物资采购管理规范

物资采购管理规范1目的保证采购协议的有效管理和控制。2合用范围合用于工程建设物资采购协议的管理。其他物资采购参照本规程对协议进行管理。3职责3.1采购部负责采购协议的拟制、执行及归档管理；3.2行政部负责公司协议专用章的刻制、发放及使用管理监控。3.3董事副总经理负责采购协议的审批及签署。作业内容4.1采购协议的拟制、审批。4.1.1采购员根据采购计划和需要采购的物资，从《合格供方名单》选择相关的供方进行洽谈，协商采购及协议签订的有关事宜，并请供方提供报价单。4.1.2根据洽谈情况，采购员拟制《采购协议》草案，经采购部经理审核，报董事副总经理审批。《采购协议》条款中应包含的内容为：a)物资名称、规格、型号、等级、花色；b)数量、价格及交货日期；c)包装规定(包装的标准和包装物的供应和回收)；d)质量规定或技术标准；e)服务规定；f)验证方式及执行标准；g)不合格物资的解决；h)运送方式及费用承担；i)结算方式；j)违约责任；k)协议变更事项；l)其他事项。4.1.3经批准后的协议由行政部加盖协议专用章，董事副总经理签字后，送供方盖章签字生效执行。4.1.4协议正式的份数及所派发的单位(部门)按协议规定的规定执行。4.1.5应优先选用法规或国家行政主管部门推荐的协议示范文本。4.2采购协议的履行4.2.1采购员在采购实行过程中，严格执行协议条款内容，不得损公利己，谋取私利。4.2.2采购员应不定期跟踪采购协议的执行情况，传递、反馈供需双方的信息和规定，对协议执行中存在的偏差或问题及时上报，并采用改善措施，做好记录。4.2.3在协议履行中，应明确规定并执行下列各项：a)计量方法：协议中应注明所采用的计量方法，并明确规定计量单位。协议中供方发货时所采用的计量单位与计量方法，应与协议中所列计量单位和计量方法一致，并在发货明细表或质量证明书上明确规定，以便利协议需方检查。运送中转单位也应按供货方发货时所采用的计量方法进行验收和发货。建筑材料在运送过程中，容易导致自然损耗，如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎、漏损等。在装卸操作或检查环节中换装、拆包检查等也都会导致物资数量的减少。这些都属于途中自然减量。途中自然减量的解决规定，由双方制定，并在协议中注明。b)验收的依据：●供货协议的具体规定；●供方提供的发货单、计量单、装箱单及其他有关凭证；●国家标准或专业标准；●产品合格证，化验单等；●图纸及其他技术文献；●当事人双方共同封存的样品。c)验收内容：●查明产品的名称、规格、型号、数量、质量是否与供货协议及其他技术文献相符；●设备的主机、配件是否齐全；●包装是否完整，外表有无损坏；●对需要化验的材料进行必要的物理化学检查；●协议规定的其他需检查事项。d)验收方式：●驻厂验收。即在制造时期，由需方派员驻供货的生产厂家进行材质检查；●提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运的物资，由提货人在提取产品时负责检查。●接运验收。由接运人员对整车和零担到达的物资进行检查，发现问题，应当场作出记录。●入库验收。这是大量采用的正式的验收方式，由仓库管理人员负责数量和外观检查。e)验收中发现数量不符的解决：●供方交付的建筑材料多于协议规定的数量，需方不批准接受，则在托收承付期内可以拒付超量部分的货款和运杂费。●供方交付的建筑材料少于协议规定的数量。需方可凭有关合法证明，在货到十天内将具体情况和解决意见告知供方，否则即被视为数量验收合格；供方应在接到告知后十天内作出答复，否则即被视为认可需方的解决意见。●发货数与实际验收数之差额不超过有关主管部门规定的正、负尾差，合理磅差，自然减量的范围，不按多交或少交论处，双方互不退补。f)验收中发现质量不符的解决：假如在验收中发现建筑材料不符合协议规定的质量规定，需方应将它们妥善保管，并向供方提出书面异议。通常应按如下规定办理：●建筑材料的外观、品种、型号、规格不符合协议规定，需方应在到货后十天内提出书面异议。●建筑材料的内在质量不符合协议规定，需方应在协议规定的条件和期限内检查，提出书面异议。●对某些只有在安装后才干发现内在质量缺陷的产品，除另有规定或当事人双方另有商定的期限外，一般在运转之日起半年以内提出异议。●在书面异议中，应说明协议号和检查情况，提出检查证明，对质量不符合协议规定的产品提出具体解决意见。g)验收中供需双方责任的拟定：●凡所交货品的原包装、原封记、原标志完好无异状，而产品数量短少，应由生产厂家或包装单位负责。●凡由供方组织装车或装船、凭封印交接的产品，需方在卸货时假如车、船封印完好无其他异状，但件数缺少，应由供方负责。这里需方应向运送部门取得证明，凭运送部门编制的记录证明，在托收承付期内可以拒付短缺部分的货款，并在到货后十天内告知供方，否则即被认为验收无误。供方应在接到告知后十天答复，提出解决意见，逾期不作答复，即按少交论处。●凡由供方组织装车或装船，凭现状或件数交接的产品，而需方在卸货时无法从外部发现产品丢失、短缺、损坏的情况，需方可凭运送单位的交接证明和本单位的验收书面证明，在托收承付期内拒付丢失、短缺、损坏部分的货款，并在到货后十天内告知供方，否则即被视为验收无误。供方应在接到告知后十天内作出答复，提出解决意见，否则按少交货论处。h)验收后提出异议的期限需方提出异议的告知期限和供方答复期限，应按有关部门规定或当事人双方在协议中商定的期限规定执行。这里要特别重视交(提)货日期的拟定标准：●凡供方自备运送工具送货的，以需方收货戳记的日期为准。●凡委托运送部门运送，规定送货或代运的产品的交货日期，不是以向承运部门申请日期为准，而是以供方发运产品时承运部门签发戳记的日期为准。●协议规定需方自提的货品，以供方按协议规定告知的提货日期为准。供方的提货告知中，应给需方以必要的途中时间。实际交、提货日期早于或迟于协议规定的期限，即被视为提前或逾期。4.3采购协议的更改。4.3.1无论何方提出的协议更改，采购员均应及时将更改信息和更改规定报采购部经理，并经双方协商认可。4.3.2采购部负责将协议更改条款内容传送相关部门审核，必要时，由其组织相关部门讨论确认。更改后的协议经董事副总经理审批后再执行。4.3.3如采购协议更改内容较多，根据需要，可重新签订协议。4.3.4采购部应建立并保存《采购协议更改记录》。4.4采购协议台账管理。采购员负责编制《采购协议台账》，并妥善管理。《采购协议台账》应包含的内容：a)供方名称；b)协议编号；c)签订时间和有效期限；d)协议执行情况。4.5采购协议专用章管理。采购协议专用章由行政部使用及