公司外部沟通制度

公司外部沟通制度1.背景和目的为了提高公司与外部相关方的沟通效率和质量，确保信息传递的准确性和全都性，订立本公司外部沟通制度。2.适用范围本制度适用于全体员工，包含管理层、员工及合作伙伴等与外部相关方进行沟通的人员。3.沟通方式3.1面对面沟通面对面沟通是最直接、高效的沟通方式之一，要求以下原则：—在可能的情况下，优先选择面对面沟通；—布置沟通会议时，要提前预约并明确沟通目的；—会议开始前要做好相关准备工作，确保沟通的顺利进行；—会议结束后，及时整理睬议纪要并发送给相关人员。3.2电话沟通电话沟通是一种便捷、实时的沟通方式，要求以下原则：—当无法进行面对面沟通时，可选择电话沟通；—在给他打个电话之前，明确本身的沟通目的，准备好相关资料；—在沟通中，要注意本身的语速和语音的清楚度；—确保电话沟通前后的信息准确转达，可以通过邮件或即时通讯工具进行增补。3.3邮件沟通邮件沟通是一种书面的沟通方式，要求以下原则：—邮件的撰写应简洁明白，重点突出；—在邮件中供应必需的背景信息，确保对方能够准确理解；—邮件的标题要明确、简明扼要，能够准确转达主题；—邮件的回复应及时进行，确保双方的沟通畅通。3.4正式文件正式文件包含合同、协议、报告等，要求以下原则：—确保正式文件的准确性和完整性；—在正式文件中使用明确的语言，避开模棱两可的表达；—正式文件的编写应符合公司的格式要求和规定；—紧要的正式文件需要经过相关部门审批后才略发布和传递。4.沟通准则4.1保持乐观和友好的态度在与外部相关方进行沟通时，要保持乐观的态度和友好的口吻，尽量避开冲突和争辩，以实现和谐合作的目的。4.2敬重和倾听对方在沟通过程中，要敬重对方的看法和观点，重视倾听，在表达本身的看法时要注意语气和措辞，避开产生误会或冲突。4.3遵守保密协议在与外部相关方进行沟通时，如涉及到公司的机密信息，要严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密。4.4及时回复和跟进在接收到外部相关方的沟通信息后，要及时回复并跟进相关事项，确保沟通的连贯性和有效性。4.5跟进沟通结果在沟通过程中，要及时跟进和反馈沟通结果，及时解决沟通过程中显现的问题，确保沟通目标的实现。5.信息管理5.1文档管理公司外部沟通涉及到的文档和资料应进行规范的管理，要求以下原则：—对沟通涉及的文档和资料进行整理和归档，保证文件的正确性和完整性；—建立文档版本管理制度，确保沟通过程中使用的是最新的文档版本；—掌控对文档和资料的访问权限，避开信息泄露和损坏。5.2信息安全在公司外部沟通过程中，要注意信息的保密和安全，要求以下原则：—将涉及到机密信息的沟通内容进行加密；—不要在不安全的网络环境下传输敏感信息；—不要随便向外部相关方透露公司的紧要信息。6.违规行为处理6.1违规行为的界定对于违反公司外部沟通制度的行为，包含但不限于：有意隐瞒或窜改信息、泄露机密信息、未经批准发布信息等行为，一经查实，将视情节轻重进行相应的惩罚和矫正。6.2惩罚措施依据违规行为的严重程度，采取相应的惩罚措施，包含但不限于：口头警告、书面警告、责令公开致歉、降低工资待遇、解雇等。6.3矫正措施对于违规行为者，除了进行相应的惩罚外，还应采取相应的矫正措施，包含但不限于：加强培训、监督和引导，以避开仿佛行为再次发生。7.监督和评估7.1监督机制公司设立特地的监督机构，负责对公司外部沟通的执行情况进行监督和检查，及时发现和解决问题。7.2风险评估定期进行公司外部沟通的风险评估，识别和评估外部沟通可能显现的问题和风险，订立相应的防备和应对措施。7.3绩效评估将公司外部沟通情况纳入绩效评估体系，依据员工的沟通效率和质量进行评估，并与相应的奖惩机制相结合。8.修订和生效8.1修订程序公司外部沟通制度的修订由相关部门提出，经管理层审核批准后进行修订，并及时通知全体员工。8.2生效日期本公司外部沟通制度自批准之日起生效，并对公司全部员工具有管束力。结语本公司外部沟通制度的订立旨在规范和优化公司与外部相关方的沟通方式