外贸英语函chapter 1 Business Letter Writing教材

外贸函电及谈判

ENGLISHCORRESPONDENCE

AND

NEGOTIATION

ByTaoXiulingEmail:

ttgjmy@AnHuiScienceandTechnologyUniversity课程简介是一门将英语与外贸业务相结合的课程。主要是让大家学会如何写作商业信函外贸函电≠写英文信外贸函电≠一般英文课程商务谈判(实践）结合案例情景模拟

2主要内容学习内容：学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。3

学习必要性和重要性电话？面谈？信件？Conveyamessage可谈判可保存做凭据成本低意义技能性强4学习目的及方法学习目的掌握商务信函的格式熟练掌握写作各种商务信函的技能了解常用的英文谈判用语及技巧学习方法PreviewMakenotesExercisesandrecitekeywordsandusefulexpressionsGrouproleCasediscussion5UNIT1

BUSINESSLETTERSCONTENTSStructureofabusinessletterFormofabusinessletterAddressingenvelopesExercises71.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8Jianguomen

Nei

DajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@Date:15thNovember,20--.OurRef.YourRef.

2.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England7.Attention:ImportDept.3.DearSirs,8.AquaticProducts

4Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

5.Yourstruly,

6.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)9.QS/AN10.Enclosures11.ccourShanghaiBranchOffice12.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例THEGENERALSTRUCTUREOFABUSINESSLETTER1)信头(letterhead)

－－－

2）封内名称和地址(insidenameandaddress)

3）称呼(salutation)

4）事由（标题）(subjectline)

5）正文(bodyoftheletter)

6）结尾敬词(complimentaryclose)

7）签名(signature)

8）附件(enclosure)

9）抄送(cctoXX)

10）附言(postscript)9STRUCTUREEssentialpartsheading,insideaddress,salutation,body,complimentaryclose,signatureOptionalpartsSubjectline,enclosure,postscripts……10ESSENTIALPARTS1.Theletterhead信头2.Theinsidenameandaddress封内地址3.Thesalutation称呼4.Thebodyoftheletter信文5.Thecomplimentaryclose结尾谦称/敬语6.Thesignature落款/签名11OptionalParts附加部分7.Theattentionline具体收信人/经办人8.Thesubjectline事由/主题9.Theenclosure附件10.Thecarboncopynotation抄送11.Thepostscript再启/附言12HEADING信头示例 ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8Jianguomen

Nei

DajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@Date:15thNovember,20--13外贸商号的信笺，一般都印有信头包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail、日期等可以包括标志公司的图片或口号；有时经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上地址及日期的写作要点地址的写法日期的写法小结14地址的写法掌握中英文写地址的不同点举例：安徽科技学院中国安徽省凤阳县东华路9号邮编：233100AnhuiScienceandTechnolodgeUniversity9DonghuaRoad,Fengyang,Anhui,233100,China15中国地名的翻译规范用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母例如：“山东潍坊”

Weifang,Shandong

WeiFang,ShanDong

可用缩写:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue16中、英文地址的写法总结：相同点：名称在上，地址在下不同点：英文地址由小到大(先大楼名称、门牌号、街道、城市、邮编、国家）17日期的写法判断哪种日期写法正确？1. 2ndMay,2009

2. 11/12/2009

3. 2009/11/12

4. September21,2009

5. 25Aug.2009

6. Oct.10,200918日期写法美式：月-日-年英式：日-月-年月：不能用数字，但是可以用缩写代替日：用数字，基数或序数都可以年：必须写完整，之前用逗号点开，年放在最后19THEINSIDENAMEANDADDRESS封内地址示例MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England收信人的名称地址20位置：信笺左上方公司名称若以人名命名的，可以用Messrs:如：MessrsBobandMichaelTradingCo.21SALUTATION称呼里字母首写均大写通用的称呼语有：

►DearSir(s)/Madam/

Mesdames/Gentlemen(不能用单数)，[unknown]Formal►DearMr/Ms[known]Lessformal►DearMary[familiar]Informal称呼后面的标点，一般使用逗号或分号，美、加来信中Gentlemen后用冒号：22THEBODYOFTHELETTER开头语(OpeningSentences)习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍结尾语(TheclosingSentences)总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等；另起一段。如：Wehopetoreceiveyourearlyreply.23THECOMPLIMENTARYCLOSE结尾敬语应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：Formal:DearSirorMadam→faithfully，respectfullyGentlemen→Trulyyours，orYourstruly，Lessformal:DearMr/Ms/Dr.→Sincerely，cordiallyInformal:DearMary/Tom→Bestregards，Takecare，Love注意与salutation对照比较，格式有何区别？24称呼与结尾敬语的对应关系25SalutationCloseOccasionDearSir(s)DearSirorMadam(Mmes)YoursfaithfullyFaithfullyyoursStandardandformalclosureGentlemenLadies/GentlemenYours(very)trulyVerytrulyyoursUsedbyAmericansDearMr.MaloneYourssincerely/SincerelyBestwishes(U.K.)Bestregards/Regards(U.S.)LessformalandbetweenpersonsknowntoeachotherSIGNATURE落款结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。26Yoursfaithfully,L.VanLindeL.VanLindeManager,QADSoftwareCo.Yoursfaithfully,PamLotisPamLotisInspectioncoordinatorForCiba-GeigyChemicalsCo.落款27结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称ATTENTION具体收信人位置：1.收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager

2.AttentionofMr.Cave

3.TotheattentionofMr.LiuMing

28SUBJECTLINE简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可位置：1.称呼和正文之间2.要加下划线表示的是该信函的主题1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.890429SUBJECTCAPTION

四种方式：subject：××subj：××re：××××30ENCLOSURE通常为：brochure,catalogues,pricelist,proformainvoice,salesterms.位置：落款之下，左对齐Encl:2InvoicesEnc:1B/L

1Photo

1Certificate31THECARBONCOPYNOTATION位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.Simpson32POSTSCRIPTS33TrytoavoidP.S.sinceitmaysuggestthatthewriterfailedtoplanhisletterwellbeforehetypedit.FORMfourmajorforms1）IndentedForm缩格/行式2）BlockForm平／齐头式3）ModifiedBlockForm改良平／齐头式4)ModifiedBlockFormwithIndentedparagraphs混合式34缩格式示例日期靠右具体收信人和事由居中段首缩格结尾敬语和落款偏右1）INDENTEDFORM缩格式封内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进两格或三格；信的正文，每一段的开始一行都缩进若干格Casestudy(p9)36CASESTUDYLightindustrialproductsThankyouforyourletterofEnterintobusiness(trade)relationswith与…建立业务关系Tradewiths.b和…贸易往来37Onthebasisofequalityandmutualbenefit在平等互利的基础上Theexchangeofneededgoods互通有无Jointefforts共同努力38齐头式示例除信头外全部左对齐2）FULLBLOCKFORM完全平头式凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。everypartofaletteristypedfromtheleftmargin,i.e..40CASESTUDY(P10)Intheline…从事某行业/业务E.g.wehavebeeninthetextilelineformanyyearsInlinewith….与…一致如果你方价格与市价相符，我们可以大量购买Ifyourpriceisinlinewiththemarket,wecantakelargequantities.41Available可利用的，可供应的，可得到的Availableforexport/sale可供出口的/出售的这是唯一可供之获Thisistheonlystockavailable42Thechamberofcommerce商会Anorganizationofbusinessmen.Oneofitstaskistogetbusinessinformationandtofindnewbusinessopportunitiesforitsmembers43改良齐头式示例案号和日期靠右落款偏右3)ModifiedBlockForm

改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。45CASESTUDY(P11)Inaccordancewith依从，按照=incompliancewithHavethepleasureofdoingsth有幸（欣然）做某事Underseparatecover另邮寄，另封Forward转交464）MODIFIEDBLOCKFORMWITHINDENTEDSTYLE混合式封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。473

ADDRESSINGENVELOPESReturnAddress回信地址即写信人地址48RemarksStampReceiver'sAddress收信人地址信封格式信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐49缩格式举例50写信人名称地址收信人名称地址：逐行右缩齐头式举例51写信人名称地址收信人名称地址：左端对齐REMARKS1.Private私人信2.Personal个人信3.Confidential机密信4.Confidential机密5.TopSecret绝密52Mailingdirections

1.Registered挂号邮件2.ViaAirMailRegistered航空挂号信3.Express快递邮件4.OrdinaryMail平信

5.Immediate(Urgent)急件6.PrintedMatter印刷品

7.Sample样品

邮寄转交c/o非邮寄转交kindnessofForwardedby….54转交55最终收信人转交人转交人地址捎交Mr.CharlesWoodKindnessofMr.J.W.Smith由Mr.J.W.Smith捎交给Mr.CharlesWood56Arrangethefollowinginformationinproperformastheyshouldbesetoutinaletter.1.Sender’sname:JiayiTradingCo.Ltd.2.Sender’saddress:350PudongAvenue,Shanghai,2