，是一门专门的学问，对企业来说，绩效考核是一把“双刃剑”，搞好了，可以调动员工积极性，减少运营成本，搞不好，会使整个企业人力资源管理陷入瘫痪，员工抱怨，积极性降低，甚至离职。这就需要在操作过程中，务必坚持“公开、公平、公正”的原则，慎之又慎，慢慢摸索和探讨。5、薪酬福利管理薪酬福利管理结合以下因素：当地实际水平、企业效益、同行业水平、同岗位水平综合考虑。必须贯彻按劳分配原则，效率优先，兼顾公平，体现可持续发展，与岗位价值紧密结合，与员工价值紧密结合，与公司效益紧密结合。建议我公司实行灵活的保险福利制度，根据用工情况，与农村医疗保险制度和城镇养老保险制度结合，避免重复投保。同时根据劳动主管部门的规定，与职工协商，将公司承担保险部分纳入职工工资，职工不愿参保的，公司承担部分直接以工资形式发给员工，这样更能体现职工的自主性和公司的人性化。6、劳动关系管理劳动关系管理按照国家法律法规和地方主管部门规定，结合企业和职工个人情况执行，需要签订劳动合同的就签订，需要以劳务合同形式执行的，就按普通民事合同操作。劳动关系管理的目的就是建立和谐的劳动关系，保障劳动者的正当权益，最大限度避免劳动争议纠纷，减少企业用工成本。三、法务类1、审核各类法律文书及合同参与起草、审核企业重要的规章制度，对企业规章制度的合法性负责；制定标准的合同文本，审核企业各类技术、经济服务合同，参与重大合同的起草、谈判工作，监督、检查合同的履行情况。2、法律事务处理参与企业的兼并、收购、投资、租赁、资产转让、招投标等重大经济活动，提出法律建议，维护公司的合法权益；配合公司法律顾问，参与处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司的合法权益；针对