试析医药企业内部控制中的问题及对策

“健康中国2030”规划指导着我国加强健康建设活动，在此规划作用下，充分展示出我国政府对广大人民群众健康问题的高度关注，政府加强对民生的关注度，重视人民群众健康问题，医药行业面临着更多的发展机遇，同时医药企业也要重视产品质量，这是医药企业现阶段面临的新挑战。随着国内外竞争的不确定因素增多，我国很多医药企业不得不另谋出路，通过不断完善自我、提高自我管理水平、紧紧抓住发展的机遇来实现可持续发展。相比于西方发达国家，我国医药企业欠缺规模优势并且长期以来发展不规范。因此，医药企业要不断加强内部改革，紧抓当前政策以及大环境的发展机遇，借助现代化信息平台，实现内部管理有效管控，建立内部规范的经营秩序，促进企业形成自身核心竞争力。但依据当前发展现状，一小部分医药企业急功近利，违规操作，严重违反医药行业规范，这也充分表明医药企业在内部控制方面还存在着明显不足，内控体系亟待完善。一、医药企业内部控制中存在的问题(一)缺乏理想的内部控制环境首先，医药企业的内部控制组织架构设置未按照现代企业制度要求将决策权与经营权、监督权有效分离。在2020年度众多上市医药企业负责人，由于内控事项违规受到相应处罚，多起内控违规事项均因长期战略规划、重大投资项目、大额资金使用决策事项未提交董事会进行有效决策，内控制度或重大风险评估事项未经董事会审议通过，导致内控运行的有效性无法得到保障。究其原因，多数企业管理人员“集权制”思想严重，现代化企业制度治理未有效落实。其次，缺乏相应的内控文化建设。一方面不够重视内控工作，并未将其当作企业一把手必抓的重点工作对待，缺乏对内部控制应有的重视。另一方面，大部分医药企业将人才培养的关注点集中在医药研发或销售开拓领域，对内部控制管理的专业人才培养缺乏重视，或给予职权过低，导致在内部控制体系的构建中无法发挥其职能性作用。最后，在医药企业的实际管理中授权不充分或乱授权，出现较多人浮于事、员工越权办事等现象。(二)风险评估机制不健全目前在大部分医药企业中，内部管理模式不够精细，在粗放的发展模式下，内部人员缺乏相应的风险管理与防范意识，导致这些企业在风险评估机制的构建上缺乏先进性。例如，有的医药企业并未构建完善的风险评估机制，内部缺乏专业且独立的风险评估部门，导致内部风险评估活动不规范，缺乏高素质的风险评估专业人才。长期以来，这些问题影响着医药企业风险评估系统高效建设，内部风险应急能力更是具有滞后性。例如，A医药企业从2009年开始利用赊销药物的方式回笼资金，然后将资金投入到期货市场中，出现了资金链断裂的问题，最终不得不走向倒闭；B制药企业不断进行赊销产生了超过6亿元的货款，但是对这些货款并未计提坏账准备，最终导致该企业损失惨重。(三)内部控制活动的执行还存在缺陷较多上市公司虽按内控建设要求发布了《内控手册》，但在实际执行内控活动的过程中，与经董事会批准通过的《内控手册》规范事项存在较大差异，一方面是实际操作人员对规范性制度要求不熟悉，另一方面管理人员并未就非规范操作的风险进行有效估计。当真正缺陷发生的时候，也仅是用简单粗暴的方式解决，并未真正将制度及规范性流程文件进行定期修订和及时培训。另外，2020年国内293家医药生物上市企业的半年报中显示，30家医药企业的销售所耗费用巨大，占营业收入的比例超过了50%，但实际应收账款周转天数却逐年递增。一方面制药企业营销费用管控的难度居高不下，另一方面应收账款信用管理日趋复杂。企业制定的各项内控制度在仍需要以销售占主导地位的药企，仍无法有效执行。(四)缺乏顺畅的信息沟通机制我国医药行业涉及的部门较多，国家对医药企业的管控限制要求也越来越多，医药企业行业竞争激烈，要求企业提高内部管理水平，因此，这就要求各医药企业在每个方面、每一个环节都必须保持合理、有效沟通，确保信息的真实性、有效性，必须做好良好的协调、沟通、合作，促使各项信息在内部各部门中快速流通，及时、准确地为各部门员工下达各项任务。但立足于当前医药企业发展实际，医药企业内部普遍存在沟通不畅的问题，由于领导和员工之间存在信息不对称问题，医药企业内部管理效率低下，面临更多潜在风险，使医药企业不能更好地满足社会经济发展提出的要求。(五)内部监督机制缺乏科学性在医药企业内部长期缺乏监督机制的情况下，内部管理规范性无法保证，审计工作不合理，作用无法充分发挥。在医药企业中，监督机制能够有效保障企业内部规范运转，这就要求我国医药企业必须重视建立内部监督团队。但现实情况是，大部分医药企业的内部监督机构主要是由财务部门和审计部门共同完成，而审计部门员工来源于财务部门，由财务部门转型而来，由于缺乏专业的内部审计能力和监督能力，使得我国医药企业无法有效地开展监督工作。虽然有的医药企业已经建立了内部监督机构，但是在实际操作过程中并没有完全按照相应的流程来执行，长此下去必然会对企业的发展带来严重影响。二、完善医药企业内部控制问题的有效对策(一)完善内部控制环境首先，作为医药企业的经营管理者应摒弃小企业主的集权思想。医药企业优化内部控制环境，要密切联系企业经营管理实际。因此，医药企业的经营管理者应尽快转变观念，不断创新管理理念，这是确保企业长期健康稳定发展的基石。医药企业的经营管理者必须掌握现代企业治理方法、与国际企业现代管理模式接轨，加强外部董事的管理，提升管理效能。例如，可以通过外聘专业具有法律背景或财税投资背景的专家进入董事会，规范董事会议事规则，在医药企业重大事项方面科学决策，避免舞弊风险。其次，企业主要负责人要树立责任意识，重视内部控制体系工作统筹与建设。设立专门内部控制职能部门，并授予适当的权限。管理层要以身作则，践行各项内部控制制度及规范，内部控制职能部门要同时履行监督职能，建立企业全过程、全员的内控文化。最后，在医药企业内部制定科学的授权机制。通过结合自身的实际状况和行业特征制定切合实际的相互制衡又环节通畅的内部控制制度，从而充分发挥内部控制的职能性作用。需要注意的是，在内部控制制度和战略发展目标制定后要科学合理、有规划、有步骤的完成，切忌照搬照抄、盲目跟从其他企业。(二)提升风险防范意识、完善风险评估机制首先，强化风险意识，进一步规范风险防控方法。医药企业应结合内部的实际状况，由内部控制职能部门主导，每年定期开展全员参与的风险评估活动，建立企业特有的风险库，并逐年更新。其次，根据风险等级，实施差异化管控措施，对于重要风险和重大风险需设立预警指标加强实时监控，有条件的企业可通过ERP数据库对接，建立风险预警平台，加强信息公开。另外，医药企业要建立重大风险预警机制，实现内部应急管控。由于医药企业所具有的特殊性，在政策严格监控的环境下，企业面临的政策风险、运营风险、市场风险及合规风险尤为突出。因此，有针对性的制定与政策类、生产安全、质量安全及销售合规相关的重大风险应急预案尤为重要。在充分的风险预警机制作用下、采取针对性应急措施，才能有效控制医药企业所面临的各项风险。例如：医药企业可以针对销售业务人员销售行为合规风险制定应急预案，成立销售合规风险管理领导小组和执行小组，通过执行小组收集信息，定期汇集分析评估风险程度，对特殊事件级别进行界定并规范后提请领导小组讨论制定应对措施的流程，实现对销售合规风险全方位的应急管控。(三)改善内部控制活动医药企业根据风险评估的结果和应对策略的制定，改善内部控制活动，达到提升运营效率，最终实现公司战略目标，是实施内部控制的核心。充分融合人工控制、自动控制、发现性控制与预防性控制，有效应用于企业内部管理活动，促进企业内部风险的可控性。医药企业可以从多个间接展开内部控制，包括控制内部资金、加强采购管理、监督生产环节、科学管理存货、严格控制末端销售活动。例如：在资金活动控制方面，充分结合企业当前发展阶段，评估各类资金活动运行轨迹，通过不相容岗位分离、分级授权等方式，制定严格的投资、筹资、新药品研发、运营以及销售环节制度，规范各项工作流程，将资金按预算合理投放，确保公司年度运营资金的管控有效；在采购业务的控制上，医药企业在采购前一定要对供应商开展背景调查，建立供应商台账和评估体系，定期对供应商开展实地审计，确保企业采购行为规范合规；生产过程中，医药企业要在关注安全库存的同时，注重产品质量控制及安全管理，严格按照GMP文件操作规范要求开展安全班组建设及生产过程安全隐患排查及治理，这也是医药企业能够生存的基本条件。(四)完善信息与沟通体系当前，医药企业建立完善的信息沟通系统势在必行，医药企业可以从以下几个方面入手：提升内部员工沟通意识，通过加强沟通，促进各项工作科学开展，切忌在工作中凭个人主观意识做出判断、在企业内部建设完善的沟通机制、为企业搭建高效而便捷的信息沟通平台、聘请专业的信息系统维护人员。医药行业不同于其他行业，相关政策变动性较强，因此，医药企业内部只有拥有高效的信息沟通系统和沟通方式才能使最新的消息在第一时间传达到每一名员工，以免出现由于违反政策而给企业的发展带来不必要的风险和损失。随着现代信息技术的飞速发展，医药企业在信息沟通系统的建设方面也需要做出同步升级，不断更新与发展的现代信息技术为医药企业建立快捷、高效的互联网信息平台奠定了基础。另外，上至医药企业的管理者，下至医药企业的普通员工都必须意识到信息沟通的重要性，高度关注医药企业发展的最新动态，充分了解最直接的信息资源。(五)加强内部控制与监督医药企业的内部审计人员必须具有扎实的专业知识和过硬的职业素养，医药企业还必须对内部审计人员进行定期的考核，使内部审计人员能够将现代信息技术与传统的审计能力进行良好结合。另外，医药企业还应该确保内部审计人员工作的权威性和独立性，使内部监控更加真实有效。在外部监督方面，医药企业可以聘请专门的机构对本企业在内部控制中存在的问题和缺陷进行剖析